Apa Itu Integrated Procurement System

Sistem pengadaan terintegrasi (Integrated Procurement System) adalah sebuah sistem yang digunakan oleh organisasi atau perusahaan untuk mengelola dan mengkoordinasikan proses pengadaan barang dan jasa secara menyeluruh. Tujuan utama dari sistem ini adalah meningkatkan efisiensi, transparansi, dan kontrol dalam proses pengadaan.

Dalam sebuah integrated procurement system, berbagai aspek pengadaan seperti permintaan pengadaan, evaluasi pemasok, penawaran, pembelian, pengiriman, dan pembayaran dapat terintegrasi dalam satu platform atau sistem. Maka dari itu, sistem ini memungkinkan organisasi untuk mengotomatisasi sebagian besar atau seluruh alur kerja pengadaan, mengurangi kesalahan manusia, mengoptimalkan pengeluaran, dan meningkatkan pengawasan terhadap proses tersebut.

Fitur-fitur yang Terdapat di Dalam Integrated Procurement System

Beberapa fitur yang umumnya terdapat dalam sistem pengadaan terintegrasi meliputi:

1. Manajemen Permintaan

Anda dapat membuat dan mengelola permintaan pengadaan secara elektronik, termasuk mengatur anggaran, spesifikasi produk atau jasa yang diinginkan, dan mengirim permintaan ke divisi terkait.

2. Manajemen Pemasok

Sistem ini memungkinkan organisasi untuk mempertahankan basis data pemasok, termasuk informasi tentang pemasok, kualifikasi, evaluasi kinerja, dan kontrak yang terkait.

3. Tender dan Lelang

Sistem ini dapat mendukung proses tender dan lelang, termasuk pembuatan dokumen tender, pengumuman, evaluasi penawaran, dan pemilihan pemenang tender.

4. Manajemen Kontrak

Organisasi dapat melacak dan mengelola kontrak dengan pemasok, termasuk mengelola perubahan, perpanjangan, dan penilaian kontrak.

5. Pembelian dan Pengiriman

Sistem ini memungkinkan organisasi untuk melakukan pembelian langsung dari pemasok terpilih, mengelola persetujuan pembelian, memantau status pengiriman, dan melacak inventaris.

6. Pembayaran

Sistem ini dapat terhubung dengan sistem keuangan organisasi untuk memfasilitasi proses pembayaran terkait dengan pengadaan.

Sistem pengadaan terintegrasi dapat memberikan banyak manfaat bagi organisasi, termasuk efisiensi operasional, penghematan biaya, peningkatan kontrol dan kepatuhan, serta meningkatkan hubungan dengan pemasok.

Alasan Mengapa Integrated Procurement System Penting bagi Perusahaan

Sistem pengadaan terintegrasi memiliki berbagai manfaat yang penting bagi perusahaan. Berikut adalah beberapa alasan mengapa sistem pengadaan terintegrasi penting bagi perusahaan:

1. Efisiensi Operasional

Sistem pengadaan terintegrasi memungkinkan perusahaan untuk mengotomatisasi dan mengalirkan alur kerja pengadaan secara mulus. Proses manual yang rumit dan lambat dapat digantikan dengan proses yang lebih efisien dan cepat, termasuk permintaan pengadaan, persetujuan, pemilihan pemasok, pembelian, dan pembayaran. Hal ini dapat menghemat waktu dan upaya yang diperlukan oleh staf pengadaan, sehingga mereka dapat fokus pada tugas-tugas yang lebih strategis.

2. Penghematan Biaya

Dengan sistem pengadaan terintegrasi, perusahaan dapat memanfaatkan analisis data untuk mengidentifikasi peluang penghematan biaya. Informasi tentang pemasok, harga, dan persyaratan kontrak dapat diakses dengan mudah, sehingga perusahaan dapat melakukan perbandingan harga dan negosiasi yang lebih efektif. Selain itu, sistem ini juga membantu mengurangi risiko kelebihan stok atau pengeluaran yang tidak perlu.

3. Transparansi dan Kepatuhan

Sistem pengadaan terintegrasi menyediakan transparansi penuh terhadap seluruh proses pengadaan. Data dan dokumen terkait tersimpan dengan aman dan dapat diakses oleh pihak yang berwenang. Hal ini memungkinkan pelacakan yang akurat, pemantauan, dan audit kegiatan pengadaan. Selain itu, sistem ini juga mendukung kepatuhan terhadap kebijakan internal perusahaan, peraturan hukum, dan standar etika yang berlaku.

4. Peningkatan Pengawasan

Dengan sistem pengadaan terintegrasi, manajemen memiliki visibilitas yang lebih baik terhadap seluruh proses pengadaan. Mereka dapat melacak dan mengawasi aktivitas pengadaan secara real-time, melihat status permintaan pengadaan, persetujuan, dan pembelian, serta memantau kinerja pemasok. Ini memungkinkan manajemen untuk mengambil keputusan yang lebih baik, merespons perubahan dengan cepat, dan mengatasi masalah potensial sebelum mereka menjadi lebih serius.

5. Peningkatan hubungan dengan Pemasok

Sistem pengadaan terintegrasi memungkinkan perusahaan untuk membangun hubungan yang lebih baik dengan pemasok. Informasi pemasok, kualifikasi, dan penilaian kinerja dapat dikelola dengan lebih baik. Perusahaan dapat memilih pemasok yang paling sesuai, melakukan negosiasi yang lebih efektif, dan mengelola kontrak dengan lebih baik. Hal ini dapat menghasilkan kerjasama yang lebih baik, peningkatan kualitas produk atau jasa, serta mendukung perkembangan jangka panjang antara perusahaan dan pemasok.

Untuk memenuhi standar yang telah ditetapkan pemerintah, perusahaan perlu mengembangkan proses pengadaan barang menjadi lebih mudah. R1 dari RUN System mampu membantu untuk meningkatkan kontrol pengadaan, menyediakan fleksibilitas sehingga mampu mencapai tujuan perusahaan. 

R1 memiliki dua fitur dalam Procurement Management yaitu Vendor Management System dan Purchasing Management. Dalam Vendor Management, perusahaan diberi kemudahan untuk akses monitoring dan meningkatkan relasi dengan supplier. Sedangkan di Purchasing Management, perusahaan mendapatkan kemudahan dalam pemilihan vendor.

Bersama dengan R1, perusahaan lebih mudah untuk mewujudkan visi dan misi.