4 Cara Pilih Vendor serta Fungsinya bagi Perusahaan

Bentuk kerja sama antar perusahaan dapat diwujudkan dalam berbagai macam cara. Ada perusahaan yang bisa melakukan semua proses produksi sendiri sehingga kolaborasi yang tercipta berupa CSR perusahaan, misalnya. Namun ada juga perusahaan yang memang membutuhkan perusahaan lain sebagai penyedia bahan baku yang dibutuhkan. Vendor adalah istilah yang digunakan dalam dunia bisnis untuk perusahaan penyedia bahan baku ini. Vendor juga seringkali disebut sebagai pemasok meskipun keduanya berbeda. Simak penjelasan lengkapnya berikut ini.

Vendor dan Bedanya dengan Pemasok

Telah dijelaskan sedikit di atas, vendor adalah orang atau lembaga atau perusahaan yang terikat kerja sama untuk menyediakan bahan baku atau jasa untuk pihak lain. Tugas vendor tidak selalu berupa menyediakan bahan baku sesuai permintaan perusahaan, namun bisa juga berupa jasa. Misalnya, vendor untuk membuat konten pemasaran, vendor untuk menjalankan penelitian khusus, dan sebagainya.

Secara umum vendor sering disamakan dengan pemasok karena sama-sama mampu menyediakan bahan baku. Padahal terdapat banyak perbedaan pada keduanya. Jika pemasok menjadi perantara satu perusahaan dengan perusahaan lain. Maka vendor fokus melayani klien sebagai konsumen terakhir. Selain itu, vendor cenderung menyediakan barang atau jasa berjumlah kecil namun berkala dari waktu ke waktu. Sedangkan pemasok akan mengirimkan barangnya dalam jumlah besar.

Baca Juga: Memahami Perbedaan Vendor dan Supplier, Dua Peran Penting dalam Aktivitas Bisnis

Fungsi Vendor

1. Sebagai Penyedia Bahan Baku dan Jasa

Vendor berfungsi sebagai penyedia bahan baku berupa barang atau jasa yang tidak bisa dihasilkan sendiri oleh perusahaan pengguna vendor. Bahan baku berupa barang bisa berwujud barang mentah, barang setengah jadi, hingga barang jadi yang dimanfaatkan untuk membuat produk baru. Begitu pula dengan pemenuhan kebutuhan jasa yang telah sedikit disinggung di atas. Dengan tersedianya barang dari vendor, perusahaan mampu menjalankan proses produksi.

2. Faktor Operasional Perusahaan Berjalan

Secara langsung, fungsi di atas juga memengaruhi fungsi operasional perusahaan. Ketika faktor-faktor produksi mampu dilengkapi oleh vendor, perusahaan dapat menjalankan semua pekerjaan terkait pemenuhan permintaan pasar. Itulah kenapa perusahaan yang akan menggunakan vendor harus memilih orang atau lembaga yang tepat sekaligus melakukan monitoring kepada mereka. Bicara soal memilih vendor, simak beberapa tips berikut agar perusahaan tidak rugi.

Cara Memilih Vendor yang Tepat

1. Lakukan Riset Menyeluruh

Sebelum menentukan vendor pilihan, Anda harus membuat daftar kandidat vendor yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Apalagi jika perusahaan Anda membutuhkan banyak variasi barang. Lakukanlah riset secara menyeluruh dengan melihat referensi yang mereka ajukan. Harga yang ditawarkan harus sesuai dengan barang yang dibawa. Artinya, semakin murah harga yang diajukan, perusahaan harus semakin jeli apakah barang tersebut berkualitas.

Faktor yang dilihat tidak hanya harga dan diskon yang menggiurkan saja, tapi juga bagaimana mereka mampu mengendalikan kualitas barang atau jasa secara stabil. Karena bagaimanapun juga kualitas produk perusahaan akan dipengaruhi oleh kualitas bahan bakunya.

2. Lihat Kembali Pelayanan yang Diberikan

Selain kualitas barang, kualitas pelayanan juga perlu diperhatikan. Jika vendor menyediakan barang, maka lihat kembali bagaimana mereka melakukan proses pengiriman, misalnya. Atau menyeleksi kandidat vendor dari cara mereka mempresentasikan barang, menjawab pertanyaan Anda, dan sebagainya. Pelayanan yang kurang baik sama berisikonya dengan kualitas barang yang rendah. Jadi, usahakan Anda melihat faktor profesionalitas dan kredibilitas dari para kandidat vendor.

3. Pertimbangkan Rekomendasi dari Pengguna Vendor Lain

Meminta rekomendasi dari pihak lain dapat menjadi bahan pertimbangan yang cukup kuat. Pihak lain yang dimaksud tentu saja pihak yang pernah menggunakan vendor yang bersangkutan agar penilaian mereka objektif. Karena tidak bisa dipungkiri bahwa metode pemasaran war of mouth masih digunakan hingga kini. Jadi, manfaatkan penilaian baik dari pengguna vendor lain untuk menentukan keputusan.

4. Prospek Kerja Sama Lain ke Depannya

Tips memilih vendor terakhir yang sering diremehkan adalah melihat potensi atau prospek kerja sama di masa depan. Terkadang perusahaan memang tidak selalu membutuhkan vendor, namun kerja sama yang singkat ini juga tidak bisa asal selesai. Oleh karena itu, jika bisa pilihlah vendor yang mampu menjaga hubungan baik dengan perusahaan pengguna jasa mereka. Hal ini akan sangat berguna bagi perusahaan, terutama untuk memangkas waktu dan biaya memilih vendor pada proyek berikutnya. Selain itu, perusahaan juga mampu menentukan vendor lebih efektif dan efisien karena telah memiliki pilihan yang terbukti cocok.

Baca Juga: 5 Tips Memilih Vendor Pengadaan yang Tepat untuk Bisnis

Proses pemilihan vendor bahkan menjalin relasi dengan mereka mungkin menjadi pekerjaan yang tidak sedikit. Namun semuanya dapat Anda kelola dengan baik melalui sistem Vendor Management System dari R1. Perusahaan dapat melakukan monitoring dan verifikasi kepada kandidat vendor yang akan dipilih. Kemudian menindaklanjutinya secara langsung melalui platform R1 juga. Temukan kemudahan pengadaan barang perusahaan melalui R1 dengan menghubungi kami di sini.