Di era yang serba digital seperti sekarang ini, sudah menjadi hal wajar jika sebuah perusahaan berskala menengah hingga besar menggunakan layanan ERP System. ERP System adalah satu paket modul yang dapat digunakan untuk meningkatkan efisiensi dan efektivitas kerja di setiap bagian perusahaan.

Untuk dapat menggunakan ERP System dengan baik, tentu Anda wajib memahami terlebih dahulu konsep ERP yang digunakan saat ini. ERP adalah singkatan dari Enterprise Resource Planning yang belakangan semakin banyak digunakan oleh perusahaan.

Berikut sedikit penjelasan mengenai konsep ERP System secara umum, dan sedikit gambaran mengenai cara kerjanya.

Konsep ERP di Dalam Perusahaan

Setiap perusahaan idealnya memiliki database yang dikelola dengan baik, sebagai dasar pertimbangan dan pengambilan keputusan. Database ini menjadi dasar bagi operasional perusahaan, mulai dari urusan kegiatan sehari-hari hingga evaluasi dan dasar pertimbangan pengambilan keputusan demi kelangsungan perusahaan.

Biasanya database ini akan dikelola masing-masing divisi, dalam rangka efisiensi dan menjaga keamanan data. Namun ketika perusahaan menggunakan layanan ERP System, maka perusahaan telah melangkah maju dalam urusan pengelolaan database ini.

Mengapa?

Sebab pengelolaan database yang dimiliki akan diintegrasikan dalam satu sistem terpadu, sehingga semua proses yang berkaitan dengan data akan menjadi lebih efisien. Secara umum, kemajuan ini juga akan membawa progres pada produktivitas perusahaan.

Sistem ERP dan Fungsinya untuk Pengelolaan Perusahaan

Fungsi dari ERP System adalah menyederhanakan berbagai aktivitas operasional harian dan rutin yang terjadi di dalam perusahaan. Dengan otomatisasi yang dilakukan, banyak hal bisa diselesaikan lebih cepat sehingga produktivitas perusahaan meningkat.

Sebaga jabaran atas fungsi tersebut, berikut selengkapnya.

1. Merancang dan Mengelola Sistem Informasi

Dengan data yang dimiliki pada database ERP System, maka semua informasi bisa dikelola dan dimanfaatkan sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Setiap orang dan bagian bisa mendapatkan akses pada dokumen atau data yang diperlukan tanpa perlu melakukan konfirmasi yang bertingkat.

Akses yang dibagikan secara langsung bisa dikelola pada pembatasan tertentu yang dikehendaki. Pengelolaan sistem informasi lebih efektif, dan seluruh data perusahaan akan terintegrasi dengan baik.

2. Meningkatkan Efisiensi Perusahaan

Aktivitas harian yang sudah didukung oleh keberadaan ERP System dapat dipastikan meningkat efisiensinya. Hal ini dikarenakan proses pengecekan ulang data bisa terjadi dengan mudah, tanpa harus menunggu data atau konfirmasi dari pihak lain.

Semua data yang tercantum dalam database adalah data aktual dan valid. Saat diperlukan, data ini bisa dengan cepat diolah tanpa perlu menunggu proses konvensional yang berbelit.

3. Proteksi Data Perusahaan

Ketiga, terkait dengan keamanan data yang dimiliki perusahaan. Proteksi data yang ada akan ditingkatkan dan terjamin. Perusahaan tak lagi perlu khawatir terkait urusan kebocoran data, sebab perlindungan yang diberikan pasti akan berlapis demi menjamin kerahasiaan data perusahaan.

Ketika akses yang diberikan sudah sesuai dengan kebutuhan, Anda bisa melakukan kontrol dengan mudah. Setiap bagian akan menggunakan dan mengakses data yang diperlukan. Ketika ada data lain yang diperlukan, permintaan akses akan masuk kepada pengelola untuk diproses lebih lanjut.

Cara Kerja ERP System adalah Sebagai Berikut

Sebenarnya cara kerja ERP System adalah hal yang tidak terlalu sulit dipahami. Perusahaan akan memiliki database yang dikelola dengan bantuan layanan pihak penyedia jasa ERP. Beberapa modul akan diberikan pada paket penggunaan layanan tersebut.

Setiap modul ini bisa dimanfaatkan oleh bagian yang berkepentingan, misalnya modul Sales & Distribution untuk membantu fungsi bagian pemasaran dan penjualan. Nantinya, data yang masuk dari bagian ini akan masuk ke arsip database, dan bisa dilihat dan dimanfaatkan oleh bagian lain yang memerlukannya. Hal ini berlaku untuk setiap bagian di perusahaan.

Level staf yang lebih tinggi, seperti manajer misalnya, akan memiliki akses pada semua jenis informasi yang dibutuhkan. Akses ini dikelola dan bisa diatur dengan baik sesuai kebutuhan, hingga akses tingkat staf biasa.

Kolaborasi terkait pekerjaan bisa terjadi dengan baik bermodalkan dasar data yang sama. Data di dalam database akan terus diperbarui setiap saat, dan perubahan akan dapat langsung terlihat pada database tersebut.

Tentu saja, dengan begini akan tersaji data yang akurat, valid, dan aman, sehingga operasional perusahaan bisa lebih baik dari waktu ke waktu.

Kelebihan dan Kekurangan Penggunaan Layanan ERP

Untuk faktor kelebihan, tersirat secara jelas pada poin-poin sebelumnya. Namun agar lebih jelas, akan dituliskan pula pada bagian ini. Di samping itu, ERP System adalah entitas yang seimbang, sehingga juga tetap memiliki tantangan yang harus dihadapi oleh penggunanya.

Kelebihan ERP System

• Mengurangi biaya operasional
• Proses bisnis dan pengelolaan data lebih terintegrasi
• Peningkatan kolaborasi setiap divisi dan bagian
• Meningkatkan produktivitas perusahaan
• Pengelolaan bisnis menjadi semakin kondusif
• Membantu menyediakan data terkait dengan pengambilan keputusan

Tantangan Penggunaan ERP System Konvensional

• Biaya awal yang terbilang besar
• Sulitnya karyawan dan staf dalam beradaptasi dengan sistem baru
• Sistem yang rumit, sehingga membutuhkan waktu untuk integrasi optimal

Tapi bagaimana jika tantangan penggunaan ERP System ini bisa dijawab oleh R1?

Salah satu contoh sistem ERP yang tersedia di Indonesia saat ini adalah R1. Menyajikan layanan ERP System adalah salah satu fokus yang dimiliki R1, dalam kontribusinya pada kemajuan industri di Indonesia. R1 memiliki sejumlah kelebihan, antara lain membantu mengelola performa perusahaan, memberikan modul built-in reporting, menyediakan pencatatan terintegrasi, tidak memerlukan initial investment karena bersifat layanan berlangganan, serta memiliki sistem yang berstandar jelas untuk kebutuhan berbagai jenis industri. Dengan fitur selengkap ini, R1 siap jadi partner Anda dalam pengembangan bisnis yang Anda miliki!