Mengoptimalkan Kinerja Departemen PPIC, Pahami Dulu 15 Fungsinya!

Pengusaha yang fokus di bidang produksi, tentu memahami bahwa PPIC adalah bagian penting dari manajemen produksi dan persediaan secara umum. Tugas yang dijalankan krusial, dan wajib dilaksanakan dengan perhitungan cermat dan eksekusi yang sempurna.

Tapi apa sebenarnya yang dimaksud PPIC itu sendiri? Mengapa kemudian peran dan tugasnya demikian penting untuk manajemen produksi serta persediaan pada bisnis?

Nah, agar memahami lebih jauh terkait topik ini, maka ada baiknya Anda membaca artikel ini hingga selesai. Diharapkan dengan pemahaman lebih jauh, Anda dapat memaksimalkan fungsi PPIC dan mengoptimalkan semua proses kerjanya.

Baca Juga: Masih Bingung Cara Menghitung Keuntungan? Cek di Sini

Apa Itu PPIC?

PPIC adalah kependekan dari production planning and inventory control, merupakan sebuah departemen di dalam bisnis yang memiliki tanggung jawab pada pelaksanaan dan pengelolaan rangkaian proses produksi.

Hal ini dilakukan agar proses produksi dapat berjalan dengan tepat, sesuai rencana, dan berjalan optimal, sehingga jumlah persediaan dapat dikendalikan dengan cermat. Tentu saja, hal ini secara berantai akan berpengaruh pada supply chain dan distribusi produk di pasar.

Jika ingin mengacu pada definisinya menurut para ahli, menurut Assauri (2008), PPIC dikenal sebagai rangkaian kegiatan yang saling berhubungan dan sudah ditetapkan di awal rencana proses produksi meliputi waktu, jumlah, kualitas, dan biaya.

Pada akhirnya, keberadaan divisi atau departemen ini memiliki tujuan untuk memenuhi permintaan pasar yang masuk ke perusahaan, dan mengelola proses distribusi yang tepat sehingga tidak terjadi kekosongan produk di pasar.

Lalu Jika Dirinci, Apa Saja Fungsi dari Departemen Ini?

Secara umum tugas dari departemen PPIC adalah sebagai berikut.

1. Melakukan perencanaan jadwal produksi, dan memastikan proses produksi berjalan lancar hingga akhir.
2. Melakukan perkiraan pada kebutuhan inventaris.
3. Membuat dan melakukan follow up pada pesanan bahan baku untuk proses produksi.
4. Melakukan penjadwalan proses produksi berdasarkan tingkat bahan baku yang tersedia, sehingga proses produksi dapat berjalan optimal sesuai apa yang dimiliki.
5. Melakukan forecasting pada penjualan dan permintaan produk.
6. Menyusun planning proses pengadaan bahan baku berdasarkan estimasi permintaan pasar.
7. Memantau proses penerimaan barang atau produk untuk memenuhi pesanan secara efektif.
8. Memantau bahan baku yang disimpan di gudang agar mendapatkan treatment tepat, sehingga dapat digunakan saat diperlukan.
9. Melakukan pemantauan proses penerimaan barang dari gudang.
10. Mengelola produktivitas alat berat yang ada, untuk digunakan dalam proses produksi yang tengah berjalan.
11. Menjadwalkan kegiatan produksi untuk memenuhi pesanan secara efektif.
12. Melakukan analisis dan memenuhi kapasitas kebutuhan sumber daya proses produksi
13. Memecahkan masalah-masalah yang muncul dan berkaitan dengan proses produksi perusahaan.
14. Terus memantau tingkat stok bahan baku yang ada di gudang, dan memastikan kelancaran proses produksi yang terjadi di dalam perusahaan.
15. Senantiasa memberikan update data persediaan pada bagian keuangan, sehingga perencanaan pengadaan dapat dilakukan lebih efisien.

Jika dilihat dari fungsi yang dijelaskan di atas, tentu kini Anda paham mengapa peran dari divisi PPIC adalah peran yang tidak bisa disepelekan. Tugasnya harus dijalankan oleh staf yang kompeten, dan memiliki ketelitian tinggi.

Penggunaan perangkat lunak atau SaaS tentu akan sangat membantu urusan PPIC dalam menyelesaikan tugasnya, namun pada dasarnya, semua staf di departemen ini harus paham secara mendasar fungsi dan pekerjaan yang harus dilakukan.

Dengan adanya SaaS kinerja divisi ini akan semakin optimal dan memberikan output paling baik untuk perusahaan Anda.

Cara Kerja Departemen PPIC secara Umum

Karena merupakan bagian penting dari manajemen produksi dan penyimpanan, maka semua hal yang dilakukan PPIC adalah berawal dari proses perencanaan.

1. Proses Perencanaan Kegiatan Produksi

Proses perencanaan akan dilakukan pada tahap awal dari kerja PPIC. Data-data yang diperlukan akan dikumpulkan, dan menjadi bahan utama pertimbangan dan perencanaan produksi.

Data seperti keperluan bahan baku, permintaan pasar, kapasitas produksi, ketersediaan bahan baku, perkiraan waktu pemesanan bahan baku, kualitas bahan baku yang diperlukan, kesiapan alat di pabrik, hingga pada manajemen penyimpanan di gudang, semua diperlukan dalam proses perencanaan ini.

Output dari proses ini adalah rencana dan jadwal pada setiap kegiatan yang akan dilakukan. Mulai dari pemesanan bahan baku hingga rencana dan jadwal distribusi produk setelah produksi ke pasar. Semua lengkap dengan jumlah dan perkiraan waktu eksekusi serta selesainya.

2. Eksekusi Setiap Rencana yang Dibuat

Setelah perencanaan selesai, maka setiap bagian yang masuk dalam perencanaan ini mulai menjalankan pekerjaannya masing-masing. Idealnya, perencanaan dibuat dengan pertimbangan teknis dan non-teknis, serta mempertimbangkan kejadian tidak terduga.

Eksekusi dilakukan, dan semua diupayakan sesuai dengan jadwal yang telah diberikan. Proses produksi, pemesanan barang, peninjauan pesanan yang sampai, peninjauan bahan baku yang dimiliki, hingga ke pengiriman produk ke pasar, semua sesuai dengan jadwal yang telah diberikan.

Ketika dijalankan sesuai rencana dan tidak ada halangan serius, idealnya proses produksi dan pengelolaan gudang akan berjalan dengan lancar.

Bilamana terjadi masalah, departemen PPIC adalah pihak yang wajib hadir dan berusaha menemukan solusinya. Bisa dengan langkah cadangan, perbaikan proses yang mengalami kesalahan, atau yang terburuk adalah melakukan pengadaan ulang dengan konsekuensi yang harus disetujui dan ditanggung bersama.

3. Evaluasi Proses Produksi, Pengiriman, dan Pendataan Bahan Baku di Gudang

Proses produksi, pengadaan barang, dan pengiriman ke pasar telah selesai, kini PPIC harus bertanggungjawab untuk melaporkan setiap proses tersebut.

Melakukan evaluasi produksi yang telah berjalan, kemudian pengiriman yang dilakukan, baik pengiriman dari pengadaan barang atau pengiriman ke pasar, proses pengadaan, dan pendataan bahan baku yang ada di gudang.

Semua dilaporkan secara jelas, tersistem, dan rapi, sehingga dapat masuk ke pencatatan dengan baik.

Baca Juga: 6 Cara Mengatasi Out of Stock pada Bisnis 

Dalam mengoptimalkan fungsi PPIC, penggunaan perangkat lunak, sistem, atau SaaS yang tepat dapat memberikan perbedaan yang signifikan. Ini mengapa, sangat disarankan untuk Anda memaksimalkan penggunaan perangkat yang tepat, karena kombinasinya dengan staf kredibel akan memberikan output terbaik untuk bisnis Anda.

R1, Hadir dengan Inventory & Material Management

Fitur utama yang ditawarkan R1 pada produknya, Inventory & Material Management adalah Warehouse Management System yang solid, kemudian Inventory Management yang handal, dan Material Management, dimana ketiganya dapat membantu mengoptimalkan kerja PPIC. R1 paham benar bahwa kinerja PPIC adalah hal yang dapat berpengaruh besar pada output dan proses produksi perusahaan. Maka dari itu, R1 menghadirkan produk ini untuk Anda gunakan, dan mendukung semua proses tersebut. Segera gunakan produk terbaik dari R1, dan kembangkan perusahaan Anda bersama kami!