Ketika Anda telah berbisnis selalu bertahun-tahun, Anda biasanya sudah memiliki vendor langganan untuk menerima pasokan barang. Vendor tersebut harus dijaga dan dikelola dengan baik agar kerja sama dengan perusahaan Anda tetap harmonis. Maka dari itu, dengan pemilihan vendor yang tepat akan berdampak pada proses produksi barang. 

Namun, tidak semua pebisnis memiliki kesadaran yang baik tentang memilih vendor yang tepat. Padahal, dengan pemilihan vendor yang tepat, roda bisnis Anda tetap terjaga dan akan berlangsung dengan baik. 

Untuk mengenal lebih jauh tentang pemilihan vendor, artikel di bawah ini memberikan informasi yang utuh mengenai fungsinya. Selain itu, agar pengadaan barang atau jasa lebih lancar, Anda perlu juga memahami cara melakukan pemilihan vendor yang tepat. Selengkapnya di R1.

Fungsi Pemilihan Vendor

Sumber: pinterest

Pemilihan vendor adalah proses dalam manajemen pengadaan ketika perusahaan memilih pihak eksternal atau vendor untuk menyediakan barang atau jasa. Fungsi pemilihan vendor penting untuk menjalankan operasi bisnis yang efisien dan efektif. Beberapa fungsi utama dari pemilihan vendor adalah:

1. Kualitas Produk atau Layanan

Pemilihan vendor membuat perusahaan dapat memilih vendor yang tepat untuk menyediakan produk atau layanan dengan kualitas terbaik sesuai dengan standar yang diharapkan. Memilih vendor berkualitas dapat memastikan bahwa produk atau layanan yang diperoleh sesuai dengan kebutuhan dan tujuan perusahaan.

2. Efisiensi Biaya

Melalui pemilihan vendor yang tepat, perusahaan dapat mengamankan persyaratan yang menguntungkan dari segi biaya. Membandingkan penawaran dari beberapa vendor dapat membantu perusahaan mendapatkan harga terbaik untuk produk atau layanan yang dibutuhkan.

3. Inovasi

Vendor yang kompeten sering kali memiliki pengetahuan dan keahlian khusus dalam bidang mereka. Dengan memilih vendor yang inovatif, perusahaan dapat mengakses ide-ide baru, teknologi terkini, dan solusi yang dapat meningkatkan efisiensi operasional atau menciptakan nilai tambah.

4. Ketersediaan dan Pengiriman Tepat Waktu

Pemilihan vendor yang andal dapat membantu memastikan ketersediaan produk atau layanan sesuai jadwal yang diinginkan. Vendor yang dapat mengirimkan tepat waktu sangat penting untuk menjaga kelancaran operasional perusahaan.

5. Risiko Manajemen

Pemilihan vendor yang baik juga dapat membantu mengelola risiko. Dengan melakukan evaluasi terhadap vendor potensial, perusahaan dapat mengidentifikasi potensi risiko terkait dengan kualitas, keandalan, atau kepatuhan.

6. Kemitraan Jangka Panjang

Pemilihan vendor tidak hanya tentang transaksi satu kali, tetapi juga dapat berfungsi untuk membentuk kemitraan jangka panjang. Kemitraan yang baik dengan vendor dapat membawa manfaat kolaboratif dalam jangka waktu yang lebih lama.

7. Keamanan dan Kepatuhan

Beberapa industri memiliki persyaratan keamanan dan peraturan yang ketat. Pemilihan yang mematuhi standar ini dapat membantu perusahaan menjaga kepatuhan dan menghindari sanksi atau masalah hukum.

8. Evaluasi dan Pemantauan Kinerja

Setelah pemilihan vendor, perusahaan dapat terus memantau dan mengevaluasi kinerja vendor. Ini memungkinkan perusahaan untuk memastikan bahwa vendor tetap memenuhi ekspektasi dan memaksimalkan nilai yang diperoleh dari hubungan tersebut.

Pemilihan vendor yang baik melibatkan analisis menyeluruh, evaluasi, dan komunikasi yang efektif dengan calon vendor. Tujuan akhirnya adalah untuk menciptakan hubungan yang saling menguntungkan dan mendukung tujuan bisnis perusahaan.

Cara Tepat untuk Melakukan Pemilihan Vendor

Berikut ini adalah cara-cara yang tepat untuk melakukan pemilihan vendor:

a. Identifikasi Kebutuhan Bisnis

Tentukan dengan jelas kebutuhan bisnis Anda. Apa yang Anda butuhkan dari vendor? Apakah itu produk, layanan, atau solusi khusus? Apa spesifikasi yang harus dipenuhi? Semakin jelas Anda tentang kebutuhan Anda, semakin mudah Anda dapat mencari vendor yang cocok.

b. Pengumpulan Informasi

Kumpulkan informasi rinci tentang setiap vendor yang Anda pertimbangkan. Ini bisa termasuk profil perusahaan, pengalaman, sertifikasi, referensi, portofolio, dan ulasan dari klien sebelumnya. Informasi ini akan membantu Anda mengevaluasi kelayakan masing-masing vendor.

c. Penilaian dan Perbandingan

Evaluasi vendor berdasarkan kriteria tertentu seperti kualitas produk atau layanan, harga, pengalaman, kapasitas, reputasi, dan kemampuan inovasi. Buat skala penilaian atau rubrik perbandingan untuk membantu Anda membandingkan vendor secara objektif.

d. Pertemuan dan Evaluasi Lanjutan

Lakukan pertemuan atau presentasi dengan vendor yang telah Anda pilih. Gunakan waktu ini untuk mengajukan pertanyaan lebih lanjut, mengklarifikasi hal-hal tertentu, dan mengukur sejauh mana kemitraan potensial ini akan berjalan.

e. Referensi dan Verifikasi

Hubungi referensi dari klien sebelumnya atau saat ini yang telah bekerja dengan vendor tersebut. Ini dapat memberikan wawasan yang berharga tentang kinerja dan integritas vendor.

f. Pemilihan Akhir

Berdasarkan semua informasi dan evaluasi yang telah Anda kumpulkan, buat keputusan akhir mengenai vendor yang akan dipilih. Pastikan Anda mempertimbangkan semua aspek yang relevan, termasuk kualitas, biaya, pengalaman, dan kemitraan jangka panjang.

g. Negosiasi Kontrak

Setelah memilih vendor, lakukan negosiasi kontrak yang jelas dan komprehensif. Pastikan semua persyaratan, tanggung jawab, jadwal pengiriman, biaya, dan aspek-aspek penting lainnya telah diatur dengan jelas dalam kontrak.

h. Pemantauan dan Evaluasi Kinerja

Setelah kontrak ditandatangani, pantau kinerja vendor secara teratur. Evaluasi apakah vendor memenuhi komitmen mereka, apakah produk atau layanan yang mereka berikan sesuai dengan harapan, dan apakah hubungan kemitraan masih berjalan baik.

Penting untuk diingat bahwa pemilihan vendor bukanlah keputusan yang dapat diambil dengan ringan. Proses ini memerlukan analisis yang mendalam, evaluasi yang teliti, dan komunikasi yang efektif dengan calon vendor. Tujuannya adalah untuk memastikan bahwa hubungan dengan vendor mendukung kesuksesan bisnis Anda dalam jangka panjang.

Agar perusahaan mudah dalam mencari vendor, terapkan software ERP sehingga bisnis perusahaan lebih berkembang. Di Indonesia, software ERP terbaik yang bisa Anda terapkan di perusahaan adalah R1.

R1 memiliki dua fitur dalam Procurement Management yaitu Vendor Management System dan Purchasing Management. Dalam Vendor Management, perusahaan diberi kemudahan untuk akses monitoring dan meningkatkan relasi dengan supplier. Sedangkan di Purchasing Management, perusahaan mendapatkan kemudahan dalam pemilihan vendor.

Bersama dengan R1, perusahaan lebih mudah untuk mewujudkan visi dan misi.