Menerapkan siklus akuntansi memang membutuhkan kecermatan tinggi dalam mengklasifikasikan suatu transaksi. Salah satunya adalah transaksi yang mengharuskan perusahaan mengeluarkan uang. Selain berupa biaya operasional, setiap bisnis juga pasti mengeluarkan beban. Dalam ilmu akuntansi, beban atau expenses adalah komponen yang akan mengurangi pendapatan. Komponen ini akan memengaruhi laba atau rugi yang dialami suatu bisnis. Mari mengenal perbedaan akun expenses dan akun cost atau biaya.

Expenses (Beban) dan Cost (Biaya)

Menurut Staandar Auntansi Keuangan, beban atau dalam istilah bahasa Inggris disebut sebagai expenses adalah penurunan manfaat ekonomi selama satu periode akuntansi dalam bentuk arus kas keluar. Akun beban akan memengaruhi laporan laba bersih dalam bisnis, termasuk mengurangi akun pendapatan. Contoh beban paling umum yang ditemui dalam bisnis adalah beban pemeliharaan kendaraan operasional dan beban penyusutan nilai aktiva.

Sedangkan biaya atau cost adalah pengeluaran yang dikeluarkan bisnis sebagai modal dengan periode lebih dari satu tahun. Contoh paling mudah untuk pengeluaran yang termasuk dalam biaya adalah pengadaan mobil perusahaan, penyewaan gedung, dan sebagainya.

Agar lebih memudahkan Anda memahami perbedaan beban dan biaya, simak ilustrasinya berikut ini. Ketika perusahaan membutuhkan transportasi untuk mempermudah operasional, tim pengadaan melakukan pembelian mobil. Dalam waktu 2 tahun, mobil tersebut membutuhkan perbaikan menyeluruh. Selain perbaikan, nilai mobil juga menyusut jika dibandingkan saat pertama kali membeli. Maka, dana yang keluar untuk membeli mobil adalah biaya. Sedangkan kegiatan perbaikan dan penyusutan nilai aktiva mobil termasuk dalam beban. Meski termasuk dalam pengeluaran, keduanya memiliki skema yang berbeda. Simak perbedaan detailnya berikut ini.

Perbedaan Beban dan Biaya Lebih Rinci

Karakteristik paling terlihat dari beban dan biaya adalah nilai atau nominalnya, biaya biasanya memiliki nilai nominal besar namun tidak setiap periode akuntansi terjadi. Sedangkan beban cenderung memiliki nilai lebih kecil dan lebih sering terjadi pada satu periode.

Berkaitan dengan periode akuntansi, beban menjadi pengeluaran yang berasal dari akun pendapatan dengan periode kurang dari satu tahun. Sebaliknya, biaya menjadi pengeluaran yang berasal dari akun modal dengan periode lebih dari satu tahun.

Lebih rinci dalam siklus akuntansi, akun biaya pasti akan menjadi aktiva karena terdapat manfaat yang belum dirasakan dan akan didapatkan pada masa yang akan datang. Itulah kenapa biaya sering muncul sebagai akun biaya penyusutan aktiva. Sedangkan akun beban sifatnya hanya dapat dipakai sekali waktu tanpa ada manfaat masa depan atau manfaatnya sudah dirasakan. Lebih lanjut dalam laporan keuangan, biaya akan masuk dalam laporan neraca sedangkan beban akan masuk dalam laporan laba rugi.

Kemudian jika dilihat dari dampaknya terhadap struktur modal, biaya memiliki dampak yang dirasakan langsung. Ketika perusahaan mengeluarkan dana besar sebagai biaya, misal membeli aset, maka modal juga akan berkurang. Sifat aset juga ikut memengaruhi seberapa kuat biaya menguras akun modal. Ketika aset tidak lancar, struktur modal menjadi semakin lemah. Sedangkan beban dapat dikatakan tidak memiliki dampak terhadap struktur modal. Beban justru akan berpengaruh pada margin keuntungan perusahaan.

Klasifikasi Expenses atau Beban

1. Beban Administrasi

Sesuai dengan namanya, beban administrasi adalah beban operasional yang berkaitan dengan kebutuhan administrasi. Beberapa contoh untuk beban administrasi adalah telepon, listrik, air, alat tulis kantor, pajak, dan sebagainya.

2. Beban Penjualan

Lalu beban penjualan adalah segala dana yang keluar untuk menghasilkan produk dan menyiapkan produk sehingga siap untuk dijual. Termasuk didalamnya beban untuk kegiatan promosi dan pengiriman produk kepada pelanggan.

3. Beban Lain-Lain

Beban lain-lain adalah semua beban yang tidak berkaitan langsung dengan kegiatan utama perusahaan. Beberapa contoh beban lain-lain yang umum muncul adalah beban bunga, beban rugi penjualan surat berharga atau aset tetap lain.

Baca Juga: Mengenal Biaya Operasional, Mulai dari Komponen Hingga Cara Menghitungnya

Fungsi Expenses

Menghitung expenses dapat membantu perusahaan mengetahui besaran sumber daya yang dikeluarkan dalam satu periode akuntansi. Karena pada dasarnya beban dilakukan untuk membiayai kebutuhan operasional bisnis sehari-hari. Selain itu, bisnis Anda juga akan mendapatkan angka keuntungan atau laba bersih dari hasil penjualan selama periode tersebut setelah dikurang dengan beban yang keluar. Dalam jangka panjang, perusahaan dapat memetakan aset sebelum melakukan pengadaan barang dan/atau jasa. Artinya, beban pemeliharaan untuk aset tersebut akan lebih terkontrol dan pengeluaran perusahaan akan dilakukan sesuai dengan kebutuhan operasional.

Baca Juga: Simak 3 Cara Menghitung Biaya Overhead Pabrik dan Fungsinya

Beban atau expenses adalah salah satu bagian dari penyusunan laporan keuangan yang tak bisa ditinggalkan. Fungsinya sama penting dengan akun lain dalam siklus akuntansi. Akan jauh lebih mudah jika akuntan Anda dibantu oleh sistem teknologi yang cepat dan mudah digunakan. R1 melalui Accounting Management dapat membantu Anda mengelola aktivitas akuntansi lebih efektif dan efisien. Tidak hanya proses pelaporan, data dari periode akuntansi sebelumnya pun dapat diakses kapanpun dan dimanapun untuk memudahkan Anda mengambil keputusan ekonomi. Temukan lebih banyak manfaat dari fitur R1 dengan mengikuti tautan ini.