Pahami 5 Fungsi Petty Cash dan Optimalkan Penggunaannya!

Variabel petty cash dalam keuangan perusahaan merupakan bagian yang hampir selalu ada, di setiap skala usaha. Mulai dari bisnis mikro hingga perusahaan multinasional, semua memiliki elemen ini dalam manajemen pengeluaran yang dikelola.

Tapi sebenarnya apa itu petty cash sehingga semua jenis dan skala bisnis memiliki variabel ini? Apakah perannya demikian penting? Jika ya, bagaimana cara pengelolaannya agar optimal dan membawa banyak manfaat untuk bisnis yang dikelola?

Nah agar pengelolaan petty cash dalam bisnis Anda menjadi optimal dan tidak berbalik menjadi titik pemborosan, Anda wajib simak setiap poin dalam artikel ini.

Baca Juga: Cermati 9 Tahapan Siklus Akuntansi Perusahaan Jasa

Mari Mulai dengan Memahami Apa Itu Petty Cash

Petty cash dapat dipahami sebagai dana tunai dalam jumlah kecil yang ada untuk membayar pengeluaran-pengeluaran kecil tanpa harus mengeluarkan cek dari perusahaan. Cek sendiri, di sisi lain, idealnya digunakan untuk melakukan pembayaran biaya operasional usaha, namun tidak memiliki fleksibilitas untuk pengeluaran dalam nominal kecil.

‘anggaran’ ini, di sisi lain, dapat memenuhi kriteria penggunaan nominal yang cenderung kecil dan masih dapat tercatat sebagai pengeluaran perusahaan yang sah dan sesuai dengan prosedur. Tentu Anda tak akan membuat cek dan pembayaran yang administrasinya lengkap dan detail untuk pembelian sebuah gunting bukan?

Petty cash kemudian ada untuk pengeluaran seperti ini, dengan catatan, transaksi yang dilakukan memiliki dokumentasi jelas berupa nota atau sejenisnya, yang tertera jumlah nominal dan sumber pengeluaran tersebut sehingga tetap dapat dicatat dalam buku besar sebagai akun spesifik.

5 Fungsi Petty Cash dalam Bisnis

Mungkin dalam setiap bisnis yang dijalankan, fungsi dari anggaran ini akan sedikit berbeda satu dengan yang lain. Namun secara garis besar setidaknya terdapat 5 fungsi utama yang dijalankan oleh anggaran ini pada eksistensinya di sistem keuangan perusahaan.

1. Pertama, Mengendalikan Pengeluaran Bisnis

Pembatasan pada jumlah petty cash setiap periode membantu bisnis Anda melakukan penghematan, dengan melacak semua transaksi kecil yang dilakukan. Pengendalian transaksi dalam jumlah kecil ini akan sangat terasa sebab ketika anggaran ini mencapai batas, pengeluaran tidak lagi bisa dilakukan.

2. Kedua, Meringankan Beban Manajer

Pada setiap divisi yang dipimpin oleh seorang manajer, pengeluaran pasti akan terjadi untuk satu dan lain hal. Tanpa adanya anggara kas kecil tersebut maka manajer mau tidak mau harus menanggung beban pengeluaran ini. Setidaknya dengan adanya kas ini, manajer tak perlu memikirkan pengeluaran kecil yang bisa memberatkannya.

3. Ketiga, untuk Kelancaran Usaha

Keperluan mendesak yang harus dipenuhi saat itu juga bisa jadi tantangan untuk bisnis yang dari waktu ke waktu dihadapi. Dengan adanya anggaran untuk keperluan seperti ini, bisnis Anda tidak akan menemukan banyak hambatan dalam memenuhi kebutuhan tersebut.

4. Keempat, Prosedur Pencairan Dana Kecil yang Mudah

Akan sangat merepotkan jika kebutuhan operasional harian yang nominalnya tidak besar harus menunggu pencairan yang lama dan sesuai prosedur bukan? Maka dari itu, keberadaan kas kecil dapat menunjang hal ini, dan pencairan dana dalam jumlah kecil untuk menunjang operasional dapat dilakukan dengan lebih mudah.

5. Terakhir, Memudahkan Pelayanan pada Klien

Ketika mengadakan meeting dengan klien, tentu akan ada kudapan atau sekedar kopi sebagai penyambutnya. Jelas, anggaran yang digunakan untuk urusan ini akan bersumber dari kas kecil yang mudah diakses dan digunakan, sehingga tidak perlu ada masalah terkait hal-hal seperti ini.

Pahami Tips Pengelolaannya, Maksimalkan Keberadaannya!

Karena posisinya yang penting dalam menunjang operasional harian perusahaan, maka pengelolaannya juga wajib dilakukan dengan baik. Jika tidak, pos ini justru bisa menjadi pemborosan untuk bisnis Anda, dan membawa kerugian yang tidak sedikit.

Beberapa tips pengelolaannya agar efektif antara lain adalah sebagai berikut.

• Pastikan memberikan batasan pada anggaran ini setiap periode waktu, dengan begini pengeluaran yang dimiliki dapat lebih terkontrol
• Transaksi yang dilakukan wajib memiliki nota atau bukti pembayaran yang jelas, sehingga pencatatannya akan lebih akurat dan riil
• Buat manajemen persetujuan sederhana dalam penggunaan petty cash, sehingga ada kontrol akhir untuk pengeluaran ini
• Lakukan audit sederhana secara berkala pada pengeluaran rekening kas kecil ini, dan pastikan semua sesuai dengan perencanaan dan peruntukannya
• Buat kategori jelas pada pengeluaran kas kecil, agar pencatatan lebih relevan dan jelas
• Lakukan perencanaan dan penerapan metode petty cash yang tepat, sesuai dengan kebutuhan bisnis yang Anda miliki

Baca Juga: 3 Fungsi Opportunity Cost, Cara Menghitung, dan Contohnya

Pengelolaan keuangan perusahaan, baik dalam skala besar maupun skala kecil seperti petty cash ini, idealnya direncanakan dan dieksekusi dengan baik, sehingga tujuan anggarannya dapat tercapai. Jelas, Anda bisa menggunakan produk dari R1, yakni Financial Management untuk membantu urusan ini.

Financial Management dari R1 untuk Bisnis Anda

Penggunaan Financial Management dari R1 dapat membantu Anda untuk mengoptimalkan semua jenis pengelolaan keuangan yang diperlukan, termasuk petty cash. Dalam produk ini tersedia dua fitur utama yang berguna untuk Anda, Cash FLow Management dan Account Payable yang dapat dioptimalkan untuk berbagai kebutuhan keuangan perusahaan. Segera hubungi layanan pelanggan kami, dan dapatkan produk terbaik dari R1 sekarang juga!