Serba-serbi Warehouse Management System dan 5 Manfaatnya

Jika saat ini Anda sudah berkecimpung dalam sebuah bisnis skala menengah. Pastinya Anda sudah mulai memiliki stok gudang yang harus Anda kelola. Banyak pengusaha yang masih menggunakan sistem manual dalam memanajemen stok gudang mereka. Namun tahukah Anda, saat ini telah hadir warehouse management system. Yaitu sebuah sistem berbasis digital yang akan memudahkan Anda untuk mengatur barang persediaan.

Apa dan bagaimana warehouse management system tersebut? Mari kita pelajari bersama melalui artikel di bawah ini.

Apa Itu Warehouse Management System?

Warehouse Management System adalah sistem yang berperan penting untuk membuat operasional pergudangan bisa berjalan dengan lancar dan sesuai dengan perencanaan yang telah dibuat.

WMS juga termasuk dalam sistem manajemen gudang yang memiliki peran utama di dalam supply chain. Sistem ini juga dapat mengontrol dan memantau berbagai macam proses yang terjadi di gudang, seperti pengambilan, pengiriman, penerimaan, dan penyimpanan barang.

Kini, WMS sudah mengalami perkembangan yang semakin baik terkait fitur yang dibutuhkan gudang. Beberapa di antaranya, saat ini WMS sudah dilengkapi dengan barcode scanner, email, dan fitur lainnya.

WMS yang sudah dilengkapi dengan berbagai fitur tersebut diharapkan menjadikan semua prosedur di gudang dapat terkomputerisasi dan mampu menangani berbagai pengiriman serta penerimaan barang secara otomatis. Selain itu, WMS yang sudah terkomputerisasi akan mampu mengelola berbagai fasilitas penyimpanan dan juga pengelolaan stok barang di gudang.

Prinsip WMS

Dalam praktiknya, ada beberapa prinsip WMS yang biasa digunakan, antara lain:

1. First In, First Out (FIFO)

Prinsip yang pertama adalah First In First Out (FIFO). Prinsip ini dijalankan dengan mengatur barang yang masuk ke dalam gudang lebih dulu harus dikeluarkan lebih dulu juga ketika dibutuhkan.

FIFO merupakan salah satu prinsip yang paling banyak digunakan pada sistem pergudangan bisnis ritel karena dapat menghindarkan risiko expired dari sebuah barang.

2. Last In First Out (LIFO)

LIFO merupakan prinsip WMS yang biasanya diaplikasikan pada gudang industri yang produknya tidak bisa kedaluwarsa, seperti kain, batu bata, kayu, dan lain sebagainya. Stok barang yang terakhir masuk ke gudang akan keluar terlebih dahulu.

3. First Expired First Out (FEFO)

Prinsip terakhir WMS adalah menggunakan FEFO, yang kurang lebih implementasinya lebih mirip dengan FIFO. Hanya saja produk yang akan dikeluarkan terlebih dahulu adalah yang memiliki tanggal kadaluarsa paling awal. Prinsip FEFO banyak dilakukan oleh usaha yang bergerak di bidang kuliner, obat-obatan, kecantikan dan lain sebagainya.

Baca Juga: Memahami Stok Barang dan Tips Mudah Menyusun Laporan Stok Barang

Cara Kerja Warehouse Management System

Jika Anda tertarik menggunakan sistem WMS untuk gudang bisnis Anda, Anda perlu mengetahui cara kerja sistem WMS agar pengelolaan gudang semakin maksimal. Yuk, simak penjelasannya berikut ini!

1. Receiving

Receiving ini meliputi proses penerimaan produk untuk disimpan di dalam gudang, proses verifikasi, serta pemeriksaan jumlah barang dan kondisi barang.

Supaya proses penerimaan dapat berjalan lancar, Anda perlu melakukan pengecekan secara menyeluruh terhadap setiap barang yang masuk ke gudang sebelum dilanjutkan dengan proses penyimpanan atau pengiriman.

Proses receiving barang dalam WMS meliputi proses penginputan barang yang baru datang menggunakan input data Purchase Order (PO) yang dilakukan secara manual maupun otomatis, sehingga akan memudahkan staff gudang dalam meng-update database barang di dalam gudang penyimpanan.

2. Put Away

Put away adalah proses pergudangan yang meliputi proses perpindahan barang ke lokasi penyimpanan yang sesuai dengan lokasinya. Apabila Anda gagal dalam menempatkan barang sesuai lokasi penyimpanannya, tentunya hal ini akan mengganggu jalannya aktivitas pergudangan, bukan? Staff gudang juga akan kesulitan untuk menemukan barang yang dicari, sehingga proses pelacakan dan pendataan barang tersebut akan memakan waktu yang lama. Karena itu, proses put away sangat penting agar aktivitas pergudangan dapat berjalan lebih maksimal dan efisien.

Proses put away dalam WMS dimulai dengan memindai barcode barang, yang nantinya entri ini akan berguna untuk mengetahui lokasi penyimpanan barang.

3. Picking

Picking merupakan proses pengambilan barang untuk memenuhi pesanan customer. Jika proses ini tidak berjalan secara optimal, tentunya proses pengiriman barang kepada customer akan terhambat dan akan berimbas pada kepuasan konsumen terhadap layanan bisnis yang Anda jalani. Adanya picking ini sangat penting dilakukan agar semua proses pengambilan barang di gudang terkontrol dengan baik oleh sistem.

4. Packing

Pengemasan barang adalah proses mempersiapkan barang untuk dikirim kepada customer. Proses packing ini meliputi proses pengemasan barang dan memastikan barang dikemas dengan baik, sehingga meminimalisasi kerusakan barang.

Anda dapat mengetahui data barang secara akurat terkait berat, ukuran, dan dimensi barang dengan menggunakan sistem WMS ini. Agar barang yang dikirim aman dan tidak rusak, sistem WMS ini akan membantumu dalam mengetahui jenis serta jumlah bahan kemasan yang diperlukan saat packing.

5. Dispatching

Dispatching merupakan suatu aktivitas di dalam warehouse untuk menggerakkan kegiatan produksi melalui pelepasan pesanan dan instruksi yang diperlukan sesuai dengan waktu dan urutan operasi yang telah direncanakan sebelumnya. Aktivitas ini diwujudkan dalam route sheets dan jadwal pemuatan. Nantinya departemen dispatcher akan mengirimkan pesanan barang atau produk yang telah dipesan ke berbagai toko.

6. Return

Return merupakan salah satu proses yang paling dihindari dari alur proses pergudangan, tapi Anda harus tetap mengetahui proses return agar dapat mengantisipasinya.

Proses return ini perlu melewati berbagai tahapan tergantung dari kebijakan perusahaan. Namun, semakin meningkatnya permintaan pelanggan, proses return bisa menjadi semakin rumit, lho!

Dalam proses ini, Anda harus memastikan bahwa produk yang dikembalikan oleh konsumen dapat terlacak oleh sistem—termasuk history pemesanan dan alasan barang tersebut dikembalikan oleh konsumen.

Manfaat Menggunakan Warehouse Management System

Penggunaan WMS untuk bisnis tentunya memiliki banyak keuntungan. Selain untuk optimalisasi proses penataan gudang, masih ada beberapa manfaat lain yang bisa Anda peroleh, antara lain:

1. Membantu Handling Proses Pergudangan dengan Cepat

WMS dapat membantumu dalam meningkatkan kecepatan proses pergudangan, sehingga sangat menghemat waktu. Pengoperasian WMS pada PC atau gadget lainnya juga sangat mudah sehingga semua transaksi dan pengelolaan barang masuk dan keluar gudang bisa dilakukan secara cepat.

2. Mudah Mengatur Lokasi Penyimpanan Barang

Apakah Anda selama ini kesulitan dalam mengatur lokasi penyimpanan barang secara optimal? Nah, dengan menggunakan WMS, Anda dapat mudah mengatur sistem penyimpanan dengan membuat lokasi penyimpanan barang tersebut di dalam sistem WMS. Anda juga bisa mengaplikasikan perhitungan persediaan akhir dengan metode First In, First Out (FIFO).

3. Meningkatkan Pelayanan kepada Pelanggan

Pada point satu di atas telah dijelaskan sebelumnya bahwa cara kerja WMS menggunakan sistem picking. Adanya picking pada WMS inilah yang membuat pelanggan puas karena proses pengambilan dan pengiriman barang bisa dikontrol oleh sistem.

4. Mengurangi Pengeluaran Perusahaan

Dengan menerapkan sistem manajemen gudang secara digital, biaya yang harus dikeluarkan perusahaan menjadi lebih sedikit karena sistem WMS yang telah dibuat secara rapi dan terstruktur.

5. Meningkatkan Efektivitas dan Efisiensi

Penggunaan WMS dapat membantu meningkatkan efektivitas dan efisiensi pekerjaan. Jadi karyawan bisa menghemat waktu karena semua informasi terkait produk sudah tersimpan di sistem dan staf pun tidak membutuhkan banyak waktu dalam mencari produk yang dibutuhkan customer.

Manajemen Pergudangan secara Mudah Bersama R1

Warehouse Management System adalah sistem yang sangat krusial bagi Anda yang memiliki bisnis yang bergerak di bidang ritel. Sistem WPS dibutuhkan untuk mendukung manajemen gudang yang semakin baik, Misalnya perihal pengiriman barang yang efisien dan tepat waktu sehingga sangat berpengaruh pada konsumen.

Apabila Anda memiliki bisnis UMKM dan ingin memastikan persediaan stok masuk dan keluar Anda aman, Anda dapat menggunakan aplikasi R1 yang memiliki fitur inventory material management. R1 juga memiliki fungsi dalam pengelolaan penyimpanan barang dengan kategori bahan berdasarkan nomor batch, pemasok atau pelanggan.

Dengan sistem pencatatan otomatis R1, Anda akan terhindar dari kemungkinan tingginya angka duplikasi data yang akan mempengaruhi fakta dalam laporan inventaris.

Kepraktisan fitur yang ditawarkan aplikasi R1 akan membantu segala operasional bisnis yang Anda jalani. Anda juga bisa melihat banyak keuntungan dari penggunaan aplikasi ini. Jadi, tinggalkan cara lama dan mulai dengan R1 sebagai solusi sukses Anda.