Dalam perjalanan bisnis, suatu kali perusahaan tidak mampu menemukan supplier yang sesuai dengan kriteria. Hal ini disebabkan beberapa supplier yang masuk hanya mampu memenuhi sedikit kriteria. Jika proses pengadaan tersebut berlangsung manual, prosesnya akan menjadi lebih lama. Untuk mengatasi hal tersebut, perusahaan perlu menerapkan sistem procurement yang lebih baik.

Mengapa perusahaan perlu menerapkan sistem procurement yang baik dan teratur? Artikel di bawah ini akan menjelaskannya hingga tuntas. Simak selengkapnya. 

Mengenal Sistem Procurement

Sistem procurement, atau sering disebut juga sebagai sistem pengadaan, merujuk pada proses perencanaan, pengadaan, dan pengelolaan semua barang, jasa, dan sumber daya yang dibutuhkan oleh suatu perusahaan atau entitas untuk memenuhi kebutuhan operasionalnya.

Tujuan dari sistem procurement adalah untuk memastikan bahwa perusahaan mendapatkan barang dan jasa yang diperlukan dengan cara yang efisien, efektif, dan sesuai dengan kebijakan dan prosedur yang ditetapkan. Sistem ini melibatkan berbagai langkah dan proses, mulai dari identifikasi kebutuhan, seleksi supplier, negosiasi kontrak, hingga pengawasan dan evaluasi kinerja supplier.

Manfaat Utama dari Sistem Procurement

Sistem procurement yang efektif dan efisien dapat memberikan berbagai manfaat bagi suatu perusahaan. Berikut adalah beberapa manfaat utama dari sistem pengadaan:

a. Meminimalisir Anggaran

Dengan menggunakan sistem pengadaan yang baik, perusahaan dapat mengidentifikasi sumber daya yang dibutuhkan dengan tepat, memilih pemasok yang kompetitif, dan melakukan negosiasi yang efektif. Hal ini dapat menghasilkan penghematan biaya dalam pengadaan barang dan jasa, serta mengurangi biaya operasional secara keseluruhan.

b. Meningkatkan Efisiensi

Sistem pengadaan yang terstruktur membantu meningkatkan efisiensi dalam proses pengadaan, seperti pengelolaan persetujuan, pemrosesan pesanan, dan pelacakan pengiriman. Dengan mempercepat alur kerja, organisasi dapat menghemat waktu dan sumber daya yang berharga.

c. Meningkatkan Kualitas dan Kepatuhan

Dengan sistem pengadaan yang baik, perusahaan dapat melakukan evaluasi dan pemilihan pemasok yang berkualitas tinggi. Hal ini dapat memastikan bahwa barang dan jasa yang diperoleh memenuhi standar kualitas yang diinginkan. Selain itu, sistem procurement juga membantu dalam memastikan kepatuhan terhadap persyaratan hukum, regulasi, dan kebijakan internal yang relevan.

d. Memperkuat Manajemen Risiko

Sistem procurement yang matang membantu mengidentifikasi, menganalisis, dan mengelola risiko yang terkait dengan pengadaan barang dan jasa. Dengan adanya mekanisme evaluasi pemasok, pemantauan kinerja, dan manajemen kontrak yang efektif, perusahaan dapat mengurangi risiko terkait dengan kualitas, keterlambatan pengiriman, kegagalan supplier, dan perubahan harga.

e. Meningkatkan Transparansi dan Akuntabilitas 

Sistem pengadaan yang terdokumentasi dengan baik memungkinkan transparansi dalam proses pengadaan, mulai dari seleksi pemasok hingga pelaksanaan kontrak. Hal ini dapat membantu mencegah praktik korupsi, kolusi, dan nepotisme, serta meningkatkan akuntabilitas dalam pengelolaan aset dan sumber daya organisasi.

f. Meningkatkan Hubungan dengan Supplier

Melalui sistem pengadaan yang efektif, perusahaan dapat membangun hubungan yang lebih baik dengan supplier. Dengan menjalin kemitraan yang kuat, organisasi dapat memperoleh manfaat seperti harga yang lebih baik, pemenuhan kebutuhan yang lebih konsisten, dan akses ke inovasi atau teknologi terbaru dari supplier yang terpercaya.

Dengan menerapkan sistem procurement yang efektif, perusahaan dapat mencapai pengelolaan pengadaan yang lebih baik, mengoptimalkan pengeluaran, dan meningkatkan efisiensi operasional secara keseluruhan.

Alasan Pentingnya Perusahaan Menggunakan Sistem Procurement

Bisnis membutuhkan sistem procurement karena ada beberapa alasan penting yang mendorong penggunaannya. Berikut adalah beberapa alasan mengapa bisnis memerlukan sistem pengadaan:

1. Penghematan Biaya

Sistem pengadaan yang efektif membantu bisnis mengidentifikasi pemasok yang kompetitif, melakukan negosiasi yang baik, dan memperoleh harga yang lebih baik. Hal ini dapat menghasilkan penghematan biaya dalam pengadaan barang dan jasa yang dibutuhkan oleh bisnis.

2. Efisiensi Operasional

Dengan sistem pengadaan yang terstruktur, bisnis dapat meningkatkan efisiensi dalam proses pengadaan. Hal ini meliputi penyederhanaan proses persetujuan, pemrosesan pesanan yang cepat, pelacakan pengiriman yang efisien, dan pengelolaan inventaris yang lebih baik. Dengan mempercepat alur kerja dan mengurangi hambatan administratif, bisnis dapat menghemat waktu dan sumber daya.

3. Kualitas dan Kepatuhan

Sistem pengadaan membantu bisnis memilih pemasok yang berkualitas dan memastikan barang dan jasa yang diperoleh memenuhi standar yang diinginkan. Dengan proses evaluasi pemasok yang cermat, pemantauan kinerja, dan pengawasan kualitas, bisnis dapat menghindari risiko menerima produk atau jasa yang tidak memenuhi harapan. Selain itu, sistem pengadaan juga membantu bisnis memastikan kepatuhan terhadap persyaratan hukum, regulasi, dan kebijakan internal yang relevan.

4. Manajemen Risiko

Sistem pengadaan membantu bisnis mengidentifikasi, mengelola, dan memitigasi risiko yang terkait dengan pengadaan barang dan jasa. Dengan memantau kinerja pemasok, mengelola kontrak dengan baik, dan memperhatikan risiko seperti keterlambatan pengiriman, perubahan harga, atau kegagalan pemasok, bisnis dapat mengurangi risiko operasional dan finansial.

5. Transparansi dan Akuntabilitas

Sistem pengadaan yang terdokumentasi dengan baik memungkinkan bisnis memiliki transparansi dalam proses pengadaan. Hal ini penting dalam menghindari praktik korupsi atau kecurangan, serta meningkatkan akuntabilitas dalam penggunaan aset dan sumber daya bisnis. Bisnis dapat melacak dan memverifikasi pengeluaran, memastikan kepatuhan terhadap kebijakan dan prosedur yang ditetapkan, serta menyediakan dokumentasi yang diperlukan untuk tujuan audit.

6. Hubungan dengan Pemasok

Sistem pengadaan yang baik membantu bisnis membangun hubungan yang lebih baik dengan pemasok. Melalui kolaborasi yang kuat dan saling menguntungkan, bisnis dapat memperoleh manfaat seperti harga yang lebih baik, pemenuhan kebutuhan yang konsisten, peningkatan layanan, dan akses ke inovasi atau teknologi terbaru dari pemasok yang dapat dipercaya.

Secara keseluruhan, sistem pengadaan membantu bisnis mengelola pengadaan secara efisien, mengoptimalkan pengeluaran, meningkatkan kualitas dan kepatuhan, serta mengurangi risiko yang terkait dengan pengadaan. Dengan demikian, sistem procurement menjadi penting bagi bisnis dalam mencapai kesuksesan operasional dan keuangan yang lebih baik.

R1 memiliki dua fitur dalam Procurement Management yaitu Vendor Management System dan Purchasing Management. Dalam Vendor Management, perusahaan diberi kemudahan untuk akses monitoring dan meningkatkan relasi dengan supplier. Sedangkan di Purchasing Management, perusahaan mendapatkan kemudahan dalam pemilihan vendor.
Bersama dengan R1, perusahaan lebih mudah untuk mewujudkan visi dan misi.