Memahami Stok Barang dan Tips Mudah Menyusun Laporan Stok Barang

Memahami berbagai istilah dalam proses bisnis menjadi langkah awal yang tepat untuk dapat mengelola bisnis dengan baik. Tentunya, istilah seperti stok barang bukan hal yang baru bagi Anda. Namun demikian, membaca dan memahaminya lebih jauh akan jadi penguat yang diperlukan, agar pengelolaan perusahaan yang Anda miliki menjadi lebih optimal.

Memahami Apa Itu Stok Barang

Secara sederhana stok barang bisa dipahami sebagai barang yang disimpan oleh perusahaan, dan kemudian akan dijual di periode tertentu. Perlu diingat, bahwa barang yang dimaksud tidak hanya produk yang sudah jadi, namun juga mencakup semua barang setengah jadi dan bahan mentah yang menjadi bahan baku dari proses produksi.

Tentu saja, dalam penyimpanan barang ini akan dibutuhkan serangkaian proses lain agar stok yang dimiliki tidak rusak dan terjaga kualitas serta kuantitasnya. Hal ini akan dibahas lebih lanjut pada bagian manajemen persediaan barang, yang dapat memaksimalkan fitur dari layanan Enterprise Resource Planning.

Manajemen Stok Barang dalam Perusahaan

Manajemen persediaan barang diperlukan agar barang yang ada dalam penyimpanan selalu terjaga dan siap digunakan. Tentu, keahlian khusus dan sederet proses wajib dilakukan, sehingga tujuan ini bisa tercapai. Setidaknya jika dipadatkan terdapat 5 poin utama dalam manajemen stok barang.

1. Mempersiapkan Area Penyimpanan

Berbentuk gudang atau area lain yang bisa menjadi tempat barang diletakkan, sehingga stok barang akan terlindung dari paparan cuaca dan gangguan lain yang mungkin bisa merusak stok yang dimiliki. Mempersiapkan area penyimpanan juga wajib memperhatikan semua spesifikasi gudang ideal, sehingga barang benar-benar disimpan dan tidak rusak, termasuk di dalamnya pengelolaan gudang.

2. Memastikan Data Akurat

Stok barang yang didata dengan akurat menjadi kewajiban dalam hal manajemen. Dengan data yang akurat, controlling dan monitoring bisa dilakukan dengan lebih baik sehingga tidak ada kendala atau potensi masalah terkait jumlah dan kualitas stok yang dimiliki. Tentu, proses pendataan harus dilakukan dengan menerapkan cara menghitung stok yang tepat.

3. Penyusunan Perkiraan Persediaan

Poin ketiga dalam manajemen adalah bahwa Anda wajib memiliki susunan lengkap perkiraan persediaan. Artinya, setiap barang yang ada pada penyimpanan harus diperkirakan distribusinya, kapan barang digunakan, kapan barang habis, dan kapan barang dipesan atau memerlukan pengadaan kembali. Sederhana saja, agar proses produksi perusahaan tidak terhambat karena kehabisan bahan baku.

4. Memberikan Kode dan Kategorisasi

Yang tidak bisa dilewatkan dari manajemen stok barang adalah bahwa Anda wajib memberikan kode dan kategori atau pengelompokan pada stok yang ada. Tujuannya, agar barang lebih terorganisir penyimpanannya, serta memudahkan staf gudang untuk melakukan maintenance pada barang. Maintenance ini ditujukan agar barang tetap dalam kondisi yang sesuai dengan standar kualitas perusahaan, sehingga siap digunakan.

5. Pemeriksaan Persediaan Barang

Sebelum benar-benar dimasukkan ke dalam fasilitas penyimpanan, barang wajib dicek kondisinya. Hal ini dilakukan agar tidak ada barang yang cacat atau dibawah standar perusahaan yang masuk ke dalam gudang. Ketika ditemukan barang dengan kekurangan tersebut, maka bisa dikembalikan kepada supplier yang bertanggungjawab.

Tips Membuat Laporan Stok Barang dan Pentingnya Berkas Ini

Laporan persediaan barang merupakan berkas yang dibuat untuk mengetahui jumlah persediaan yang dimiliki perusahaan. Berkas ini menjadi penting, karena bisa menjadi landasan banyak keputusan dan perencanaan yang dibuat pada masa yang akan datang.

Manfaat Memiliki Laporan Stok Barang yang Lengkap

Dengan memiliki laporan yang baik, setidaknya perusahaan Anda akan mendapatkan beberapa manfaat ini.

1. Mudah dalam mencocokan persediaan barang.

2. Meminimalisir terjadinya penyimpangan dalam pengelolaan gudang.

3. Mempercepat pengambilan keputusan terkait stok.

4. Melakukan analisis perkembangan usaha secara lebih komprehensif.

5. Mengetahui arus kas masuk dan keluar secara aktial.

Tips Mudah Membuat Laporan Stok Barang

Meski terdengar sebagai satu proses yang melelahkan, sebenarnya tips untuk menyusun laporan dengan mudah hanya ada dua poin besar.

Pertama adalah dengan melakukan pengelompokan barang sesuai kriteria yang diperlukan, dan yang kedua adalah mengumpulkan data nota penjualan dan pembelian sehingga semua arus barang terdata dengan baik.

Agar lebih lengkap dan memberikan gambaran yang baik, berikut proses pembuatan laporan persediaan barang secara mendasar.

Pertama, siapkan semua data yang diperlukan terkait transaksi penjualan dari periode fiskal sebelumnya, data jumlah barang, data arus barang dan arus kas, setiap data yang diperlukan dalam pembuatan laporan ini.

Kedua, susun ramalan, perkiraan, atau biasa disebut dengan forecast, terkait barang yang akan diperlukan proses produksi pada periode sekarang.

Ketiga, melakukan pengecekan pada barang yang akan disimpan. Setiap barang wajib diperhatikan dan memenuhi standar kualitas perusahaan. Identifikasi barang dengan cacat produksi, kekurangan, atau hal lain, yang membuat barang tersebut tidak layak masuk ke dalam stok. Pengecekan ini sekaligus menjalankan fungsi kontrol stok barang.

Keempat, berikan kode pada setiap barang yang akan masuk ke penyimpanan, sehingga memudahkan pengelompokan penyimpanan, peletakan, dan pendataan di dalam sistem database yang dimiliki.

Kelima, pisahkan barang stok lama dan stok baru, sehingga dapat dilihat dengan jelas jumlah barang berdasarkan usianya di dalam gudang.

Penyusunan laporan stok barang, dalam prosesnya, akan melibatkan penggunaan kartu persediaan barang. Tentu, semua proses ini bisa dipermudah dengan layanan dari R1. Modul Inventory Management yang disediakan R1 akan membantu perusahaan Anda mengelola inventaris secara lengkap. Termasuk di dalamnya receiving good, good mutation, good transfer, batch management, good returns, serta menghasilkan tingkat persediaan yang ideal. Gunakan layanan R1 pada perusahaan Anda, dan tingkatkan efisiensi kerja di setiap divisinya!