Jika Anda berprofesi sebagai pengusaha yang bergerak dalam bidang penjualan barang. Pastinya Anda akan merasa familiar dengan format sales order (SO) atau order penjualan.

Sales order adalah dokumen yang diterbitkan penjual dan berisi rincian produk atau jasa yang dipesan oleh pembeli lewat purchase order. Dokumen SO umumnya adalah lanjutan dari dokumen quotation yang sebelumnya dikirimkan penjual ke calon pembeli.

Lantas apa saja manfaat dari Sales order? Bagaimana proses menyusunnya? Apa saja yang perlu dicantumkan? Mari kita simak ulasan di bawah ini.

Manfaat Sales Order

Sumber: Freepik

Penerbitan sales order pada dasarnya bertujuan untuk memastikan penjualan. Berikut ini rangkuman manfaat SO bagi kegiatan bisnis:

• Sebagai pengingat dan informasi pesanan agar bisa dikirim dengan tepat waktu, sehingga dapat meningkatkan kepuasan pelanggan.  
• Memudahkan proses penjualan karena semua data terarsip dengan rapi.
• Sebagai persetujuan penagihan sebelum penagihan.
• Memudahkan divisi sales untuk mengkategorikan pelanggan berdasarkan jumlah pembelian dan minat pembelian. Dengan begitu, divisi sales bisa memberikan treatment yang berbeda sesuai kategori tersebut.  
• Membantu divisi gudang untuk memprediksi stok yang dibutuhkan.
• Memudahkan pengelolaan pra penjualan sampai pasca penjualan

Format Sales Order

Sumber: Freepik

Bertujuan untuk memastikan penjualan, SO harus mencantumkan berbagai rincian yang berhubungan dengan penjualan, antara lain:

• Nama penjual dan kontak PIC
• Nama pembeli
• Kontak pembeli
• Alamat pengiriman
• Informasi produk dan layanan
• Rincian penagihan
• Rincian dan biaya pengiriman
• Total harga
• Syarat dan ketentuan
• Tanda tangan penjual dan pembeli

Perbedaan Sales Order vs Purchase Order

Perbedaan paling signifikan antara SO dan purchase order adalah di mana dokumen dibuat. SO adalah dokumen internal yang dibuat oleh vendor untuk pelanggan. Purchase order adalah kebalikannya. Keduanya adalah dokumen penjualan yang disiapkan oleh pelanggan sebagai kontrak niat yang mengikat secara hukum untuk vendor.

Sales order dikeluarkan setelah purchase order untuk mengonfirmasi bahwa vendor menerima persyaratan yang ditetapkan dalam pesanan pembelian. Jika persyaratan tidak disetujui, negosiasi lebih lanjut dapat dilakukan sebelum SO akhir dikirim dan diterima. Proses purchase order dapat membantu usaha kecil melacak persediaan dan harga pokok penjualan secara akurat.

Baca Juga: Pebisnis Wajib Paham! Bidang Sales dan Seluruh Serba-serbinya!

Proses Sales Order

Saat memetakan proses sales order, Anda juga harus mempertimbangkan perjalanan pelanggan yang dilakukan klien Anda saat membeli produk atau layanan Anda. Memetakan perjalanan pelanggan dan mempertimbangkan proses di bawah ini akan membantu Anda mengoptimalkan pengalaman pelanggan dan meningkatkan kualitas layanan Anda. Pertimbangkan untuk menggunakan templat peta perjalanan klien untuk melakukan tugas ini.

• Pelanggan mengirimkan permintaan penawaran ( Request For A Quote/RFQ).
• Perusahaan Anda membuat dan mengirimkan penawaran kepada pelanggan.
• Setelah persyaratan disepakati, pelanggan mengirimkan kembali purchase order.
• Perusahaan Anda membuat SO berdasarkan purchase order.
• Sales order dikirim ke pelanggan untuk konfirmasi.
• Pesanan dirakit, dan pesanan disiapkan untuk dikirim.
• Barang atau jasa dikirim ke pelanggan.
• Invoice dibuat dan dikirim menggunakan detail yang disediakan dalam SO.
• Pelanggan membayar tagihan dalam jangka waktu yang telah disepakati.

Otomatisasi Proses Sales Order Bersama R1

Seluruh proses purchase order memang  dapat dilakukan secara manual, namun menggunakan otomatisasi akan menghasilkan sales order lebih cepat. Otomatisasi SO dapat menyederhanakan tugas yang memakan waktu untuk mengisi informasi secara manual di seluruh dokumen penjualan. Otomatisasi memastikan dokumen lengkap dan sesuai dengan pesanan pembelian.

R1 adalah salah satu platform digital yang menyediakan fitur sales & distributor management akan memudahkan otomatisasi SO perusahaan Anda. Adapun kelebihan dari penggunaan otomatisasi Sales order R1 secara umum adalah:

Meminimalkan Waktu Kerja

Mengisi dokumen dan memastikan akurasi adalah hal otomatis yang bisa Anda hasilkan jika memakai software R1. Hal ini tentunya akan membuat Anda memiliki waktu untuk tugas lain yang lebih mendesak, seperti layanan pelanggan. Mengotomatiskan entri data ini menghemat waktu dan mengurangi kesalahan apa pun yang dibuat dalam dokumentasi.

Meningkatkan Layanan Pelanggan

Karena waktu yang Anda gunakan sudah sangat efisien dengan adanya otomatisasi SO maka sekarang Anda memiliki banyak waktu untuk fokus pada pelayanan SO bagi customer Anda. Mereka juga akan menerima SO mereka lebih cepat dan dengan akurasi yang meningkat. Semakin cepat proses ini bisa terjadi, semakin cepat mereka bisa mendapatkan produk mereka.

Memungkinkan untuk Skalabilitas

Jika penjualan Anda dipengaruhi oleh musim atau faktor lain, Anda mungkin mengalami masa sibuk yang diikuti oleh jeda. Mengotomatiskan proses sales order melalui R1 dapat membantu mengingatkan Anda tentang kebutuhan untuk mengisi kembali produk atau meningkatkan kehadiran staf saat Anda mengalami lonjakan penjualan. Platform digital R1 akan memberitahu Anda lebih cepat tentang perlunya memesan ulang atau mempekerjakan karyawan sementara di departemen tertentu, seperti penjualan atau pengiriman.

Otomatisasi juga akan memberi Anda peringatan lanjutan tentang penurunan penjualan. Semakin cepat Anda mengetahui adanya jeda dalam aktivitas penjualan, semakin cepat Anda dapat menyusun rencana untuk menarik pelanggan kembali.

Memungkinkan Anda Memproses Data Dari Mana Saja

Saat ini orang-orang memiliki fleksibilitas untuk  bekerja dari jarak jauh. Memiliki otomatisasi memungkinkan Anda untuk memproses data sales order dari mana saja, membebaskan Anda dari keharusan berada di gudang. Anda juga dapat memberikan dukungan pelanggan dan melacak inventaris dari mana saja.

Masih berpikir dua kali untuk meningkatkan kualitas otomatisasi sales order Anda bersama R1? Segera gunakan R1 sekarang juga!