5 Tips Memilih Vendor Pengadaan yang Tepat untuk Bisnis

Pemilihan vendor pengadaan menjadi salah satu hal yang penting dalam proses bisnis. Jika perusahaan keliru dalam memilih vendor, perusahaan bisa merugi karena memperoleh kualitas produk yang tidak diinginkan. Oleh sebab itu, penting bagi perusahaan untuk mengetahui aspek-aspek dan tips dalam memilih vendor pengadaan yang tepat. 

Artikel di bawah ini akan membantu perusahaan untuk memahami bagaimana tips yang tepat dalam memilih vendor pengadaan. Selain itu, juga menjelaskan beberapa aspek yang penting dalam pemilihan vendor pengadaan.

Pengertian Vendor Pengadaan

Secara umum, vendor pengadaan adalah pemasok atau bisa dikatakan dengan penjual. Bahkan, vendor pengadaan bisa disebut juga dengan supply chain. Jadi, vendor pengadaan adalah pihak yang menghubungkan antara produk dari perusahaan hingga ke tangan konsumen. 

Sebagai contoh, vendor adalah pemasok produk dalam bidang software. Jadi, sebelum produk sampai ke tangan konsumen, antara perusahaan dan vendor melakukan perjanjian kerja sama. Namun demikian, vendor tidak hanya berlaku pada produk melainkan juga dalam bidang jasa. Sebagai contoh, jasa untuk memasang website. Oleh karena itu, cakupan vendor sangatlah luas.

Cara Memilih Vendor Pengadaan 

Ketika perusahaan mengetahui apa itu pengertian dari vendor pengadaan maka selanjutnya perlu memahami bagaimana cara memilih vendor pengadaan. Pemilihan vendor menjadi penting agar produk perusahaan sesuai dengan kebutuhan konsumen. Selain itu, membantu perusahaan dalam melakukan vendor management system berjalan dengan lancar. 

1. Menentukan Tujuan

Hal pertama yang perlu perusahaan lakukan adalah menentukan tujuan sebelum memilih vendor pengadaan. Selanjutnya, melihat dengan jeli apakah vendor sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Cara yang cukup mudah adalah melihat apakah ada masalah, baik kecil atau besar, dalam perusahaan. 

Dari masalah-masalah tersebut, cobalah kerucutkan untuk kemudian menentukan tujuannya. Maka, perusahaan bisa menentukan vendor yang sesuai kebutuhan, dan tentu saja, selaras dengan kualitas. Perusahaan bisa saja mengadakan pertemuan dengan vendor agar sama-sama mengerti kebutuhannya. Baik perusahaan yang membutuhkan dan vendor yang menyediakannya.

2. Mengenali Kemampuan Teknis

Perusahaan perlu mengetahui bahwa vendor memiliki kemampuan yang lebih dari cukup untuk mengenal teknis. Hal ini akan memberikan gambaran bahwa vendor benar-benar mengerti tentang apa yang harus dijual. Ketika mampu menguasai teknis dengan baik maka perusahaan memahami bagaimana kualitas dari vendor. 

Selain kemampuan teknis, yang perlu diketahui pula adalah apakah vendor menawarkan jaminan mutu. Oleh karena itu, perusahaan dapat melihat dari reputasi vendor. Perusahaan dapat mengetahui reputasinya dari klien mana saja yang telah bekerja sama dengan vendor. 

Jika vendor memiliki website, perusahaan dapat melihat testimoni dari para klien. Hal tersebut akan menjadi pertimbangan perusahaan untuk memilih vendor yang tepat. 

3. Melihat Kerja Sama

Vendor dapat menawarkan kualitas yang lebih baik daripada vendor lainnya. Namun demikian, perusahaan perlu mengecek apakah hal tersebut berbanding lurus dengan perjanjian kerja sama. Sebab, sering terjadi, perjanjian kerja sama tidak berjalan dengan baik. Jangka waktu panjang tidak menjamin kualitas menjadi baik. Beberapa vendor bahkan menawarkan kualitas baik dengan jangka waktu pendek. 

Maka dari itu, sebelum mengetahui kualitas, lebih baik melihat layanan apa yang ditawarkan oleh vendor. Apakah vendor memberikan garansi, jaminan keamanan, dan sebagainya. Jika layanan yang dimiliki vendor sesuai dengan kebutuhan perusahaan, dapat dipertimbangkan. 

4. Tidak Melulu Berpatokan Harga

Harga dapat menjadi salah satu faktor perusahaan untuk memilih vendor. Namun, patut diingat bahwa harga bukan segalanya. Bisa jadi ada vendor yang menawarkan harga terjangkau namun memiliki kualitas yang mumpuni. Oleh karena itu, sebelum mengambil sebuah vendor, cobalah melihat tawaran yang diajukannya. Apakah menarik atau tidak. Sebab, ini penting bagi perusahaan dalam melakukan kalkulasi biaya. 

5. Mengecek Keuangan

Hal terakhir yang perlu perusahaan lakukan adalah mengecek stabilitas keuangan. Jangan sampai demi menyaingi kompetitor maka mengambil vendor dengan biaya mahal namun kualitas pas-pasan. Tentu saja ini akan menjadi kerugian bagi perusahaan. Maka dari itu, sebelum menentukan keputusan, perusahaan perlu melihat keuangannya. Berapa jasa yang dikeluarkan untuk menyewa vendor?
Ketika perusahaan memahami bagaimana memilih vendor yang baik dan tepat, perusahaan perlu menerapkannya dalam bisnis. Agar bisnis semakin berkembang, perusahaan perlu meningkatkan kontrol pengadaan, kemudahan, dan fleksibilitas untuk mencapai tujuan perusahaan. R1 dari RUN System menyediakan kemudahan akses monitoring dan verifikasi serta membantu dalam pemilihan vendor.