Alamat
Grha RUN System
Jl. Pakuningratan No.15,
Cokrodiningratan, Jetis,
Yogyakarta,
55233
Representative Office
Treasury Tower
Lt. 10 Unit I, District 8 Lot.28 SCBD
Jl. Jenderal Sudirman kav.52-53, Jakarta 12190
Persediaan barang mencakup tentang kemampuan produsen untuk menyediakan keinginan atau memenuhi permintaan dari pelanggan. Maka dari itu, penting bagi perusahaan untuk mengelola persediaan barang agar tidak terjadi out of stock. Sebab, ketiadaan barang adalah hal yang mengecewakan bagi pelanggan sehingga mendatangkan kerugian.
Produsen atau perusahaan perlu menyadari betapa pentingnya mengelola stok barang, agar tidak terjadi out of stock. Selain untuk mencegah kerugian, hal ini juga berfungsi untuk meminimalisir kekecewaan dari pelanggan yang berdampak perpindahan kepuasan kepada kompetitor.
Lalu, apa pengertian dari out of stock dan bagaimana cara menghindari out of stock pada bisnis? Simak dan baca selengkapnya hanya di R1.
Pengertian dari Out of Stock
Secara garis besar, pengertian dari out of stock adalah tidak adanya persediaan atau kehabisan barang. Namun, apabila ditelaah lebih dalam, out of stock adalah sebuah kondisi ketika kuantitas atau jumlah barang mulai menurun atau bahkan habis.
Apabila perusahaan tidak mampu menjaga persediaan barang maka akan dapat mengganggu proses bisnis. Kemudian, rantai distribusi dapat terhambat dan penjualan pun akan minim. Akhirnya, konsumen pun tidak mampu mendapatkan apa yang mereka perlukan dan butuhkan.
Apabila dibiarkan dalam kurun waktu yang cukup panjang maka bisa berefek pada brand image dan kelancaran bisnis dari perusahaan itu sendiri.
Problem dalam Mengelola Persediaan Barang
Ada beberapa problem yang umum atau sering terjadi ketika mengelola persediaan barang di perusahaan, di antaranya:
- Kurang adanya perencanaan dan prediksi terhadap pengelolaan persediaan barang sehingga berdampak pada kesulitan untuk melakukan restock.
- Tidak memahami sistem persediaan dan metode harga pokok. Akibatnya, sering kali mengalami persediaan barang yang ada sudah kadaluarsa, rusak, hilang, dan lain-lain. Akhirnya, terjadi dead stock dan berdampak pada bertambahnya beban perusahaan serta mengalami kerugian.
- Ketidaksiapan karyawan dalam melakukan pengelolaan persediaan barang. Seperti contoh keliru dalam pencatatan stok barang.
- Perusahaan tidak memiliki sistem kontrol persediaan barang. Selain itu, perusahaan juga belum mampu berkolaborasi dengan aplikasi yang memiliki sistem persediaan barang lebih baik.
Cara Mengatasi Out of Stock
Lalu, cara apa yang harus dilakukan perusahaan untuk bisa mengatasi masalah out of stock dalam berbisnis? Berikut beberapa cara yang bisa dilakukan:
1. Membuat Indikator Nilai terhadap Jenis Stok Barang
Cara pertama yang bisa dilakukan adalah memberi penilaian terhadap jenis stok barang yang perusahaan miliki, khususnya apabila perusahaan melakukan produksi dengan jenis barang tertentu.
Hal ini penting dilakukan untuk memastikan bahan baku yang dimiliki sesuai dengan kebutuhan produk tersebut. Selain itu, perusahaan juga membutuhkan pasokan bahan yang memadai agar permintaan konsumen dapat terpenuhi.
2. Melakukan Identifikasi Minat Pasar
Cara kedua yang dapat dilakukan yaitu melakukan identifikasi minat pasar. Tujuannya agar perusahaan dapat mengeliminasi barang-barang yang tidak laku atau layak di pasar. Alhasil, perusahaan hanya perlu melakukan penyimpanan pada produk-produk mampu menghasilkan keuntungan.
3. Menentukan Jumlah Produk Sesuai Kebutuhan
Cara ketiga menghindari out of stock adalah melakukan identifikasi pada jumlah ruang penyimpanan yang Anda miliki dengan jumlah produk yang akan disimpan nantinya.
Jika persediaan barang sesuai kebutuhan, perusahaan dapat melakukan penyimpanan produk lebih sedikit. Perusahaan juga dapat melakukan penyimpanan cadangan lebih banyak untuk mengantisipasi menata letak ulang dan pengiriman yang menghabiskan waktu lebih lama.
4. Mengenali Tingkat Persediaan Barang
Perusahaan perlu mengatur ulang stok barang yang ada ketika kesulitan dalam mendapatkan bahan baku untuk bisnis. Hal ini penting supaya inventaris atau persediaan barang tidak habis. Selain itu, perusahaan juga perlu memahami berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk menyusun ulang pemesanan dan unsur-unsur lainnya.
5. Menjaga Kualitas Persediaan
Aspek lain yang perlu diperhatikan adalah menjaga kualitas inventaris atau persediaan barang. Selain mengetahui kondisi inventaris, menjaga kualitas persediaan juga dapat meminimalisir kerugian perusahaan, serta memudahkan perusahaan dalam menerapkan strategi FIFO (first in, first out). Cara ini berguna untuk efektivitas perusahaan, terutama jika perusahaan membuat kualitas produk yang levelnya menengah ke bawah.
6. Melakukan Tracking Inventaris secara Rutin
Hal terakhir yang perusahaan perlu lakukan adalah pelacakan terhadap deskripsi, nilai, lokasi, jumlah, dan relasi bisnis pada setiap barang yang dibutuhkan oleh perusahaan. Selain itu, perusahaan juga bisa mencatat berapa lama waktu yang diperlukan untuk menata ulang setiap produk.
Ketika perusahaan mampu mengetahui cara mengatasi out of stock maka perusahaan dapat menerapkannya dalam bisnis. Agar pengelolaan dan penyimpanan produk dapat teratur, R1 dari RUN System mampu melakukan pencatatan persediaan barang hingga inventaris harga. Temukan selengkapnya hanya di R1.
Hal yang paling menakutkan dari problem dalam mengelola persediaan barang adalah melakukan pengiriman barang kadaluarsa dalam jumlah yang lumayan banyak kepada costumer. Selain costumer akan meminta ganti rugi, tentunya tingkat kepercayaan costumer kepada perusahaan tersebut akan sangat turun drastis. Inilah pentingnya kesadaran diri untuk mengikuti perkembangan jaman selama hal tersebut menguntungkan bisnis. Karena 6 cara mengatasi out of stock itu sendiri merupakan fungsi2 yang tersedia pada ERP khususnya run system.
Sangat menarik, saya juga sempat belajar tentang reorder point dan minimum stock agar item tidak out of stock
Persediaan barang atau stok barang dalam sebuah perusahaan sangatlah penting karena hal tersebut akan sangat mempengaruhi setiap proses transaksi di perusahaan mulai dari distribusi hingga penjualan yang akan terhambat atau menurun dimana ini dapat mempengaruhi pendapatan, profit dan kepuasan pelanggan karena perusahaan tidak dapat menyediakan barang yang dibutuhkan customer. Out of stock biasanya juga disebabkan beberapa hal, diantaranya:
1. Data stok yang tidak akurat. Hal ini biasanya terjadi pada perusahaan yang melakukan pencatatan secara manual yang mana transaksinya bisa sampai ratusan bahkan ribuan tiap harinya, pencatatan secara manual memungkinkan terjadi ketidakakuratan data yang membuat stok bermasalah.
2. Aplikasi manajemen stok yang tidak tepat. Penggunaan system manajemen stok yang tidak tepat dapat berdampak pada pengendalian stok barang yang tidak sesuai.
3. Terlambat melakukan restock. Hal ini sering terjadi dikarenakan petugas stok yang keliru atau lupa untuk melakukan restock barang dan memperkirakan kapan barang harus di restock.
Menurut saya salah satu masalah terjadinya out of stock yaitu kurang adanya pembagian tanggung jawab yang jelas, sehingga penting untuk menunjuk penanggung jawab yang akan bertanggung jawab atas setiap alur distribusi dan penyimpanan persediaan tersebut.
Selain itu juga menurut saya, penyelesaian masalah out of stock lainnya yaitu dengan menggunakan sistem ERP yang dapat mempermudah pengelolaan stock karena menyediakan informasi mengenai kondisi persediaan yang bersifat real time dan terintegrasi, sehingga kekeliruan atas informasi persediaan dapat terhindar. Bayangkan jika bagian penjualan tidak memiliki informasi yang terupdate mengenai kondisi persediaan setiap harinya, dan harus melakukan pengecekan dengan pihak gudang untuk mengecek ketersediaan barang setiap terjadinya transaksi, tentu saja hal ini dapat memakan waktu dan tenaga. Hal tersebut juga dapat berdampak pada menurunnya kinerja karyawan karena menghabiskan waktu hanya untuk melakukan pengecekan.