7 Tahapan dalam Proses Pengadaan Barang dan Jasa, Berikut Penjelasannya!

Sebuah sistem produksi tidak akan berjalan tanpa tersedianya barang dan jasa sebagai bahan bakunya. Karena berada dalam lingkup bisnis, pengadaan barang dan jasa juga memiliki proses yang jelas, terdokumentasi, terhitung, dan terencana.

Pengadaan barang dan jasa sendiri juga disebut dengan istilah asing procurement. Sebagai pengelola bisnis atau sistem produksi, agaknya wajib menjadi pengetahuan umum semua hal tentang proses pengadaan ini.

Dalam artikel singkat ini akan disajikan beberapa poin yang membahas tentang pengertiannya, fungsi, hingga contoh pengadaan yang dilakukan perusahaan.

Memahami Apa Itu Proses Pengadaan Barang dan Jasa

Dilihat dari segi definisinya, proses pengadaan barang dan jasa adalah tindakan untuk memperoleh bahan baku guna menjalankan bisnis. Dalam rangka melaksanakan rantai produksi, pengadaan barang dan jasa sebagai bahan baku mutlak dilakukan, karena mustahil sebuah bisnis dapat berjalan tanpa memiliki bahan baku yang diolah.

Proses pengadaan ini idealnya dilakukan dengan pembelian barang atau jasa dari sumber eksternal, sehingga terjadi proses jual-beli yang jelas antara perusahaan dengan vendor atau pemasok bahan baku.

Jelas, urusan pengadaan barang dan jasa akan menjadi tanggung jawab dari manajer bidang pengadaan. Mulai dari analisa keperluan barang dan jasa, perencanaan pembelian, pemilihan vendor atau pemasok, hingga tahap akhir barang dan jasa yang diperlukan sampai di fasilitas produksi untuk diolah menjadi produk.

Fungsi dan Tujuan Procurement

Menilik dari sisi fungsi dan tujuannya, jelas yang utama adalah menyediakan barang dan jasa yang diperlukan guna mendukung proses produksi perusahaan. Namun di luar tujuan tersebut, ada beberapa tujuan dan fungsi lain.

1. Memastikan Proses Pengadaan Bahan Baku

Proses procurement memiliki tujuan untuk memastikan proses pengadaan bahan baku berjalan lancar, sesuai rencana, dan terkontrol. Tanpa proses ini, maka resiko kekurangan bahan baku baik dalam segi barang atau jasa meningkat, dan berpotensi mengganggu tempo kerja dan jadwal yang dimiliki perusahaan.

2. Menyusun Strategi Pengadaan Barang

Tidak hanya pada sisi eksekusi saja, namun pengadaan barang juga berfungsi untuk melakukan penyusunan dan analisa yang tepat terkait bahan baku. Dengan perencanaan yang baik, perusahaan bisa mendapatkan bahan baku yang diperlukan , sesuai dengan jadwal, dan sesuai dengan kualitas yang dibutuhkan.

3. Tolak Ukur Perkembangan Bisnis

Semakin besar volume produksi perusahaan, artinya semakin besar permintaan produk di pasar. Otomatis, pengadaan barang yang dilakukan juga akan meningkat jumlahnya. Fungsi ini dijalankan bagian pengadaan barang dan jasa untuk melihat seberapa besar pertumbuhan perusahaan atau dinamika yang dialami perusahaan dalam periode waktu tertentu.

4. Seleksi dan Pemilihan Vendor

Memilih vendor atau pemasok tidak bisa dilakukan sembarangan. Terdapat kriteria yang wajib dipenuhi, sehingga vendor bisa digunakan oleh perusahaan untuk mengisi posisi pemasok bahan baku. Bagian procurement ini juga akan menjalankan fungsi tersebut, dalam seleksi dan pemilihan vendor yang akan digunakan.

5. Monitoring Proses Kerja Vendor

Setelah disepakati transaksi pengadaan yang akan dilakukan, maka selanjutnya bagian pengadaan akan melakukan pengawasan pada kinerja vendor. Semua wajib dipastikan sesuai dengan kontrak yang dibuat, mulai dari jumlah, jadwal pengiriman, kualitas bahan baku, hingga prosedur retur ketika terjadi kecacatan dalam bahan baku yang disediakan vendor.

6. Hubungan Jangka Panjang

Jika memungkinkan, akan sangat baik kerjasama yang dilakukan dengan vendor bisa dijalin dalam waktu yang lama. Tentu, hal ini mempertimbangkan pula dinamakan kebutuhan bahan baku yang dimiliki perusahaan. Ketika diperoleh kata sepakat dari kedua pihak, maka bukan tak mungkin perusahaan Anda dan vendor menjadi rekan bisnis yang saling menguntungkan.

Proses Pengadaan Barang dan Jasa

Nah dalam prakteknya, procurement akan melewati beberapa proses secara berurutan.

• Pertama, akan dilakukan analisis dan planning pada pengadaan barang dan jasa yang diperlukan perusahaan. Tujuannya agar pengadaan yang dilakukan bisa benar-benar memenuhi kebutuhan perusahaan dan digunakan secara optimal.
• Kedua, melakukan penilaian pada pemasok yang ada di pasar. Pihak yang bertanggungjawab atas pengadaan akan memetakan vendor atau pemasok potensial atas kebutuhan yang dimiliki.
• Ketiga, memilih vendor yang akan digunakan dalam rangka memenuhi kebutuhan. Proses ini bisa dilakukan dengan tender, atau menggunakan jasa agen pengelola vendor untuk mempersingkat waktu.
• Keempat,  manajer pengadaan akan merumuskan strategi pada sumber pemasok barang dan jasa ini. Bisa menggunakan strategi pembelian langsung, akuisisi, atau kemitraan.
• Kelima, melakukan pembelian atau tahap purchasing. Tahapan ini dilakukan untuk mengeksekusi transaksi. Namun harus dipastikan juga bahwa barang dan jasa yang dibeli sudah sesuai dengan deskripsi pemesanan, biaya total, kuantitas dan kualitas barang, serta persetujuan alur kerja yang jelas.
• Keenam, melakukan pengawasan kinerja hingga penerimaan barang di fasilitas produksi yang dimiliki perusahaan. Sekali lagi, proses quality control akan dilakukan guna memastikan semua materi pengadaan barang serta jasa sudah sesuai dengan pesanan
• Ketujuh, pembayaran transaksi, setelah semua barang dan jasa yang dipesan sudah sampai dan diperiksa dengan cermat, maka perusahaan akan melakukan pembayaran pada transaksi tersebut.

Sebenarnya jika dilihat, proses procurement ini tidak sulit dari segi operasional. Hanya saja pengawasan pada bahan baku yang dipesan, kinerja dan kesesuaian jadwal, hingga ketepatan eksekusi dengan kontrak jadi hal yang wajib selalu dipastikan. Contoh pengadaan barang dan jasa paling sederhana mungkin adalah pengadaan biji kedelai hitam untuk produksi kecap, serta jasa terkait operasional alat produksinya.

Untuk mendukung proses pengadaan barang dan jasa, R1 dalam hal ini memiliki dua fitur unggulan. Pertama adalah Vendor Management System, dan kedua adalah Purchasing Management. Keduanya akan membantu perusahaan Anda dalam rangka memonitor dan verifikasi, serta meningkatkan kemudahan relasi dan pemilihan vendor. Persetujuan yang diperlukan juga akan lebih mudah diajukan, karena diberikan bersama kuotasi data, riwayat, data stok, dan perkiraan kedatangan barang dan jasa. Maka dari itu, segera berlangganan layanan R1, dan maksimalkan semua modulnya!