Salah satu tantangan penjual dalam menangani pembeli adalah mengelola uang atau pembayaran yang masuk. Apalagi bagi penjual dengan tingkat penjualan yang tinggi, seperti produk retail. Mengelola uang atau pemasukan saat ini tidak hanya sekedar memproses transaksi seperti berapa kembalian yang harus diberikan kepada pembeli. Dibutuhkan alat bantu teknologi dengan fitur yang mampu mencatat detail penjualan lainnya. Itulah kenapa saat ini banyak perusahaan menggunakan sistem point of sales. Simak detail cara kerja, jenis, dan fungsinya berikut ini.

Point Of Sales (POS) dan Cara Kerjanya

POS atau Point Of Sales adalah sistem yang mengombinasikan perangkat keras dan perangkat lunak untuk membantu penjual mengelola transaksi jual beli. Sistem ini biasanya digunakan untuk perusahaan besar dengan tingkat penjualan yang tinggi dan intens, seperti restoran, supermarket, hingga perusahaan di bidang manufaktur lainnya. Lebih dari sekedar mencatat penjualan, POS juga mampu menjalankan fungsi lain. Termasuk mengetahui stok produk sementara dengan cepat. Hal inilah yang membuat banyak perusahaan beralih dari mesin kasir menuju POS.

Secara garis besar, POS memiliki cara kerja yang hampir sama dengan mesin kasir konvensional. Terdiri dari kotak khusus penyimpan uang, alat pencetak nota, terminal kartu kredit/debit, dan pemindai barcode. Namun pada POS, penjual biasa menggunakan perangkat pintar, seperti tablet atau terminal khusus POS. Beberapa jenis POS sudah menggunakan bluetooth untuk menghubungkan antar perangkat. Namun beberapa jenis lainnya masih menggunakan kabel, terutama antara mesin penyimpang uang dengan pencetak nota.

Fungsi POS bagi Penjual

1. Pencatat Transaksi beserta Buktinya

Karena adanya penggabungan teknologi perangkat keras dan lunak, proses pencatatan transaksi dapat dilakukan lebih efektif dan efisien. Hal ini juga akan mempercepat transaksi, seperti menghitung kembalian. Kemudian langsung mencetak bukti transaksi, baik untuk pembeli maupun penjual.

Baca Juga: 4 Jenis Cashback dan Kelebihannya yang Wajib Anda Tahu

2. Pengingat Ketersediaan Stok

Aplikasi khusus yang digunakan biasanya akan diintegrasikan dengan data persediaan produk. Dnegan begitu, info tentang stok banyak, menipis, dan habis dapat diketahui dengan cepat.

3. Mempercepat Perubahan Data

Salah satu bentuk strategi pemasaran adalah dengan menerapkan harga promo, seperti bundel, potongan harga, dan sebagainya. Pengaturan harga produk tersebut dapat dilakukan dengan fitur yang ada pada perangkat POS dengan cepat. Termasuk ketika perusahaan akan memasukkan menu baru.

4. Pembantu Penyusunan Laporan Keuangan

Berawal dari pencatatan transaksi yang tertib dan terstruktur, akuntan akan secara langsung memiliki kemudahan dalam menyusun laporan keuangan. Bahkan jika sistem sudah terintegrasi, data penjualan tersebut dapat segera diakses tanpa harus menunggu operasional bisnis berakhir, misalnya menunggu toko tutup.

5. Peningkatan Pelayanan Terkait Metode Pembayaran

Satu rangkaian perangkat POS memungkinkan pembeli melakukan pembayaran melalui berbagai cara. Mulai dari pembayaran tunai, non-tunai, hingga menggesek kartu debit dan kredit. Meski terlihat remeh, hal ini menjadi bentuk pelayanan pelanggan berdampak besar pada kepuasan.

Jenis POS yang Umum Digunakan

1. Berbasis Cloud

POS berbasis cloud berarti sistem penyimpanan data penjualan akan dilakukan secara digital sehingga dapat diakses dimanapun dan kapanpun. Hanya dengan jaringan internet dan perangkat pintar yang memiliki aplikasi atau platform yang sama dengan yang ada di meja kasir, Anda dapat mengakses data penjualan terkini. Dari kemudahan tersebut, Anda juga dibekali dengan keamanan data yang terbukti aman.

Selain itu, Anda juga akan memiliki risiko kehilangan data yang sangat kecil karena proses pencadangan yang dapat dilakukan secara terus menerus. Bagi perusahaan yang memiliki skema penjualan dan pembayaran online, POS cloud dapat meliputi pelayanan tersebut tanpa harus membuat rangkaian perangkat lain. Dari manfaat tersebut, biaya yang dikeluarkan untuk menggunakannya memang tidak kecil. Namun biaya ini biasanya sudah termasuk biaya pemeliharaan aplikasi dan cloud itu sendiri.

2. Berbasis Alat

Jenis lainnya adalah POS berbasis alat atau sering disebut sebagai POS tradisional. Sistem penyimpanan data untuk POS ini menggunakan perangkat lunak yang terpasang dalam perangkat pintar tertentu. Biasanya perangkat lunak ini tidak bisa diakses secara luas pada perangkat keras lain, misal laptop milik tim pengadaan. Sehingga proses pencadangan data penjualan dari beberapa periode penjualan perlu dilakukan secara manual.

Selain itu, POS ini juga hanya bisa digunakan untuk belanja langsung ke toko karena semua proses penjualan dicatat dengan satu perangkat yang sama. Biaya pemasangannya pun terbilang murah meski perusahaan perlu mengeluarkan biaya lain di masa mendatang untuk pemeliharaan atau perbaikan ketika terjadi rusak.

Baca Juga: 5 Fungsi Faktur Penjualan dan Contoh Membuatnya

Untuk memudahkan perusahaan Anda mengelola data penjualan, termasuk data dari sistem point of sales, jangan ragu untuk menggunakan platform serba bisa. Salah satu penyedia platform tersebut adalah R1 melalui fitur Sales & Distribution Management. Sistem ini dapat membantu Anda mengolah dan mengelola berbagai jenis transaksi dengan skala yang besar. Sehingga proses pelaporan penjualan bisa diperoleh secara efektif dan efisien. Temukan lebih banyak kemudahan penjualan dan pengiriman produk bersama R1 di sini sekarang juga.