Memahami Peran dan Fungsi Account Payable Staff bagi Perusahaan

Salah satu istilah yang cukup populer di dunia akuntansi adalah account payable. Istilah ini perlu dipahami oleh perusahaan supaya mudah untuk mengelola keuangan. Lalu, apa itu account payable? Bagaimana fungsi dan perannya di dalam perusahaan? Selengkapnya akan dibahas tuntas dalam artikel di bawah ini. 

Apa Itu Account Payable

Secara umum, account payable atau yang biasa disebut utang usaha adalah istilah yang digunakan oleh suatu perusahaan dalam membeli kebutuhan secara kredit. Selain itu, istilah ini juga digunakan untuk transaksi pembelian dengan sistem uang muka. Ketika barang telah diterima oleh perusahaan, pembayaran akan dilunasi. Perusahaan yang melakukan sistem account payable biasanya telah memiliki akad jual beli produk dan telah siap difungsikan oleh industri.

Peran dan Fungsi Account Payable

Ada beberapa peran penting yang patut diketahui oleh perusahaan dalam memanfaatkan account payable di antaranya:

• Meringankan Beban Perusahaan

Pencatatan pada utang usaha harus detail dan rapi. Sebab, hal tersebut akan berimplikasi pada keuangan perusahaan sehingga saran yang paling mudah adalah lunasi utang tersebut. Namun, catatan yang rapi akan membuat beban perusahaan sedikit berkurang.

• Mengetahui Tanggung Jawab Perusahaan

Ada tanggung jawab yang besar dan harus diselesaikan segera oleh perusahaan yaitu melunasi utang usaha. Hal ini perlu dilakukan agar hubungan dengan klien menjadi lebih lancar sehingga relasi antara klien dan perusahaan bisa tetap terjaga. 

Baca Juga: Memahami Perbedaan Vendor dan Supplier, Dua Peran Penting dalam Aktivitas Bisnis

Tugas Account Payable Staff

Dalam menjaga hubungan perusahaan dengan klien maka perusahaan memiliki staf pekerja yang mengurusi utang usaha. Tugas account payable officer staff adalah:

• Melakukan Koordinasi dengan Divisi Supply Chain

Ketika perusahaan melakukan pembelian barang maka ada bermacam-macam aktivitas di dalamnya yang melibatkan pihak lain. Aktivitas tersebut antara lain produksi, purchasing, supplier, hingga divisi manajemen persediaan. Untuk memudahkan koordinasi, seorang staf perlu membangun komunikasi yang baik dengan pihak-pihak tersebut. 

• Mampu Menganalisis Aktivitas Pembelian

Analisis adalah tugas penting yang perlu dilakukan oleh staf. Setiap aktivitas pembelian perlu dianalisis setelah dilakukan pencatatan. Staf pun perlu mengecek catatan tersebut, terutama apabila pencatatan dilakukan secara manual. Jika terdapat kesalahan, segera cek dan perbaiki.

• Pencatatan Aktivitas Pembelian

Catatan adalah aktivitas yang perlu dilakukan oleh staf. Dari catatan tersebut, staf akan mengetahui apakah data yang terekam sesuai dengan fakta di lapangan. Maka, staf perlu melakukan verifikasi dengan tepat sehingga catatan menjadi sesuai. 

• Pembayaran Utang Usaha

Ada tiga jenis pembayaran yang bisa dilakukan perusahaan yaitu:

• Cash After Delivery (CAD): Pembayaran yang akan dilakukan oleh staf ketika barang telah diantarkan vendor dan sampai di perusahaan. 

• Cash Before Delivery (CBD): Pembayaran yang akan dilakukan oleh staf sebelum barang diantarkan vendor dan tiba di perusahaan. 
• Pembayaran Dua Tahap: Pembayaran ini dilakukan sebanyak dua kali yaitu tanda jadi atau down payment sebelum barang diantarkan dan pelunasan dilakukan setelah barang tiba di perusahaan. 
• Buat Laporan dan Neraca Pembelian

Selain melakukan pencatatan, staf account payable juga perlu membuat laporan untuk diserahkan kepada manajer atau supervisor perusahaan. 

Tanggung Jawab Account Payable Staff

Sumber: freepik.com

Selain mengemban lima tugas, staf utang usaha juga memiliki tanggung jawab yang telah ditentukan oleh perusahaan yaitu:

• Seluruh aktivitas pembelian perlu dilakukan pencatatan dan pelaporan sebagai bukti dokumentasi secara fisik. 
• Melakukan pengawasan dan memastikan arus keluar masuk kas berada dalam kondisi sehat. Untuk memastikannya, staf perlu berkoordinasi dengan pihak-pihak yang terkait. 
• Melakukan pengarsipan juga merupakan tanggung jawab penting staf. Arsip dapat berupa dokumen fisik maupun digital yang berhubungan dengan aktivitas pembelian. Selain itu, juga melakukan pengecekan arsip secara berkala. 
• Mengecek pembayaran yang menjadi kewajiban perusahaan. Kemudian, melakukan koordinasi dengan pihak vendor terkait jenis pembayaran yang akan digunakan. Tujuannya agar setiap pihak yang terlibat sama-sama mendapatkan keuntungan. 
• Pembuatan laporan yang dapat dilakukan secara mingguan atau bulanan. Laporan ini kemudian diserahkan kepada manajer atau supervisor sebagai bahan pertanggungjawaban. 

Peran penting account payable tidak dapat dipisahkan dari perusahaan. Sebagai perusahaan yang berusaha agar bisnis tetap terjaga, segala urusan yang berkaitan dengan utang usaha perlu dilunasi. Hal ini dilakukan demi menjaga hubungan dengan klien. 

Ketika perusahaan mampu memahami pengertian, peran dan fungsi, tugas, dan tanggung jawab account payable, perusahaan mampu menerapkannya agar bisnis lebih baik. Untuk mengelola account payable, R1 memiliki beragam fitur yang dapat membantu kelangsungan bisnis perusahaan. 

R1 menyediakan fitur untuk mengelola utang usaha dengan menjadwalkan pembayaran tagihan kepada pemasok dan distributor, dan memelihara informasi yang akurat tentang utang usaha, tanggal jatuh tempo, dan diskon yang tersedia.