Berbagai cara promosi dan pemasaran bisa dilakukan sebuah perusahaan untuk menjangkau calon pembeli yang dianggap potensial. Salah satu caranya adalah dengan surat penawaran barang yang dikirimkan. Cara ini awam digunakan pada pemasaran B2B, atau transaksi antar perusahaan.

Namun tahukah Anda apa yang dimaksud dengan surat penawaran barang ini?

Artikel ini, secara jelas akan mengulas seluk-beluk berkas tersebut dalam transaksi antar perusahaan. Dengan demikian diharapkan ada pemahaman baru yang diperoleh, dan dapat membantu perusahaan Anda dalam menjalin kerjasama atau transaksi dengan perusahaan lain.

Baca Juga: Urusan Pemberkasan Transaksi Bisnis, Invoice Pembayaran, Penjualan, dan Tagihan Bisnis

Pertama, Mari Mulai dengan Pengertiannya

Surat penawaran barang merupakan berkas yang memiliki fungsi sebagai perantara saat suatu kerjasama akan dilakukan. Termasuk dalam salah satu media promosi yang dimiliki perusahaan, surat ini dikirimkan dengan tujuan menawarkan barang yang dimiliki pada calon pembeli yang ada di pasar.

Surat ini dapat dikirimkan sebagai respon atas permintaan penawaran yang dilakukan oleh calon pembeli, atau sebagai langkah pertama dalam menjalin kerjasama. Pada dasarnya, isi dari surat tersebut adalah detail produk dan harga serta kemampuan perusahaan dalam menyediakan produk dalam waktu, jumlah, dan harga yang disepakati.

Masuk ke Dalam Fungsi dari Berkas Pemasaran Ini

Jika dilihat secara praktis terdapat setidaknya 7 fungsi dari berkas ini. Secara singkat berikut poinnya.

1. Sebagai media untuk menjaga relasi antara perusahaan dengan pembeli
2. Memperluas jangkauan bisnis yang dimiliki perusahaan
3. Membuka kesempatan pada pasar potensial yang telah dianalisis sebelumnya
4. Salah satu cara memperkenalkan produk pada pasar secara langsung
5. Media promosi untuk mengenalkan produk dan menarik minat calon pembeli potensial
6. Alat memasarkan produk yang akan dijual pada pembeli
7. Sebagai respon atas permintaan penawaran yang diminta oleh pembeli untuk berbagai keperluan

Cukup jelas fungsi dari berkas atau surat ini secara praktis bukan? Jadi pada dasarnya, surat penawaran barang bisa dikirimkan pada siapa saja yang dianggap merupakan calon pembeli potensial, atau pihak-pihak yang secara langsung meminta penawaran dari perusahaan Anda melalui berbagai kanal.

Lalu Bagaimana Cara Membuat Surat Penawaran Barang yang Benar?

Terdapat begitu banyak format surat penawaran yang bisa digunakan oleh perusahaan Anda, tergantung pada siapa surat ini dikirimkan dan produk apa yang Anda miliki. Namun secara mendasar ada beberapa hal yang harus diperhatikan agar surat penawaran barang yang Anda susun benar dan efektif.

Berikut cara menyusun berkas ini agar bisa mendatangkan calon pembeli potensial untuk kemudian membeli barang di perusahaan Anda.

• Pertama, pastikan semua komponen surat penawaran barang dicantumkan dengan urut, jelas, dan lugas. Mulai dari nama perusahaan Anda, bidang bisnis yang dijalankan, informasi detail barang (nama, jenis, merek, mutu, dan jumlah), gambaran stok barang atau jasa, harga produk yang ditawarkan, keunggulan yang diberikan, metode pembayaran yang bisa digunakan, proses pengiriman barang, hingga dokumen pendukung.
• Kedua, pastikan Anda menggunakan bahasa resmi untuk surat yang dikirimkan ke pihak-pihak yang sudah dipilih dengan cermat.
• Ketiga, sertakan informasi yang jelas dan lugas, sehingga mudah dipahami oleh penerima surat penawaran ini.
• Kirimkan pada calon pembeli yang memiliki potensi pembelian, atau sedang dalam pencarian pemasok untuk kebutuhannya.
• Berikan respon pada setiap feedback yang muncul dari penerima surat penawaran, sehingga informasi yang membingungkan bisa lekas dijelaskan secara lebih baik.

Cermati Format dan Contohnya di Sini!

Untuk format umumnya sendiri, berkas ini akan tersusun dari 5 bagian utama. Pertama kop surat, kemudian kepala surat, pembukaan, isi pokok surat, dan bagian penutup.

1. Kop Surat

Berisi informasi mengenai perusahaan Anda, selaku pemberi penawaran, yang materinya adalah nama perusahaan, alamat perusahaan, serta kontak yang bisa dihubungi oleh calon pembeli.

2. Kepala Surat

Bagian ini akan terdiri dari tanggal pembuatan surat, nomor surat, jumlah lampiran, perihal, serta alamat tujuan dari surat atau pihak penerima surat yang dikirim.

3. Pembukaan

Bagian ini akan berisi kalimat pembuka dengan salam, kemudian dilanjutkan penjelasan singkat terkait alasan serta tujuan pengiriman surat penawaran barang tersebut. Sampaikan dengan ringkas dan jelas.

4. Isi Utama Surat

Bagian ini secara jelas memuat detail terkait produk dan harga yang ditawarkan pada calon pembeli. Sertai dengan keterangan tambahan seperti brosur atau katalog, surat resmi, sertifikat produk, dan sejenisnya di lampiran yang dicantumkan.

5. Penutup

Bagian terakhir berisi tentang himbauan atau harapan agar calon pembeli menjadi semakin tertarik dalam menjalin kerjasama dengan perusahaan Anda.

Berikut contoh atau ilustrasi surat penawaran barang yang bisa Anda gunakan sebagai acuan.

Untuk contohnya sendiri bisa Anda lihat di bawah ini.

Baca Juga: 4 Fungsi dan Contoh Surat Jalan Barang yang Bisa Digunakan 

Itu tadi ulasan lengkap terkait surat penawaran barang yang bisa diberikan dalam artikel singkat ini. Tentu, ilustrasi yang diberikan hanya sekedar contoh saja, dan tidak bersifat mutlak harus digunakan. Pastikan sesuai dengan kondisi perusahaan Anda, dan produk yang Anda miliki.

R1 untuk Melancarkan Pengiriman Penawaran Bisnis Anda

R1, hadir sebagai partner bisnis yang bisa diandalkan. Dengan produk Procurement Management, Anda bisa dengan mudah mengelola pengiriman surat penawaran barang pada calon klien baru atau klien lama yang telah menjadi langganan. Prosesnya mudah, formatnya lugas, dan efektif untuk menjadi media promosi. R1 selalu menyediakan solusi untuk berbagai kebutuhan perusahaan Anda, dan akan selalu menjadi opsi terbaik untuk mendukung perkembangan bisnis yang Anda jalankan!