Procurement adalah Kunci dari Tata Kelola Bisnis, Pahami Prosesnya!

Kebutuhan perusahaan terhadap barang baru adalah keniscayaan. Hal itu dilakukan setelah melalui evaluasi akhir secara menyeluruh sehingga mengetahui jenis barang apa yang dibutuhkan. Maka dari itu, perusahaan perlu melakukan procurement atau yang bisa disebut dengan pengadaan. Sebab, tidak bisa disangkal bahwa procurement adalah bagian penting dari kebutuhan bisnis. 

Procurement dianggap sebagai kebutuhan bisnis karena dalam setiap tahun, perusahaan pasti akan melakukannya. Namun, dalam procurement, belum tentu kebutuhan barang adalah jenis atau spesifikasi yang benar-benar baru. Jika ada spesifikasi lama tetapi kualitas mumpuni, barang tersebut dapat difungsikan oleh perusahaan. 

Jika melihat pemaparan di atas, procurement adalah sesuatu yang tampak mudah dan sederhana. Namun, dalam prakteknya tidak semudah dan sesederhana itu. Ada jenis, proses, dan tahapan yang menjelaskan procurement. Untuk memahami hal-hal tersebut, artikel di bawah ini akan membantu Anda mengenai pengertian hingga tahapan tentang procurement

Apa Itu Procurement?

Secara garis besar, procurement adalah kegiatan yang mempertemukan penjual dan pembeli (perusahaan) yang mana pembeli memerlukan produk atau barang. Produk yang dimaksud antara lain mesin produksi, bahan-bahan bangunan, atau jasa yang diperlukan perusahaan.

Mengapa perusahaan perlu melakukan procurement? Sebab, procurement adalah kegiatan yang membuat biaya perusahaan tidak lagi membengkak dan dapat terkontrol. Sebab, tidak jarang ketika proses procurement berlangsung, perusahaan akan mendapat kualitas barang yang mumpuni namun dengan biaya yang minim. 

Jika perusahaan mampu melakukannya, tentu keuntungan dapat diperoleh perusahaan sehingga biaya tersebut dapat difungsikan ke biaya produksi, biaya distribusi hingga operasional lainnya. 

Jenis Procurement

Ada empat kategori yang menjelaskan tentang jenis procurement yaitu:

1. Direct Procurement

Pada jenis yang pertama, pengadaan langsung yang mengarah barang atau jasa yang dibutuhkan untuk menghasilkan produk jadi dari suatu perusahaan. Selama proses membeli, perusahaan juga melakukan analisis efisiensi biaya pengadaan. Hal ini diperlukan untuk menghitung keuntungan perusahaan. 

2. Indirect Procurement

Sedangkan untuk jenis yang kedua, pengadaan tidak langsung mengarah pada pengadaan barang dan/atau jasa yang tidak langsung dan digunakan dalam pembuatan produk jadi suatu perusahaan. Procurement jenis ini memang tidak secara langsung memiliki kontribusi penting khususnya keuntungan perusahaan. Beberapa contohnya antara lain perlengkapan kantor, iklan, layanan konsultasi, dan pemeliharaan.

3. Goods Procurement

Pada pengadaan jenis ketiga yang dibutuhkan tidak hanya barang fisik melainkan juga perangkat lunak guna keperluan operasional mereka. Procurement jenis ini cukup efisien dalam menjaga supply chain perusahaan.

4. Service Procurement

Terakhir, pengadaan yang berbasis sumber daya manusia. Perusahaan biasanya membutuhkan tenaga manusia yang tidak mampu dipenuhi oleh bagian internal perusahaan. Sebagai contoh procurement jenis ini adalah layanan keamanan dan kebersihan serta berbagai contoh tenaga outsourcing lainnya.

Tahapan Procurement

Lalu, bagaimana dengan tahapannya? Simak secara urut di bawah ini. 

1. Memahami Kebutuhan

Hal pertama yang semestinya dilakukan adalah memahami kebutuhan perusahaan. Sehingga memahami prioritas mana barang yang dibutuhkan saat ini dan mana barang yang belum dibutuhkan. Dengan demikian, perusahaan mampu mengalokasikan dana yang benar-benar dibutuhkan untuk pengadaan. 

2. Verifikasi Pembelian Berbasis Keputusan Manajemen

Ketika hendak melakukan pembelian maka Anda perlu mendapatkan persetujuan dari manajemen. Jika melakukan pembelian, tetapi tanpa persetujuan manajemen, apa pun pembelian tetap tidak bisa dilakukan.

3. Tender Kepada Supplier dan Vendor

Tender adalah sistem lelang yang diperuntukkan kedua pihak yaitu supplier dan vendor. Keduanya akan saling berhadap-hadapan untuk mengajukan harga agar disetujui perusahaan. Perusahaan hanya akan memilih salah satu dari mereka berdasarkan tawaran terbaik. 

4. Identifikasi Supplier dan Vendor

Mengetahui latar belakang supplier dan vendor adalah sebuah keharusan bagi perusahaan. Sebab, dengan mengetahui latar belakangnya, perusahaan lebih mudah untuk mengontrol supplier dan vendor apabila terjadi permasalahan. 

5. Proses Negosiasi

Dalam tahapan kelima terjadi negosiasi yang ketat antara supplier dan vendor. Jika salah satunya mampu memberikan penawaran terbaik, perusahaan pasti akan memilihnya.  

6. Pembuatan Purchase Order

Ketika perusahaan telah menetapkan salah satu dari keduanya maka langkah selanjutnya adalah pembuatan purchase order atau tanda jadi pembelian. Untuk yang menandatangani perjanjian tersebut adalah salah satu dari keduanya yang terpilih. 

7. Pengecekan dan Invoice

Ketika usai purchase order maka barang akan dikirim ke tempat yang dituju. Namun, untuk jaminan keamanan, akan ada pengecekan kualitas dan kuantitas agar sesuai dengan syarat dan ketentuan berlaku. 

Kemudian, sambil menyiapkan barang maka perusahaan perlu menerbitkan invoice. Isi dari invoice adalah nama, jumlah, ukuran hingga harga barang. Untuk meminimalisir kesalahan, perusahaan maupun supplier perlu melakukan cek invoice. 

8. Pembayaran ke Supplier

Ketika setelah selesai mengecek maka langkah selanjutnya adalah membayar sesuai apa yang tertera di invoice. Jika hendak membayar supplier, bisa melalui manajemen.

Segala proses yang ditempuh di atas akan lebih sederhana apabila menggunakan sistem perangkat lunak. Namun, untuk melakukan hal tersebut, perlu ada transisi dari procurement menjadi e-procurement. 

Ketika Anda memahami pengertian, jenis, proses, dan tahapan dalam procurement, perusahaan Anda akan siap berbisnis. Untuk memudahkan dalam berbisnis, R1 mampu menyediakan tata kelola procurement agar menjadi lebih baik.

Untuk mendukung proses pengadaan barang dan jasa, R1 memiliki dua fitur unggulan yaitu, Vendor Management System dan Purchasing Management. Keduanya akan membantu perusahaan untuk memonitor dan verifikasi serta meningkatkan kemudahan relasi dan pemilihan vendor. Serta memilih vendor yang dilengkapi dengan kuotasi data, data riwayat, data stok, dan perkiraan kedatangan barang/jasa, pesanan pembelian, dll.