Management Warehouse Solid Kunci Efisiensi Pergudangan

Fasilitas gudang atau penyimpanan menjadi salah satu dasar bagi kegiatan produksi yang dilakukan sebuah perusahaan. Tanpa fasilitas pergudangan yang mumpuni, produk yang dihasilkan akan sulit disimpan, dan meningkatkan risiko kerusakan. Ini mengapa management warehouse penting, sehingga produk yang dihasilkan bisa bertahan hingga didistribusikan ke pasar.

Namun apa yang dimaksud dengan management warehouse itu sendiri?

Dalam artikel ini Anda akan menemukan apa yang dimaksud dengan management warehouse, kemudian cara kerjanya secara umum, dan manfaatnya untuk operasional pada bisnis yang Anda miliki.

Baca Juga: 7 Cara Tepat Meningkatkan Penjualan bagi Perusahaan

Pertama, Terkait Definisi Management Warehouse

Gudang adalah bagian tak terpisahkan dalam rantai distribusi yang dimiliki sebuah bisnis. Jelas, poin sepenting ini harus dikelola dengan baik agar dapat menjalankan fungsinya, dan menopang seluruh proses dengan optimal.

Management warehouse kemudian merupakan sebuah sistem yang dirancang untuk memudahkan kinerja manajemen gudang. Semua bagian akan masuk dan diatur dengan sistem yang solid, sehingga risiko kesalahan kerja atau kesalahan proses dapat ditekan hingga titik terendah.

Di waktu yang sama, optimasi pengelolaan gudang dengan sistem terpadu juga membantu meningkatkan efektivitas gerak dari perusahaan. Dengan memiliki management warehouse yang baik, maka bisnis yang dijalankan juga cenderung akan minim hambatan internal.

Karena merupakan sebuah sistem, maka nantinya cakupan kerja yang dimiliki akan menyeluruh, mulai dari pengiriman, penyimpanan, penerimaan, pergerakan, hingga pengiriman kembali ke pos selanjutnya setelah gudang.

Kedua, Memahami Cara Kerja yang Dilakukan

Secara umum, sebuah sistem management warehouse akan berjalan dengan 4 proses utama. Proses ini adalah receiving and put away, kemudian dispatching, stock take, dan terakhir reporting. Untuk penjelasan masing-masing proses kerja bisa Anda temukan di bawah ini.

1. Receiving and Put Away

Proses pertama, seperti namanya, adalah menerima produk dan meletakkannya. Namun tak sekedar menerima saja, penerimaan ini harus disertai dengan pencatatan yang jelas pada produk yang diterima, terkait spesifikasi yang telah ditentukan sebelumnya.

Pencocokan dilakukan dengan pesanan dan harga yang sudah disepakati, kemudian dicatat ke dalam sistem jika semua sesuai dengan kesepakatan. Setelah selesai, barang kemudian diletakkan sesuai dengan kategorinya di dalam gudang sehingga memudahkan pengelolaan ruang gudang yang dimiliki.

Pencatatan ini telah didukung dengan banyak sekali produk warehouse management system yang dapat Anda pilih di pasaran.

2. Dispatching

Proses kedua dikenal dengan nama dispatching. Proses ini dilakukan dengan mengirim barang ke fasilitas berikutnya, sesuai jadwal dan kuantitas yang telah disepakati. Pengiriman yang dilakukan harus sesuai dengan banyak faktor, mulai dari keseimbangan dan perkiraan pengemasan, hingga waktu yang dibutuhkan oleh kurir dalam pengambilan dan loading barang ke moda transportasi.

Perlu diingat, barang yang dikirim terlalu cepat atau terlambat justru akan merusak jadwal yang sudah disusun sebelumnya. Potensi terjadinya penumpukan barang atau kekosongan barang akan semakin besar, ketika jadwal yang disusun tidak disepakati.

Maka dari itu, ketepatan waktu menjadi hal krusial dalam proses kedua ini.

3. Stock Take

Stock take menjadi proses ketiga dalam management warehouse. Proses ini dilakukan untuk mengendalikan stok barang, sehingga barang yang tersedia di gudang tidak terlalu banyak atau terlalu sedikit.

Penting untuk memperhatikan stok barang dan kapasitas gudang, serta jadwal pengiriman dan penerimaan barang yang akan datang. Ketika semua dapat dikelola dengan baik dan diatur alurnya, maka pengelolaan gudang Anda akan menjadi demikian efektif.

4. Reporting

Tahap pelaporan menjadi akhir dari management warehouse yang dilakukan. Pelaporan ini dilakukan untuk mengevaluasi kinerja sistem gudang yang telah dijalankan, dan melihat semua hasil proses yang sudah berjalan.

Apakah target tercapai? Atau justru ada sesuatu yang harus diperbaiki agar semakin optimal? Jika pencatatan yang dilakukan tepat, maka Anda dapat memperoleh laporan komprehensif terkait kinerja pengelolaan gudang dalam satu periode waktu tertentu.

Terakhir, Mengenai Manfaat yang Diperoleh dengan Optimasinya

Setelah memahami pengertian dan proses kerja dari management warehouse sendiri, terakhir Anda juga wajib mengetahui apa keuntungan dan manfaat yang diperoleh dengan menggunakan sistem yang solid dan optimal.

Manfaat dari penerapan sistem management warehouse yang solid antara lain adalah sebagai berikut.

• Meningkatkan kecepatan handling proses
• Kemudahan mengatur tempat penyimpanan yang dimiliki di dalam gudang
• Efisiensi biaya pengelolaan gudang, sebab banyak pos yang bisa digantikan kerjanya dengan sistem pergudangan yang solid
• Peningkatan pelayanan pada pelanggan yang Anda miliki, sebab ketersediaan produk di pasar bisa terus terjamin
• Peningkatan kinerja karyawan dengan bantuan sistem management warehouse yang baik, sehingga tugas yang diberikan dapat selesai dengan sempurna
• Meminimalisir kesalahan dalam pengelolaan gudang, yang artinya mengurangi pengeluaran perusahaan untuk memperbaiki kesalahan ini

Baca Juga: Perbedaan Purchasing Requisition dan Purchase Order 

Setiap manfaat yang disebutkan di atas dapat diperoleh dengan menggunakan sistem management warehouse yang solid, seperti yang disediakan oleh R1.

Inventory & Material Management dari R1

Dengan menggunakan produk Inventory & Material Management dari R1, sistem management warehouse yang Anda miliki akan menjadi sistem solid yang dapat diandalkan. Tiga fitur utama yang dapat membantu efisiensi bisnis Anda mulai dari Warehouse Management System, Inventory Management, dan Material Management, semua dapat difokuskan untuk menjadikan pengelolaan gudang yang Anda miliki sempurna. Segera gunakan produknya, dan kembangkan bisnis hingga ke titik maksimalnya!