Apa Itu Purchase Invoice dan Perbedaannya dengan Purchase Order

Purchase invoice atau yang biasa disebut faktur pembelian penting dalam proses akuntansi karena mencatat transaksi pembelian dan digunakan untuk memverifikasi jumlah yang harus dibayar kepada pemasok. Selain itu, faktur pembelian juga diperlukan untuk melacak persediaan, mengelola utang kepada pemasok, dan memantau pengeluaran perusahaan. Selengkapnya tentang purchase invoice, simak di bawah ini!

Apa Itu Purchase Invoice

Purchase invoice adalah dokumen yang diterbitkan oleh pemasok kepada pembeli sebagai bukti pembelian barang atau jasa. Faktur pembelian ini memuat rincian tentang barang atau jasa yang dibeli, harga per unit, jumlah barang atau jasa yang dibeli, total harga, tanggal pembelian, syarat pembayaran, dan informasi lainnya yang diperlukan untuk tujuan akuntansi.

Purchase invoice biasanya digunakan oleh perusahaan atau individu yang membeli barang atau jasa dari pemasok. Faktur ini digunakan sebagai catatan pembelian dan juga sebagai alat untuk melakukan pembayaran kepada pemasok.

Informasi yang terdapat dalam faktur pembelian sering kali mencakup nomor faktur, nama dan alamat pemasok, nama dan alamat pembeli, nomor referensi pesanan, deskripsi barang atau jasa yang dibeli, harga per unit, jumlah barang atau jasa yang dibeli, subtotal, pajak (jika ada), jumlah total yang harus dibayarkan, dan instruksi pembayaran.

Perbedaan Purchase Invoice dan Purchase Order

Ada perbedaan yang mendasar antara purchase invoice dan purchase order yaitu:

Purchase Order (PO):

• Pembelian Barang

Purchase order adalah dokumen yang dikeluarkan oleh pembeli kepada pemasok sebagai permintaan untuk membeli barang atau jasa tertentu. PO berisi informasi seperti deskripsi barang atau jasa yang dibeli, jumlah, harga yang disepakati, dan instruksi pengiriman.

• Kontrak Pembelian

Purchase order sering kali berfungsi sebagai kontrak antara pembeli dan pemasok. Ini menetapkan persyaratan dan syarat-syarat pembelian, termasuk harga, jumlah, dan jadwal pengiriman.

• Sebelum Pengiriman

Terakhir, purchase order dikeluarkan sebelum barang atau jasa dikirimkan. Ini memberikan pemasok arahan tentang apa yang harus dikirim dan membantu menghindari kebingungan atau kesalahan dalam pengiriman.

Purchase Invoice:

• Bukti Pembelian

Purchase invoice adalah dokumen yang diterbitkan oleh pemasok kepada pembeli sebagai bukti pembelian yang telah dilakukan. Ini berisi rincian tentang barang atau jasa yang dibeli, harga per unit, jumlah, total harga, tanggal pembelian, dan instruksi pembayaran.

• Setelah Pengiriman

Purchase invoice dikeluarkan setelah barang atau jasa telah dikirimkan ke pembeli. Ini mencatat jumlah yang harus dibayar oleh pembeli kepada pemasok.

• Penggunaan Akuntansi

Terakhir, purchase invoice digunakan untuk tujuan akuntansi dan pencatatan pembelian dalam buku besar perusahaan. Ini membantu dalam pelacakan pengeluaran, mengelola utang kepada pemasok, dan membuat laporan keuangan yang akurat.

Pentingnya Purchase Invoice bagi Perusahaan

Perusahaan perlu menghadirkan purchase invoice karena menjadi dokumen penting dalam transaksi. Berikut ini alasannya:

1. Bukti Pembelian

Purchase ini merupakan bukti sah yang menunjukkan bahwa perusahaan telah membeli barang atau jasa dari pemasok. Dokumen ini memberikan bukti tertulis tentang transaksi pembelian yang telah terjadi.

2. Catatan Akuntansi

Selain itu, purchase ini digunakan untuk pencatatan akuntansi. Informasi yang terdapat dalam faktur pembelian digunakan untuk memasukkan transaksi pembelian ke dalam buku besar perusahaan. Ini membantu mengelola akun piutang dan piutang dagang, serta melakukan pelacakan dan analisis pengeluaran perusahaan.

3. Verifikasi dan Kontrol

Dengan memiliki faktur pembelian, perusahaan dapat memverifikasi bahwa barang atau jasa yang dibeli sesuai dengan pesanan yang ditempatkan sebelumnya. Ini membantu dalam melakukan kontrol dan memastikan bahwa perusahaan hanya membayar untuk barang atau jasa yang diterima dan disetujui.

4. Pengelolaan Persediaan

Purchase invoice membantu perusahaan dalam mengelola persediaan. Informasi yang terdapat dalam faktur pembelian, seperti jumlah barang yang dibeli, harga per unit, dan deskripsi barang, digunakan untuk memperbarui stok barang yang ada, menghitung biaya persediaan, dan memantau perputaran persediaan.

5. Pembayaran dan Pelacakan Utang

Faktur pembelian berfungsi sebagai instruksi pembayaran kepada perusahaan. Dengan memiliki faktur pembelian yang lengkap dan akurat, perusahaan dapat melakukan pembayaran tepat waktu kepada pemasok. Selain itu, faktur pembelian juga membantu dalam memantau utang perusahaan kepada pemasok dan menjaga catatan pembayaran yang teratur.

Setelah memahami artikel dari faktur pembelian, perusahaan bisa menerapkannya supaya menjadi bagian dari strategi penjualan. Agar bisnis makin lancar, R1 dari RUN System mampu untuk menangani pemasaran, mengetahui segmentasi pemasaran hingga mengubahnya menjadi penjualan. 

R1 menyediakan dua fitur seperti Sales Management yang mampu mengelola target pembelian customer dan Distribution Management yang memastikan manajemen logistik sampai dengan tepat ke tangan customer. Hanya di R1, bisnis perusahaan dapat berkembang dengan lebih cepat.