Tingkatkan kontrol pengadaan, fleksibilitas, dan kemudahan untuk mencapai tujuan perusahaan
3-Way Matching adalah proses verifikasi dalam siklus pengadaan untuk memastikan bahwa pembelian barang atau jasa sesuai dengan pesanan yang dibuat, barang atau jasa diterima dengan benar, dan pembayaran yang dilakukan sesuai dengan yang telah disepakati.
Proses ini melibatkan pencocokan tiga dokumen utama yang tersedia dalam modul Procurement Mangement R1 ERP yaitu :
Purchase Order (PO) – Dokumen yang dibuat oleh perusahaan untuk melakukan pesanan ke vendor, berisi detail seperti item, jumlah, harga, dan syarat pembayaran.
Purchase Material Receive – Dokumen yang mencatat barang atau jasa yang diterima oleh gudang atau departemen terkait setelah dikirim oleh vendor. Dokumen ini menunjukkan jumlah dan kualitas barang yang diterima.
Purchase Invoice – Faktur yang dikirim oleh vendor ke perusahaan sebagai permintaan pembayaran untuk barang atau jasa yang telah disediakan. Faktur ini berisi jumlah barang atau jasa, harga, serta syarat pembayaran yang disepakati.
Proses 3-Way Matching melibatkan pengecekan berikut:
Berikut langkah-langkah dalam melakukan 3-Way Matching dalam R1 ERP:
Pembelian Barang/Jasa: Departemen pengadaan membuat dan mengirimkan Purchase Order (PO) ke vendor.
Penerimaan Barang: Setelah barang diterima, gudang atau divisi penerima memverifikasi barang/jasa sesuai dengan PO dan mencatatnya dalam Purchase Material Receive.
Vendor Mengirim Invoice: Vendor mengirimkan invoice yang berisi rincian biaya untuk barang atau jasa yang telah disediakan.
Verifikasi oleh Departemen Keuangan: Departemen keuangan atau akuntansi melakukan proses 3-Way Matching dengan mencocokkan PO, Purchase Material Receive, dan Invoice. Jika ketiga dokumen ini sesuai, maka pembayaran dapat diproses. Jika ada ketidaksesuaian, maka pihak terkait akan melakukan investigasi lebih lanjut sebelum melakukan pembayaran.
10 unit laptop @ Rp10.000.000/unit
Total: Rp100.000.000
Dikirim oleh Vendor A.
Diterima 10 unit laptop dari Vendor A
Barang sesuai dengan spesifikasi dalam PO.
Vendor A mengirim invoice dengan rincian 10 unit laptop @ Rp10.000.000/unit
Total tagihan: Rp100.000.000.
Dalam proses ini, departemen keuangan mencocokkan ketiga dokumen tersebut. Jika semuanya cocok (jumlah barang, harga, dan deskripsi), maka pembayaran ke Vendor A dapat dilakukan. Jika ada perbedaan (misalnya invoice mencantumkan 11 unit atau harga lebih tinggi), maka proses pembayaran akan ditunda sampai masalahnya diselesaikan.
3-Way Matching adalah prosedur yang memastikan kontrol kualitas, keakuratan, dan kepatuhan dalam proses pengadaan. Dengan melakukan pencocokan Purchase Order, Purchase Material Receive, dan Purchase Invoice dalam R1 ERP, perusahaan dapat menghindari kesalahan pembayaran, menjaga akurasi data pengadaan, dan meningkatkan efisiensi operasional.
