Salah satu unsur utama dalam mengelola perusahaan adalah memiliki sistem yang baik. Ketika sistem mampu berjalan dengan baik maka produktivitas perusahaan berjalan dengan efektif dan keuntungan perusahaan akan meningkat. Jika perusahaan ingin mencapai kedua hal tersebut, sistem enterprise resource planning dapat menjadi panduan dalam pengelolaannya.

Software enterprise resource planning atau yang biasa disebut dengan ERP software mampu mengelola perusahaan mulai dari aktivitas produksi, keuangan, distribusi sumber daya manusia dan lainnya. Keseluruhan sistem berjalan secara otomatis sehingga data dapat terpantau dengan rinci dan detail. 

Untuk memahami lebih lanjut tentang enterprise resource planning, di bawah ini adalah artikel mengenai pengertian, manfaat, ciri hingga pentingnya ERP software bagi perusahaan. 

Apa Itu Enterprise Resource Planning

Enterprise resource planning adalah perangkat lunak yang digunakan untuk mengelola dan mengintegrasikan aktivitas operasional dalam bisnis. Ada banyak perusahaan yang telah menggunakan ERP software. Sebab, dengan ERP, perusahaan akan berjalan dengan optimal. 

Dalam sejarah enterprise resource planning, aplikasi ini telah berkembang sejak 1970-an. Mulanya bernama Material Requirement Planning (MRP). Seiring perkembangan waktu, karena banyaknya kebutuhan perusahaan akan software ini, disempurnakan secara desainnya. Kemudian, sejak tahun 2000an, berganti nama menjadi enterprise resource planning. 

Penyimpanan ERP beralih menjadi sistem cloud karena ruangnya yang tidak terbatas dan dapat diakses kapanpun.dan di mana pun. Perkembangan ERP semakin pesat hingga fungsinya mampu membantu segala kebutuhan perusahaan. 

Jika banyak kegunaan yang dimiliki software ERP, lalu bagaimana cara memilih yang terbaik?

Ciri-Ciri Software ERP Terbaik

Ada beberapa ciri yang perlu Anda ketahui tentang bagaimana memilih software ERP yaitu:

1. Menyajikan Data secara Real Time

Ketika ingin mengetahui mana software ERP yang tepat dan terbaik maka pilihlah yang mampu menyajikan data secara transparan dan real time. Kemudian, seluruh penggunanya memiliki akses yang sama untuk mengamati data secara real time.

2. Memahami Kebutuhan Perusahaan

Setiap perusahaan pasti memiliki masalah dan kendalanya masing-masing. Maka dari itu, ketika perusahaan memahami bagaimana cara mengatasi masalah dan apa saja yang menjadi kebutuhan perusahaan, gunakan enterprise resource planning yang sesuai. 

3. Vendor ERP yang Terpercaya 

Satu hal yang perlu Anda ketahui tentang bagaimana memilih software ERP yang tepat adalah banyaknya klien yang pernah dan masih menggunakannya. Hal ini dapat menjadi rekomendasi bagi perusahaan sehingga software ERP itulah yang tepat untuk memenuhi kebutuhan perusahaan. 

Manfaat Software ERP

Setelah memahami tentang ciri-ciri software ERP yang terbaik maka inilah manfaat yang bisa perusahaan dapatkan ketika menggunakan software tersebut yaitu:

1. Menjadi Lebih Efisien

Efisiensi menjadi kunci bagaimana mengelola perusahaan dengan baik. Ketika perusahaan menggunakan software ERP maka aktivitas seperti honorarium karyawan, pembelian aset, manajemen laporan keuangan dapat dilakukan secara otomatis. 

2. Meningkatkan Kolaborasi

Koordinasi antar perusahaan harus semakin baik terutama untuk pembagian tugas di setiap divisi. Hadirnya enterprise resource planning akan memperkuat jalinan koordinasi dan membentuk kolaborasi antar divisi. Hal ini disebabkan tiap divisi mampu mengakses data satu dengan lainnya. 

3. Menghemat Biaya Operasional

Salah satu hal yang paling diinginkan oleh perusahaan adalah bagaimana meminimalisir biaya operasional. Hal tersebut dapat dilakukan apabila perusahaan mengaplikasikan software ERP. Sebab, segala pekerjaan yang terbiasa dengan sistem manual akan tersubstitusi menjadi otomatis. Ketika mampu bekerja secara otomatis maka akan mengurangi biaya tenaga kerja. 

4. Keamanan Data Lebih Terjamin

Digitalisasi menjadi kunci untuk menuai kesuksesan perusahaan. Hal itulah yang patut diperhatikan mana kala perusahaan menerapkan software ERP. Dengan teknologi digital, seluruh akses menjadi lebih cepat dan terjamin. Hal ini disebabkan segala akses dapat terpantau selama 24 jam sehingga jaminan keamanan pasti baik. 

5. Membuat Prediksi Bisnis Menjadi Lebih Baik

Salah satu contoh dari penggunaan ERP adalah laporan dapat diakses secara real time, lengkap hingga konsisten. Maka dari itu, inilah yang dibutuhkan oleh perusahaan. Ketika menerima laporan tersebut, seluruh stakeholder yang terkait termasuk pimpinan akan mendiskusikan dan membuat perencanaan untuk periode mendatang. Oleh karena sifatnya yang real time akan mudah untuk menentukan kebijakan yang lebih baik. 

Seiring perkembangannya waktu software ERP telah banyak digunakan oleh perusahaan. Hal ini disebabkan pengelolaan lebih terjamin dan akses laporan selalu real time. 

Ketika mampu memahami ciri-ciri dan manfaat dari enterprise resource planning, perusahaan dapat menerapkan sistem ERP. R1 memiliki sejumlah kelebihan dalam mengelola perusahaan antara lain:

(1) Mengelola performa perusahaan yaitu proses data secara real-time membantu kontrol dan pengelolaan perusahaan secara cepat dan tepat. 

(2) Built-in reporting yaitu fitur reporting yang membantu untuk proses penyajian data sesuai dengan kebutuhan pengguna.

(3) Pencatatan terintegrasi, yaitu: sistem pencatatan dan pengoperasian secara terintegrasi untuk produktivitas bisnis.

(4) Tanpa initial investment yaitu aplikasi berbasis Cloud dengan sistem Subscription memudahkan pengguna untuk memiliki sistem tanpa investasi biaya yang besar.

(5) Standardized yaitu aliran proses bisnis yang telah terstandarisasi dengan best practice di multi industri.