6 Jenis Faktur atau Invoice dan Fungsinya bagi Perusahaan

Salah satu dokumen pendukung yang membuktikan bahwa transaksi keuangan sah adalah faktur. Sering disebut juga sebagai invoice, faktur adalah rincian atau daftar barang yang akan dikirim kepada pembeli. Karena berkaitan dengan barang dan proses penjualannya, faktur memiliki jenis dan fungsi yang beragam. Simak detailnya dengan mengikuti penjelasan di bawah ini.

Faktur dan Cara Kerjanya

Lebih detail, faktur adalah dokumen yang dikeluarkan perusahaan dan berisi tentang rincian daftar barang beserta informasi yang mengikutinya. Daftar ini merupakan bentuk kesepakatan jual beli antara dua pihak yang memang diterbitkan dalam beberapa lembar. Sehingga nantinya, pihak pembeli juga akan mendapatkan dokumen faktur.

Cara kerja faktur dimulai ketika perusahaan telah mendapatkan pesanan dari pembeli. Namun dalam hal ini pembeli belum melakukan pembayaran. Itulah kenapa faktur muncul sebagai bukti kesepakatan jual beli. Sehingga faktur tidak hanya memuat daftar pesanan saja, namun juga cara pembayaran yang disepakati bersama. Baik itu secara tunai maupun kredit dan segala ketentuannya. Kemudian faktur inilah yang nantinya akan menjadi dasar membuat surat tagihan dan berbagai fungsi dalam kaidah akuntansi lainnya.

Jenis Faktur

1. Faktur Penjualan

Jenis faktur pertama adalah faktur penjualan yang diterbitkan ketika pembeli telah menerima barang yang dipesan. Dokumen ini dikeluarkan oleh penjual dan berisi informasi lengkap mengenai barang apa saja yang dipesan, waktu pengiriman, jumlah yang harus dibayarkan, hingga identitas kedua belah pihak. Sehingga faktur ini juga dapat menjadi bukti kerja sama jual beli yang sah antara penjual dan pembeli.

2. Faktur Pembelian

Kebalikan dari jenis pertama, faktur pembelian berfungsi sebagai bukti bahwa barang atau produk telah dibeli. Jika perusahaan penjual mengeluarkan faktur penjualan, maka faktur pembelian akan menjadi lampiran yang nantinya akan diberikan kepada pembeli. Apabila proses pembelian tersebut belum dilunasi, faktu pembelian dapat menjadi dokumen penagihan.

3. Faktur Biasa

Faktur biasa memiliki komponen yang jauh lebih sederhana dan digunakan pada transaksi yang paling umum. Dokumen yang sering disebut sebagai tagihan penjualan ini berisi informasi pokok, seperti nama dan banyaknya barang beserta total harga yang harus dibayar. Jenis faktur penjualan dan faktur pembelian di atas juga bisa dimasukkan dalam jenis faktur biasa.

4. Faktur Proforma

Terdapat kondisi dimana penjual memerlukan waktu secara bertahap untuk memenuhi permintaan pembeli. Misalnya, karena barang yang dibeli dalam jumlah besar atau sulit dicari sehingga pengiriman membutuhkan beberapa waktu. Untuk kondisi ini, penjual akan mengeluarkan faktur proforma sebagai bukti penjualan sementara. Pembeli akan menerima faktur proforma selama barang atau produk belum diterima seluruhnya. Kemudian faktur ini akan diganti dengan faktur pembelian jika proses distribusi selesai.

5. Faktur Konsuler

Berikutnya adalah jenis faktur yang melibatkan 2 atau lebih negara dalam proses jual beli. Faktur konsuler digunakan untuk transaksi ekspor dan impor sehingga dokumen ini akan membutuhkan pihak negara dalam pengesahannya. Tidak hanya informasi yang lebih kompleks, faktur jenis ini juga membutuhkan persetujuan dari banyak pihak. Diantaranya adalah atase perdagangan, konsuler, dan kedutaan besar dari kedua negara.

6. Faktur Pajak

Sesuai dengan namanya, faktur ini dikeluarkan sebagai dokumen penagihan pungutan pajak. Faktur yang dikeluarkan instansi pajak ini akan didapatkan perusahaan ketika telah melakukan lapor pajak.

Baca Juga: Berkenalan Dengan Faktur Pajak Bisnis, Dokumen Wajib Pengusaha Kena Pajak

Manfaat Faktur secara Umum

1. Memudahkan Proses Pelaporan

Dalam membuat laporan keuangan, akuntan akan membutuhkan dokumen bukti transaksi. Faktur menjadi salah satu dokumen yang akan dikumpulkan dan diolah dalam proses akuntansi. Semakin baik sistem penerbitan faktur, maka semakin mudah pulan proses pelaporan.

2. Mendukung Pengelolaan Transaksi

Selain itu, dengan informasi lengkap didalamnya, faktur mampu membantu pengelolaan transaksi jual beli. Dengan melihat besarnya tagihan, penjadwalan transaksi, dan info lainnya, perusahaan akan lebih mudah mengirimkan barang. Kemungkinan terjadi kesalahan pengiriman juga akan terhindari.

3. Menjadi Rujukan untuk Pembeli

Ketika pembeli ingin menjual kembali barang yang dikirim penjual, faktur dapat menjadi rujukan yang diakui. Faktur dapat menjadi bukti bahwa produk benar-benar berasal dari perusahaan tertentu sehingga dapat dipastikan keasliannya.

4. Menjadi Bahan Analisis bagi Penjual

Ketika data faktur diolah bersama dokumen transaksi yang lain, perusahaan akan memiliki laporan produk yang mendapat permintaan tertinggi. Sehingga keputusan yang berkaitan dengan peningkatan penjualan juga lebih cepat ditentukan. Misalnya, keputusan untuk memberi potongan harga, pelayanan kirim gratis, dan sebagainya.

Baca Juga: 6 Jenis Transaksi Keuangan Perusahaan dan Contoh Penerapannya

Melihat betapa besarnya manfaat dari faktur adalah tanda bahwa perusahaan perlu membuat proses pembuatannya menjadi lebih mudah. Jangan sampai proses penjualan dan distribusi terganggu karena pembuatan faktur yang lambat atau bahkan menumpuk dan menunggu untuk dikerjakan. Salah satu cara menghindari adanya keterlambatan adalah dengan menggunakan platform digital yang telah dirancang khusus. R1 hadir sebagai penyedia jasa pengolahan data akuntansi, termasuk faktur, yang efektif dan efisien. Dikatakan demikian karena tidak hanya memiliki fitur untuk faktur saja, Financial Management milik R1 juga mampu mengelola finansial perusahaan secara menyeluruh dari hulu hingga hilir. Untuk info manfaat lebih detail dari R1, Anda dapat mengunjungi kami di sini.