Memahami Perbedaan Vendor dan Supplier, Dua Peran Penting dalam Aktivitas Bisnis

Dalam rangka  melaksanakan kegiatan produksi, sebuah perusahaan atau bisnis akan memerlukan bahan baku. Bahan baku ini didapatkan dari pihak lain, dan idealnya menggunakan kontrak kerjasama. Supplier adalah pihak yang dimaksud, yang berperan sebagai penyedia bahan baku bagi perusahaan.

Namun jika pemahamannya demikian, apakah supplier dan vendor memiliki arti yang sama?

Membahas kedua entitas ini dalam bisnis akan sangat menarik, mengingat perannya yang memiliki banyak kemiripan. Namun sebagai seorang pebisnis yang ulung, tentu Anda wajib memahami perbedaan mendasar antara keduanya.

Maka dari itu, berikut akan dijabarkan mengenai serba-serbi supplier dan vendor secara terpisah, sehingga Anda bisa membandingkannya.

Pengertian Supplier adalah Sebagai Berikut

Supplier adalah pihak perorangan atau lembaga yang menjalankan peran untuk menyediakan bahan baku atau jasa kepada perusahaan, yang selanjutnya diolah dan kemudian didistribusikan kepada pelanggan.

Bahan produksi yang disediakan oleh supplier ini merupakan bahan mentah atau setengah jadi, sehingga memerlukan proses pengolahan tertentu yang dilakukan perusahaan. Baru kemudian ketika barang sudah menjadi produk, perusahaan menyalurkannya kepada pelanggan atau konsumen melalui jalur distribusi yang dipilih.

Lalu Apa Perbedaannya dengan Vendor?

Vendor, di sisi lain, merupakan pihak, entitas, yang berupa perseorangan atau lembaga yang memiliki peran menyediakan barang atau jasa kepada pihak lain. Vendor kemudian berurusan dengan pemesanan dan distribusi barang atau jasa dari produsen ke pelanggan.

Secara langsung, posisinya berada diantara produsen atau distributor dengan pelanggan, sebagai penyalur produk yang sudah didistribusikan.

Fungsi dan Tugas Supplier

Setelah memahami perbedaan dari segi definisinya, maka selanjutnya akan dibahas terkait fungsi dan tugas dari supplier di sini. Jika diamati secara rinci, setidaknya 6 fungsi dan tugas supplier adalah sebagai berikut.

1. Senantiasa Memastikan Ketersediaan Bahan Baku

Karena berperan sebagai pemasok bahan baku, maka tugas supplier adalah memastikan bahwa bahan baku yang dipesan oleh perusahaan tersedia dalam jumlah dan kualitas yang diinginkan. Menjaga ketersediaan ini penting, sehingga proses produksi bisa terus berjalan lancar.

2. Menjaga Proses Produksi Bahan Baku

Selain memastikan ketersediaan bahan baku yang diperlukan saat perusahaan melakukan pemesanan, supplier adalah pihak yang bertugas memastikan kelancaran produksi bahan baku yang dimilikinya. Dalam rangka menjaga bahan baku tetap tersedia, produksi bahan baku juga wajib selalu lancar dan sesuai jadwal.

3. Quality Control pada Produknya

Jelas, produk utama dari supplier adalah bahan baku yang diperlukan perusahaan. Maka secara langsung fungsi dan tugasnya adalah menjaga kualitas pada bahan baku tersebut. Dalam kontrak, kualitas dan kuantitas bahan baku yang dipesan akan jelas. Tugas supplier adalah untuk memastikan keduanya tetap terjaga sampai ke tangan perusahaan yang memesannya.

4. Penyimpanan sebelum Pengiriman

Tidak semua bahan baku yang berhasil diproduksi langsung dikirimkan kepada perusahaan. Maka dari itu, tugas dan fungsi selanjutnya dari supplier adalah untuk menyimpan bahan baku tersebut. Proses penyimpanan juga wajib dipastikan aman dan berstandar, sehingga tidak rusak dan berkurang nilainya.

5. Distribusi Bahan Baku

Ketika sudah tiba jadwal pengiriman bahan baku, pihak ini juga akan berperan dalam distribusi bahan baku tersebut. Standar distribusi yang digunakan harus jelas sehingga bahan baku terjamin selamat sampai tujuan.

6. Memastikan Kualitas Akhir

Saat diterima oleh perusahaan produsen, maka bahan baku kembali dicek kualitas dan kuantitasnya. Proses ini wajib dilakukan sebagai bentuk disiplin kerja yang dimiliki oleh supplier.

Memahami Perbedaan Supplier dan Vendor dalam Contoh

Untuk lebih dapat memahami perbedaan keduanya, Anda bisa melihat contoh di bawah ini. Contoh yang diberikan akan berdasarkan aspek perbedaannya, sehingga secara praktis bisa diamati kontras perbedaan antara dua entitas ini.

Hubungan dalam Bisnis

Vendor secara langsung memiliki hubungan dengan konsumen atau pelanggan akhir, sementara supplier menghubungkan satu bisnis kepada bisnis lainnya.

Misalnya saja dalam perusahaan produsen kecap, vendor akan berperan mendistribusikan kecap ke gerai atau agen yang sudah didata sebelumnya, sedangkan supplier berperan menyediakan bahan baku seperti kedelai hitam dan sebagainya.

Posisi pada Rantai Pasokan

Vendor memiliki posisi kedua dari urutan paling akhir proses distribusi produk yang sudah siap dijual. Di sisi lain, supplier akan berada di bagian hulu produksi, yang menyediakan bahan baku untuk produsen. Keduanya sama-sama bisa dilihat sebagai pemasok barang. Namun vendor adalah pemasok barang untuk penjual produk, dan supplier adalah pemasok barang untuk perusahaan.

Contohnya bisa dilihat pada praktek di lapangan secara langsung. Vendor akan menjadi penyedia produk untuk agen dan penjual akhir. Sedangkan supplier akan berada di bagian awal produksi dalam penyediaan bahan baku yang diperlukan proses tersebut.

Risiko yang Harus Dihadapi

Karena hubungannya dengan bagian konsumen akhir produk, maka vendor hanya menghadapi resiko yang tidak terlalu besar. Hal ini mengacu pada jumlah transaksi yang dilakukan. Di sisi lain resiko yang dimiliki supplier akan lebih besar karena berkaitan dengan proses produksi, dan jumlah transaksi yang dilakukan nilainya besar.

Contoh resiko yang dihadapi vendor adalah ketika ada kekurangan barang pesanan, maka vendor bisa meminta tenggat waktu untuk mengambil stok barang yang masih ada. Contoh supplier maka masalahnya akan pelik, karena ketika ketersediaan bahan baku tidak sesuai dengan perjanjian maka urusan produksi bisa terhambat dan memberikan efek berantai ke bawah.

`

Tidak jarang dalam transaksi tersebut juga akan ada peran agen supplier. Agen supplier ini kemudian mengambil peran di antara supplier dan perusahaan, yang menghubungkan kedua pihak ini dalam satu kontrak kerjasama yang jelas.

Pengelolaan urusan vendor dan supplier adalah bagian penting lain dari aktivitas perusahaan. Tentunya kedua pihak ini memiliki peran yang berbeda, namun sama-sama penting. Fitur-fitur dalam R1, salah satunya Procurement Management, tersedia dan akan memungkinkan perusahaan Anda mengetahui kinerja dari vendor dan supplier yang dimiliki. Apakah kinerjanya sesuai dengan perjanjian, atau ada hal yang menyimpang, semua bisa dimonitor dengan baik berdasarkan data riil. R1 juga membantu Anda menjaga tingkat persediaan, meminimalisir peluang penipuan, serta mengelola hubungan dengan vendor. Di waktu bersamaan, R1 akan mendukung strategi dan kinerja perusahaan sehingga semua proses berjalan optimal. Segera berlangganan layanan R1, dan maksimalkan semua modul yang ditawarkannya!