Menilik 9 Fungsi dan Cara Membuat Buku Besar untuk Bisnis Anda

Ringkasan setiap transaksi yang dilakukan perusahaan, baik secara internal atau eksternal, wajib tercatat dengan baik dan sistematis. Berkas yang kemudian menjadi ‘rumah’ untuk segala catatan ini adalah buku besar, yang dalam dunia akuntansi memiliki peran krusial untuk perusahaan dan bisnis.

Tentu saja artikel ini akan membahas lebih jauh dan berusaha mengupas secara tuntas terkait buku besar yang memiliki peran krusial ini. Anda, sebagai pengusaha, wajib memahami secara mendalam perangkat ini, agar dapat mengelola perusahaan dengan cermat dan efektif.

Apa Itu Buku Besar?

Buku besar, juga disebut dengan istilah book of final entry, merupakan alat yang digunakan untuk mencatat seluruh perubahan yang terjadi dalam akun karena terjadinya transaksi keuangan. Dokumen ini sendiri jadi tempat terakhir pencatatan dan rekapitulasi berbagai catatan lin yang lebih kecil, atau dalam berbagai jenis jurnal akuntansi yang dimiliki perusahaan.

Data yang masuk ke dalam buku besar kemudian menjadi acuan utama pembuatan laporan neraca dan laporan laba rugi, yang perannya juga besar dalam pengelolaan perusahaan. Nantinya jumlah bukunya sendiri bisa berbeda, tergantung dengan kondisi keuangan, volume transaksi, aktivitas yang dijalankan, serta informasi yang dibutuhkan perusahaan.

9 Fungsi Utama dari Buku Besar dalam Bisnis

Seperti diungkapkan sebelumnya, dokumen ini memiliki peran krusial dalam aktivitas akuntansi dan bisnis yang dijalankan perusahaan. Jika kemudian dijabarkan, fungsi dari buku besar adalah sebagai berikut.

Pembaruan terhadap akun yang ada di buku besar umum dan setiap berkas data transaksi perusahaan
Bukti atau validasi dari data keuangan yang terkumpul
Media klasifikasi dan pencatatan kode data transaksi, dengan sumber acuan berbagai akun perusahan
Dasar penggolongan transaksi yang sudah tercatat dalam jurnal umum
Alat menggolongkan data keuangan perusahaan
Bahan dan sumber informasi penyusunan laporan keuangan dan laporan laba rugi
Catatan penyesuaian terhadap akun perusahaan
Alat rekapitulasi semua data transaksi yang tercatat dalam jurnal umum
Alat untuk mengetahui jumlah dan keadaan rekening serta akun secara nyata

Jika disimak satu per satu, fungsi dari book of final entry di atas benar-benar bersifat mendasar dalam menopang aktivitas akuntansi dan bisnis yang dijalankan perusahaan. Tidak heran rasanya jika pembuatan dan penyusunannya harus benar-benar dilakukan secara cermat, akurat, dan teliti.

Kesalahan pencatatan pada buku besar akan cukup merepotkan perusahaan, sebab revisi atau koreksi yang dilakukan bisa menjadi hal yang cukup rumit dilakukan. Di sisi lain, kesalahan dalam pencatatan juga dapat menjadi tanda ketidaktelitian staf yang ditugaskan, sehingga menurunkan performa perusahaan secara umum.

Pahami Cara Pembuatan yang Baik dan Benar

Untuk secara umum cara pembuatannya adalah sebagai berikut.

Pindahkan tanggal transaksi yang ada di jurnal umum, ke kolom tanggal di buku besar.
Pindahkan jumlah debit dan kredit sekaligus ke dalam kolom debit dan kredit di buku besar.
Masukkan nomor halaman jurnal atau Ref ke dalam kolom referensi.
Pindahkan penjelasan dan keterangan singkat dari jurnal umum ke buku besar.

Pembuatan buku besar di atas merupakan proses yang disederhanakan dan digunakan secara umum. Namun demikian nantinya untuk perusahaan dagang dan perusahaan jasa, pembuatan buku besarnya memiliki sedikit perbedaan.

Pembuatan untuk Perusahaan Dagang

Pertama siapkan lembar yang akan digunakan, idealnya dalam perusahaan dagang penggunaan software akuntansi telah umum dilakukan. Data buku besar untuk satu akun akan berada dalam satu excell yang sama.
Tulis tanggal transaksi pada kolom Tanggal, sesuai dengan apa yang tertera di jurnal umum.
Isi saldo awal akun pada baris pertama kolom buku besar. Data ini bisa diambil dari laporan neraca akhir tahun. Jika tidak tersedia saldo awal, dituliskan angka 0 pada saldonya.
Tulis keterangan atau uraian transaksi di kolom Uraian.
Tulis nomor referensi pada kolom Nomor Referensi, sesuai dengan jenis jurnal dan nomor halaman.
Tulis nominal transaksi sesuai dengan kolom Debit dan Kredit pada jurnal umum yang menjadi acuan.
Tulis jumlah saldo sesuai dengan hasil penambahan atau pengurangan dari tiap transaksi yang terjadi.
Saldo akhir book of final entry akan diperoleh pada akhir dari catatan tersebut.

Pembuatan untuk Perusahaan Jasa

Siapkan lembar yang akan digunakan.
Tulis tanggal transaksi di kolom Tanggal.
Tuliskan saldo awal tahun
Tulis keterangan atau uraian transaksi pada kolom Uraian.
Tulis nomor referensi pada kolom Nomor Referensi sesuai dengan jenis jurnal dan nomor halaman.
Tulis nominal transaksi sesuai kolom Debit atau Kredit pada jurnal yang bersangkutan.
Pada bentuk buku besar saldo rangkap, kolom Saldo akan dibagi menjadi saldo debit dan saldo kredit.
Tulis jumlah saldo sesuai dengan perubahan yang terjadi, dan diperoleh saldo akhir book of final entry untuk akun yang dipindahkan.

Untuk mengurus buku ini, sebenarnya perangkat lunak dan berbagai aplikasi akuntansi dapat memberikan banyak bantuan. Seperti R1 misalnya, dengan modul Accounting Management, dapat membantu pengelolaan aktivitas akuntansi perusahaan dalam setiap proses bisnis.

R1 dengan Modul Accounting Management

Accounting Management memiliki fitur utama berupa Enterprise Accounting dan Financial Reporting, yang dapat menunjang setiap aktivitas akuntansi yang diperlukan perusahaan Anda. Urusan buku besar tidak akan jadi hal yang menyita banyak waktu, sebab modul ini dapat diintegrasikan dengan sistem yang dimiliki perusahaan. Jadi, segera gunakan modul R1, Accounting Management, dan optimalkan pengelolaan akuntansi perusahaan Anda!

Alamat