Salah satu bagian penting yang dimiliki perusahaan adalah warehouse management system (WMS). Perusahaan memerlukannya karena WMS dapat membuat operasional gudang lebih baik dan sistem perencanaan berjalan dengan baik. Dengan warehouse management system yang baik maka berpengaruh besar terhadap supply chain.

Untuk memahami lebih detail, artikel di bawah ini akan mengulas tentang pengertian, fungsi, tujuan, konsep, serta kelebihan warehouse management system. 

Pengertian Warehouse Management System

Secara umum, warehouse management system (WMS) adalah sistem yang dibuat untuk mendukung operasional gudang perusahaan. Sistem ini juga menunjang proses supply chain (rantai pasokan). Perusahaan akan sangat terbantu apabila menerapkan WMS dengan baik dan tepat. Sebab, manajemen gudang menjadi tertata, penyimpanan barang dapat terpantau secara berkala, dan pengaturan persediaan barang menjadi efektif. 

Fungsi Warehouse Management System

Setelah memahami sistem manajemen gudang, perusahaan perlu mengetahui fungsinya agar nantinya dapat diterapkan ke dalam perusahaan. 

• Sebagai tempat menyimpan barang baik untuk bahan baku maupun hasil jadi dalam kurun waktu tertentu.
• Memantau sekaligus memudahkan untuk pengambilan barang masuk dan keluar.
• Mengelola berbagai fasilitas penyimpanan dan pengaturan stok barang.

Tujuan Warehouse Management System

Selain fungsi, setiap sistem yang dibangun perusahaan pasti memiliki tujuan. Ada beberapa tujuan dari penggunaan sistem manajemen gudang yaitu:

• Memantau dan mengontrol berbagai proses mulai dari pengiriman, penerimaan, hingga penyimpanan barang. 
• Penyedia prosedur yang telah bersifat elektronik sehingga mampu melakukan pengiriman dan penerimaan barang secara otomatis. 

Konsep Warehouse Management System

Ada tiga konsep yang perlu perusahaan pahami secara keseluruhan tentang bagaimana mengelola sistem manajemen gudang yaitu:

1. FIFO (First In, First Out)

FIFO adalah konsep yang mana hampir setiap perusahaan menerapkannya sebab sangat mudah dilakukan dan mampu menghasilkan keuntungan. Dalam konsep FIFO berarti barang yang pertama kali masuk harus pertama kali keluar. Oleh karena itu, dalam konsep ini yang pertama kali antre maka yang pertama harus dilayani.

2. LIFO (Last In, First Out)

LIFO merupakan konsep yang tidak begitu lazim tetapi beberapa perusahaan tetap menggunakannya. Artinya, konsep ini masih relevan dan mampu memberikan keuntungan bagi perusahaan. Dalam konsep LIFO berarti barang yang terakhir kali masuk akan terjual lebih dahulu. 

3. FEFO (First Expired, First Out)

Konsep ini biasa digunakan oleh korporasi makanan ataupun farmasi. Sebab, dalam konsep FEFO berarti barang-barang yang masa kedaluwarsanya segera habis akan terjual lebih dahulu. Tidak banyak perusahaan yang menggunakan konsep ini karena dianggap tertinggal oleh zaman. Namun demikian, hal tersebut tidak berlaku bagi korporasi yang menjual obat-obatan ataupun makanan ringan. 

Kelebihan Warehouse Management System

Ketika perusahaan mau menerapkan sistem manajemen gudang maka bisnis perusahaan tersebut akan meningkat. Hal itu tercermin bagaimana tata kelola dan pengaturan barang lebih rapi dan detail. Pengelolaannya pun menggunakan barcode sehingga arus keluar masuk barang akan tercatat rapi ke dalam sistem. Inilah kelebihan apabila perusahaan percaya untuk menerapkan sistem manajemen gudang.

1. Proses Menjadi Lebih Cepat

Cepat dan akurat menjadi dua kata ampuh manakala perusahaan menerapkan sistem manajemen gudang. Proses yang biasanya masih ke arah konvensional kini mulai masuk ke dalam sistem elektronik sehingga serba otomatis. Tidak ada proses menunggu terlalu lama sehingga lead time process menjadi lebih singkat. 

2. Penyimpanan Barang Lebih Mudah

Salah satu hal mengapa perusahaan mau menerapkan warehouse management system adalah penyimpanan barang menjadi lebih luas. Kontrol terhadap barang lebih tertata, rapi, dan aman. Sistem barang yang masuk dan keluar akan diatur sedemikian rupa sehingga persediaan barang tetap aman. 

3. Anggaran Gaji Karyawan Tidak Boros

Sistem elektronik membuat pekerjaan lebih cepat selesai sehingga dapat mengelola pekerjaan lebih efisien. Hal inilah yang membuat mengapa perusahaan lebih menyukai untuk menerapkan sistem manajemen gudang. Selain cepat dan efisien, anggaran operasional, terutama gaji karyawan, menjadi lebih hemat. 

4. Pengeluaran untuk Peralatan Lebih Terkendali

Satu hal yang perlu diketahui ketika sistem manajemen gudang telah diterapkan dalam perusahaan adalah pengeluaran untuk peralatan barang lebih terkendali. Piranti yang dibutuhkan untuk mengelola sistem ini hanyalah laptop atau komputer. Jika perusahaan masih menggunakan cara manual, pengeluaran untuk biaya peralatan akan meningkat. 

5. Kinerja Karyawan Lebih Efisien

Adanya sistem yang baik membuat pekerjaan karyawan lebih tertata. Sebagai contoh, jika karyawan bekerja di dalam gudang, ia akan paham apa yang harus dikerjakan hanya dengan memantau sistem. Kinerja pun menjadi lebih cepat dan produktivitas karyawan akan meningkat. 

Setelah memahami pengertian, fungsi, tujuan, konsep, dan kelebihan warehouse management system, perusahaan perlu menerapkannya sehingga pengelolaan gudang lebih terkendali. 
Warehouse Management System yang dimiliki R1 mendukung banyak gudang berdasarkan kategori lokasi, pabrik, pemasok, pelanggan atau vendor. R1 juga memiliki fungsi dalam pengelolaan penyimpanan barang dengan kategori bahan berdasarkan nomor batch, pemasok atau pelanggan.