Mengulik Mengenai Inventaris, Konsep Penting Pengelolaan Aset Perusahaan

Memiliki stok atau persediaan barang, bagi sebuah perusahaan, adalah hal yang penting. Tanpanya, perusahaan akan sulit beroperasi dan menjalankan kegiatan bisnisnya. Inventaris adalah istilah yang digunakan untuk menunjukkan stok atau persediaan barang, baik dalam bidang produksi atau peralatan dan perlengkapan.

Pengelolaan inventaris sendiri sebenarnya bisa dilakukan dengan mudah, menggunakan layanan ERP yang saat ini banyak beredar di pasar. Tapi, sebelum menggunakan layanan seperti ini, Anda sebagai pengelola bisnis wajib memahami serba-serbi terkait inventaris sehingga bisa memaksimalkan setiap fitur layanan ERP untuk perusahaan Anda.

Inventaris adalah

Secara umum, inventaris adalah serangkaian daftar atau catatan sumber daya yang penting untuk perusahaan sehingga dapat melaksanakan kegiatan operasional dengan mengelola sumber daya tersebut.

Lalu apakah tanpa adanya inventaris operasional perusahaan dapat berjalan?

Secara mendasar, hal ini mungkin saja terjadi. Namun dapat dipastikan operasional ini tidak akan berjalan optimal karena kekurangan data dan catatan lengkap terkait sumber daya yang dimiliki. Alih-alih menghasilkan produk dari proses produksi, perusahaan akan menghabiskan banyak waktu untuk mengurus ketiadaan sumber daya yang dibutuhkan.

Manfaat Perusahaan Memiliki Inventaris

Ketika dikelola dengan baik, idealnya dengan layanan ERP yang andal, maka daftar inventaris yang Anda miliki akan menjadi sangat efektif dan membawa banyak manfaat. Berikut disajikan beberapa manfaat yang bisa diperoleh saat pengelolaan daftar inventaris bisa dilakukan dengan baik.

Memudahkan Kontrol Sumber Daya

Dengan memiliki daftar inventaris lengkap untuk setiap bagian, maka melakukan kontrol sumber daya yang dimiliki perusahaan akan semakin mudah. Anda cukup melihat data yang tersaji dalam direktori penyimpanan, dan semua sumber daya yang dimiliki akan tampak dengan jelas.

Terkait Keamanan Sumber Daya

Karena sifatnya krusial, sumber daya yang dimiliki perusahaan harus senantiasa dijaga kualitas dan kuantitasnya. Dengan secara berkala melakukan pencatatan, maka perusahaan bisa mengetahui dengan pasti jumlah, penggunaan, dan siapa saja yang berkaitan dengan pengelolaan sumber daya ini.

Pada skenario terdapat ketidakcocokan antara data dan kondisi di lapangan, Anda bisa dengan mudah meminta penjelasan pada orang yang tercatat menggunakan sumber daya tersebut.

Efisiensi Keuangan Terkait Inventaris

Monitoring sumber daya yang dimiliki perusahaan bisa membawa manfaat baik bagi segi pengelolaan keuangan. Dengan melihat data yang ada, dapat diketahui perlengkapan atau peralatan apa yang sekiranya memerlukan pembelian ulang karena habis pakai, atau aset mana yang masih dapat digunakan.

Dengan begini tidak akan terjadi pembelian yang berlebihan atau terlambat melakukan pembelian.

Transparansi dan Akuntabilitas Perusahaan

Karena berupa daftar catatan sumber daya yang dimiliki, maka inventaris adalah satu berkas yang bisa menunjukkan keadaan sebenarnya dari sebuah perusahaan. Bentuk transparansi dan akuntabilitas perusahaan bisa dilihat dari daftar inventaris yang ditunjukkan.

Tentu saja akses pada dokumen ini sifatnya bisa dikelola, tergantung dengan kebutuhan. Mengingat data ini juga bersifat sensitif, maka penggunaannya wajib benar-benar memperhatikan faktor keamanan.

Pengambilan Keputusan dan Penyusunan Anggaran

Dua hal ini tidak bisa lepas dari data inventaris yang dimiliki perusahaan. Berangkat dari data yang valid, maka pengambilan keputusan belanja dan penyusunan anggaran belanja rutin dapat dibuat dengan baik. Secara umum, efeknya akan baik pula pada kondisi keuangan perusahaan.

Layanan Konsumen

Data yang baik pada pengelolaan inventaris juga akan membawa efek baik pada layanan konsumen. Setidaknya ketika ada permintaan barang, pelanggan tak perlu menunggu waktu yang lama untuk mendapatkannya karena barang atau produk selalu tersedia dan dimonitor ketat oleh perusahaan.

4 Cara Mengelola Inventaris

Poin ketiga ini sebenarnya bisa disampaikan secara singkat, tanpa mengurangi esensi penjelasan yang ada di dalamnya. Setidaknya ada 4 langkah yang bisa Anda lakukan dalam pengelolaan inventaris ini.

1. Menentukan Penanggung Jawab

Dengan atau tanpa layanan ERP, harus ada seseorang yang ditunjuk sebagai penanggung jawab utama terkait pengelolaan inventaris. Nantinya, semua hal terkait inventaris akan menjadi tugas staf ini, sehingga pengelolaannya bisa lebih fokus dan optimal. Tentu dalam kerja nyata akan dibantu dengan beberapa staf lain.

2. Memperhatikan Faktor Keamanan

Inventaris adalah semua data terkait setiap sumber daya yang ada di perusahaan. Maka dari itu, keamanannya wajib diperhatikan. Setiap produk, peralatan, perlengkapan, dan jasa yang digunakan, wajib mendapatkan proteksi pada derajat tertentu sehingga keamanannya senantiasa terjamin.

3. Klasifikasi Produk

Kategorisasi dan klasifikasi yang jelas akan mengoptimalkan pengelolaan inventaris yang dimiliki. Dengan pengelompokan ini, treatment yang diberikan pada masing-masing aset akan bisa dilakukan dengan tepat, sehingga semua sumber daya bisa dimanfaatkan seoptimal mungkin.

4. Monitoring dan Audit

Tahap terakhir adalah melakukan pemantauan atau monitoring dan audit secara berkala. Sederhana saja, tujuannya untuk memastikan data yang ada pada database dan kondisi nyata benar-benar sesuai dan valid.

Daftar inventaris barang sendiri bisa disusun dari banyak hal, mulai perlengkapan dan peralatan kantor, pabrik, gudang, hingga berbagai aset lain yang masuk dalam golongan inventaris perusahaan. Meski demikian, wajib pula dipahami terdapat kategori lain yakni barang non inventaris, yang pengelolaannya wajib dibedakan.

Konsep inventaris adalah satu konsep yang wajib dipahami oleh setiap pengelola perusahaan. Tentu saja, terkait layanan ERP yang handal dan bisa digunakan untuk perusahaan berskala sedang hingga besar seperti yang Anda miliki, tidak lain adalah R1. Inventory Management yang terdapat di R1 akan membantu perusahaan Anda mengelola inventaris, termasuk di dalamnya receiving good, good transfer, batch management, good returns, serta menghasilkan tingkat persediaan yang ideal. Segera gunakan R1, dan optimalkan pengelolaan inventaris Anda!