Begini Cara Membuat Packing List yang Benar dan Efektif

Salah satu hal penting yang perlu diketahui dalam proses pengiriman barang baik luar negeri maupun dalam negeri adalah packing list. Pada dasarnya, fungsi dari packing list sama seperti dengan faktur yaitu daftar secara rinci dan detail tentang spesifikasi barang yang di dalamnya terdapat barang. 

Tanpa adanya packing list maka akan menyulitkan distributor untuk mengirimkan barang dari satu tempat ke tempat lainnya. Oleh karena itu, baik packing list maupun faktur sangat dibutuhkan agar memudahkan proses pengiriman barang. 

Artikel di bawah ini akan memberikan informasi mengenai bagaimana cara membuat packing list, fungsi, dan manfaatnya. Simak selengkapnya hanya di R1.

Cara Membuat Packing List

Jika Anda sedang mencoba dunia bisnis, pastikan produk-produk terpajang dengan rapi dan memiliki informasi yang lengkap, detail, dan rinci. Lalu, kira-kira apa saja yang harus masuk ke dalam informasi produk?

• No Produk
• Isi Tiap Produk
• Ukuran
• Nama Barang
• Nomor dan Tanggal Packing List
• Jumlah Kemasan (Dalam satuan seperti pax, pieces, ikat, kaleng, karton, karung, dll)
• Berat Bersih
• Berat Kotor

Manfaat Packing List

Setelah mengetahui informasi apa saja yang termasuk dalam daftar packing, Anda perlu memahami bahwa ada banyak manfaat yang Anda bisa peroleh ketika menggunakannya. 

Salah satu contohnya adalah membantu Anda untuk menghindarkan diri dari kejahatan. Selain itu, mempermudah pekerjaan dalam pengiriman. Sebab, dengan adanya daftar packing akan membuat Anda dalam melakukan pengiriman lebih mudah. Juga, mengurangi risiko kerusakan barang.

Apabila packing list tidak sesuai maka proses pengiriman bisa jadi tertunda. Produk akan tertahan di gudang hingga menyebabkan risiko kerusakan –apalagi jika produknya adalah makanan dan minuman yang tidak tahan lama. 

Lalu, apa yang akan terjadi apabila daftar packing tidak sesuai?

Risiko Apabila Packing List Tidak Sesuai

Ada beberapa risiko dari daftar packing apabila tidak sesuai dengan tulisannya yaitu:

1. Produk yang Dikirim Menjadi Rusak

Ketika proses pengiriman tertahan dalam jangka waktu yang tidak ditentukan maka produk tidak dapat sampai ke tempat tujuan. Akhirnya, kualitas produk menjadi menurun dan berakibat rusak. Apalagi jika produk tersebut berupa makanan basah, produk yang harus segera diolah, dan sebagainya. 

Oleh karena itu, agar tidak terjadi hal seperti di atas, Anda harus memeriksa dan mengeceknya dengan baik dan teliti. 

2. Kehilangan Pelanggan

Risiko yang lain ketika daftar packing tidak sesuai dengan tujuannya maka Anda bersiap-siap untuk kehilangan pelanggan. Hal ini disebabkan produk tertahan di gudang, proses pengiriman menjadi terhambat, dan kualitas barang menjadi rusak. Maka dari itu, tidak heran apabila pelanggan beralih ke kompetitor. 

Sebagai penjual, Anda harus benar-benar memperhatikan daftar packing agar tidak terjadi kerugian baik secara materiil maupun immaterial. 

Catatan Penting dalam Membuat Packing List

1. Shipper

Secara umum, shipper adalah orang yang dipercaya perusahaan untuk mengirimkan barang. Untuk menjadi shipper, tidak bisa sembarang orang karena harus ahli dan memiliki legalitas. Artinya, ia adalah petugas resmi yang mengirimkan barang.

2. For Account and Risk of Messer

Ini adalah kolom yang berupa nama perusahaan, alamat perusahaan, dan nama penerima barang. Oleh karena itu, Anda harus mengisi kolom tersebut secara rinci dan detail. 

3. No and Data of Invoice and P/O

Jika kolom di atas berisi nama dan alamat perusahaan, yang satu ini berisi tanggal dan nomor invoice. Selain itu, untuk data PO, berisi data pemesan yaitu nomor pemesanan. 

4. Notify Party

Kalau poin yang satu ini, sifatnya wajib. Mengapa demikian? Karena menyangkut pihak lain yang ikut terlibat dalam pembelian barang. Siapa pihak yang ikut terlibat? Pihak yang dimaksud adalah seperti bank, kreditur, atau perusahaan lain yang sebelumnya memang ditunjuk untuk proses pengiriman barang tersebut.

5. Port of Loading & Final Destination

Berikut ada Port of Loading & Final Destination yang merupakan daftar berisi informasi pelabuhan muat dan pelabuhan bongkar. Namun demikian, daftar ini bersifat opsional, sehingga penggunaannya tidak terlalu penting.

6. Incoterms

Menjadi bagian penting dalam invoice dan packing list, incoterms merupakan informasi tentang kesepakatan jual beli barang tersebut. Ada banyak jenis incoterms, seperti CIF, CNF, FOB, Ex Work dan lain sebagainya.

Dalam invoice pengisian kolom ini wajib karena memiliki tujuan untuk menunjukan jenis jual beli yang mana pihak pengirim dan pembeli sudah menyepakati.

Setelah mengetahui apa manfaat dan cara membuat packing list maka terapkanlah pada bisnis. R1 dari RUN System mampu meningkatkan kontrol pengadaan, fleksibilitas, dan kemudahan untuk mencapai tujuan perusahaan. Melalui procurement management, kehadiran portal vendor akan memudahkan akses monitoring dan verifikasi dalam pemilihan vendor.