Kegiatan bisnis membutuhkan dana dan sumber daya yang tidak sedikit. Hal ini mutlak diketahui semua pihak, sehingga diperlukan banyak usaha untuk terus menjalankannya agar proses produksi tidak berhenti. Utang usaha adalah salah satu hal yang dapat mendukung keberlangsungan industri ini.

Tapi bukankah utang akan menjadi beban dan tanggungan di kemudian hari? Bukankah hal ini justru akan memberatkan perusahaan, sehingga sulit berkembang?

Persepsi ini sebenarnya kurang tepat, karena utang usaha justru menjadi satu hal yang diperlukan dalam pengelolaan bisnis. Jelas, pengelolaannya harus ketat dan sangat cermat perhitungannya, sehingga tidak menjadi bencana di kemudian hari.

Terkait pengertian lebih lanjut, tujuan, contoh, dan tips mengelola utang usaha, bisa Anda dapatkan di poin-poin berikut ini.

Pengertian Utang Usaha adalah Sebagai Berikut

Jika dilihat dari definisinya, utang usaha adalah kewajiban sebuah perusahaan atau bisnis akibat adanya transaksi pembelian barang atau jasa terkait operasional, yang dibayar secara angsuran dalam jangka waktu singkat.

Poin utamanya adalah angsuran, dan dalam waktu singkat, sehingga beban yang dimiliki akan selesai tanpa harus berlarut-larut.

Utang adalah hal wajar dalam pengelolaan perusahaan, dan tidak menjadi tanda keuangan bisnis Anda tidak sehat. Sebaliknya, utang usaha diperlukan dalam rangka menjaga kegiatan produksi agar tetap berjalan dengan baik dan lancar.

Sedikit keluar dari topik utama, namun masih terkait, adalah utang dagang. Perbedaan utang usaha dan utang dagang terletak pada penerapan kedua utang ini. Utang usaha merupakan kewajiban untuk membayar utang terkait inventaris, sedangkan utang dagang merupakan kewajiban perusahaan atas keseluruhan utang jangka pendek.

Lalu Apa Tujuan Utang Usaha Dilakukan?

Seperti yang tertera dalam definisi tadi, utang usaha adalah hal yang diperlukan dalam menunjang aktivitas bisnis dan operasional setiap hari. Maka secara garis besar, tujuan utang usaha adalah sebagai berikut.

1. Pembayaran Kreditur

Barang dan jasa yang diperlukan perusahaan tidak selalu dibayarkan secara tunai. Ada kalanya, barang dan jasa yang dibeli sengaja dijadikan utang karena satu dan lain hal. Pembelian barang dan jasa ini melalui vendor atau kreditur dalam jangka waktu tertentu. Utang usaha kemudian digunakan guna melakukan pelunasan pembayaran eksternal sebelum jatuh tempo.

2. Melakukan Pembayaran Internal

Tidak hanya urusan eksternal saja, namun utang usaha adalah salah satu faktor yang bisa membantu pembayaran internal. Berbagai kebutuhan yang dimiliki perusahaan yang disertai dengan tanda terima, bisa masuk dalam kategori utang usaha, mulai dari biaya parkir, pembelian BBM kendaraan operasional, hingga kebutuhan konsumsi rapat perusahaan.

3. Membiayai Perjalan Bisnis

Jika berbicara mengenai perusahaan dengan skala yang sudah cukup besar, maka utang ini juga akan dimanfaatkan sebagai pembiayaan perjalan bisnis dalam rangka pengembangan usaha. Urusan pemesanan tiket, transportasi, hingga akomodasi yang diperlukan, semua bisa masuk ke dalam utang usaha yang dicatat dengan rinci.

Pertanyaan kemudian muncul dari ketiga fungsi ini, lalu dalam pencatatan dan pembukuan, utang usaha termasuk debit atau kredit?

Ketika utang usaha bertambah atau muncul, maka utang ini akan masuk dalam kategori kredit. Sedangkan saat utang usaha dibayarkan, maka akan masuk ke dalam kategori debit. Cukup sederhana bukan?

Pengelolaan Utang Usaha Perusahaan

Karena sifatnya berkenaan langsung dengan operasional perusahaan serta kestabilan finansial secara umum, maka pengelolaannya wajib dilakukan dengan baik. Utang harus terukur dan tercatat jelas, sehingga tidak menjadi beban yang memberatkan perusahaan di masa depan.

Beberapa tips pengelolaan utang usaha secara singkat antara lain:

• Wajib disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan dan kemampuan membayar
• Utang usaha digunakan fokus untuk tujuan utama utang dibuat
• Melakukan kalkulasi resiko utang usaha, sehingga semua dapat diperhitungkan dan diprediksi
• Lakukan pembayaran tepat waktu, karena akan menyangkut kredibilitas perusahaan
• Membayar utang usaha dengan utang lain adalah hal yang wajib dihindari
• Mengelola keuangan pribadi dan bisnis secara terpisah
• Selalu lakukan pencatatan dan pembukuan yang rapi terkait utang yang harus Anda bayarkan

Tips pengelolaan utang di atas memang terlihat sangat mendasar dan sederhana. Namun tidak sedikit perusahaan yang menyepelekan hal ini kemudian mengalami masalah di kemudian hari karena urusan yang sebenarnya tidak terlalu besar.

Beberapa Contoh Utang Usaha yang Umum Dimiliki Perusahaan

Utang usaha selalu dilakukan dalam rangka menjaga operasional perusahaan tetap optimal, sehingga semua hal yang terkait utang ini selalu terkait pula dengan kebutuhan perusahaan.

Jika dijabarkan contoh utang usaha yang paling umum dimiliki, Anda sebenarnya tidak perlu melihat terlalu jauh. Amati sekitar tempat duduk Anda sekarang, dan lihat barang atau jasa apa yang sudah digunakan, namun belum dilunasi pembayarannya. Itu semua termasuk dalam utang usaha.

Mulai dari alat tulis kantor yang sudah dibeli dari vendor, bahan produksi yang sudah datang di gudang namun belum dilunasi, kelengkapan kantor seperti meja, kursi, dan komputer, hingga berbagai layanan maintenance kantor yang sudah dinikmati namun belum dibayarkan.

Dalam kaitannya dengan utang usaha, pengelolaan dengan berbagai modul ERP dapat membantu bisnis Anda beraktivitas lebih optimal. Karena utang usaha adalah hal yang perlu dibayarkan tepat waktu, maka pencatatan dan reminder akan jadi poin penting dalam urusan ini. R1 dalam hal ini menyediakan fitur untuk mengelola utang usaha dengan menjadwalkan pembayaran tagihan pada vendor dan pihak terkait. Mengelola informasi yang akurat tentang utang usaha, hingga mencatat tanggal jatuh tempo dan diskon yang tersedia. Semua bisa dikelola dengan modul dari R1, sehingga urusan utang bisa diselesaikan lebih praktis.