3 Manfaat Penting Delivery Order dan Surat Jalan

Ketika perusahaan telah mendapatkan pemesanan dari pihak luar, maka hal yang harus segera dilakukan adalah membuat dokumen delivery order. Sebagai salah satu bentuk pelayanan pelanggan, delivery order adalah salah satu surat yang dibuat untuk melengkapi setiap transaksi jual beli antar perusahaan. Ada lebih banyak manfaat yang akan didapat perusahaan ketika mengikuti prosedur pembuatan dokumen ini. Terutama dalam bidang distribusi barang yang tentu berbeda untuk setiap daerah. Selain itu, praktik penggunaan dokumen delivery order memiliki perbedaan dengan surat jalan barang. Simak penjelasan lengkap tentang delivery order di bawah ini.

Delivery Order dan Cara Kerjanya

Surat pesanan pengiriman atau delivery order adalah suatu rangkaian dokumen yang dibuat atau dikeluarkan oleh perusahaan penjual. Dalam praktiknya, surat ini dikeluarkan oleh tim gudang atau inventori. Delivery order menjadi jenis dokumen yang tidak hanya memiliki informasi detail dan lengkap, namun juga penggunaannya yang kompleks. Hal ini karena dokumen terdiri dari beberapa lembar yang memiliki fungsi berbeda. Meskipun begitu, secara garis besar dokumen ini akan dibawa oleh pengirim barang. Baik itu pihak ekspedisi milik perusahaan itu sendiri maupun penyedia jasa ekspedisi dari luar.

Seperti yang telah dijelaskan sedikit di atas, dokumen ini sedikit lebih kompleks karena fungsinya yang beragam. Delivery order terdiri dari 3 lembar yang nantinya akan diberikan oleh 3 pihak berbeda. Sehingga terkadang 3 lembar ini dibedakan warnanya untuk memudahkan pihak ekspedisi.

1. Lembar pertama yang biasanya berwarna putih dan berfungsi sebagai dasar membuat surat tagihan.
2. Lembar kedua yang biasanya berwarna merah dan berfungsi sebagai arsip untuk pembeli atau yang nantinya akan menerima barang.
3. Lembar ketiga yang biasanya berwarna kuning dan berfungsi sebagai arsip untuk penerbit surat delivery order atau bagian gudang perusahaan. 

Cara kerja dari dokumen ini adalah ketika penjual menerima pesanan dari pembeli. Kemudian daftar pesanan tersebut dikirimkan oleh tim gudang penjual untuk kemudian dibuatkan surat delivery order-nya. Setelah surat ini terbit, tim gudang mulai menyiapkan barang lalu menyerahkan delivery order kepada tim ekspedisi. Begitu mendapatkan dokumen ini, tim ekspedisi akan membuat jadwal pengambilan barang ke perusahaan atau gudang sekaligus waktu pengirimannya.

Baca Juga: Kupas Tuntas Tentang Manajemen Logistik dan Tips Suksesnya

Perbedaannya dengan Surat Jalan Barang

Surat jalan memiliki rangkaian dan lembaran warna yang hampir sama, namun komponen yang dimiliki berbeda. Dokumen ini bersifat wajib dibawa saat proses pengiriman barang dari gudang sampai ke lokasi pembeli karena isinya yang terkait dengan proses distribusi. Seringkali surat jalan juga dibutuhkan ketika ada pemeriksaan kendaraan dari petugas keamanan setempat.

Sedangkan surat delivery order sifatnya sebagai bentuk kesepakatan tertulis antara penjual dan pembeli. Sehingga dokumen ini tidak perlu dibawa saat pengiriman barang. Selain itu, delivery order juga memiliki peran yang besar bagi tim gudang ketika menyiapkan barang dan bukan bagi kurir.

Baca Juga: Info Lengkap Saluran dan Tahapan Distribusi dalam Bisnis

Manfaat Dokumen Ini bagi Perusahaan

1. Memudahkan Proses Distribusi Barang

Dengan melihat cara kerjanya di atas, dokumen ini mampu memudahkan proses distribusi barang. Komunikasi antar pihak, baik perusahaan dengan pihak ekspedisi, maupun antar pihak didalam perusahaan produsen menjadi lebih rinci. Tim gudang menjadi bisa segera bekerja dan berhubungan langsung dengan ekspedisi dengan delivery order sebagai perantara. Secara tidak langsung, produktivitas perusahaan akan meningkat.

2. Mendukung Kerapian Pencatatan

Karena dokumen ini berisi informasi detail, pengelolaan catatan keluar masuk barang menjadi lebih mudah. Semua proses distribusi barang memiliki bukti berupa dokumen delivery order yang mendukung. Selain itu, beberapa pihak juga akan mendapat arsip secara langsung tanpa harus menghubungi pihak administrasi. Dengan kata lain, dokumen wajib jual beli ini memudahkan semua pihak terkait dalam hal pencatatan. Proses distribusi menjadi lebih efektif dan efisien.

3. Membuat Barang Terjamin Keamanannya

Keterlibatan pihak ekspedisi yang ditunjuk perusahaan penjual membuat pembeli dapat mengecek barang sampai dimana. Biasanya prosedur ini menggunakan resi dan aplikasi atau platform tertentu. Dengan begitu, keamanan barang menjadi lebih terjamin. Persoalan ketepatan waktu pengiriman menjadi lebih jelas. Bahkan ketika terjadi keterlambatan pun pembeli dapat mengetahuinya. Tentu saja hal ini akan meningkatkan pelayanan penjual kepada pembeli.

Sumber: freepikBagi Anda perusahaan dengan skala pengiriman barang mencakup seluruh wilayah Indonesia, pengelolaan distribusi barang menjadi pekerjaan yang serius. Artinya, Anda harus memastikan bahwa barang benar-benar sampai kepada pembeli. Untuk itu, manajemen distribusi perlu didukung dengan teknologi yang efektif dan efisien. R1 menjadi platform yang akan memberikan solusi ini beserta fitur lengkap lainnya. Melalui Sales & Distribution Management, perusahaan mampu mengatur tingkat distribusi, termasuk area distribusi ke seluruh daerah di Indonesia. Dengan R1, Anda akan meningkatkan tingkat pelayanan pengiriman menjadi lebih baik. Temukan lebih banyak tentang manfaat R1 dan semua fiturnya di sini.