5 Fungsi dan Contoh Surat Penagihan yang Efektif dan Tepat Sasaran

Salah satu surat yang biasa digunakan perusahaan untuk mengirimkan barang sebagai bukti transaksi adalah surat penagihan. Banyak perusahaan tidak memiliki kesadaran betapa pentingnya surat penagihan sebagai bukti sekaligus arsip dalam bentuk tulisan. Jika hanya sebatas lisan, akan sulit bagi perusahaan untuk menagih kepada pelanggan. Oleh karena itu, agar mampu membuatnya, perusahaan perlu mengetahui contoh surat penagihan yang efektif dan tepat sasaran.

Lalu, bagaimana contoh surat penagihan yang tepat agar mampu digunakan perusahaan? Mengapa perusahaan perlu membuat surat tersebut? Apa saja unsur-unsur yang ada di dalam surat penagihan? Selengkapnya hanya di R1. 

Pengertian Surat Penagihan

Secara garis besar, surat penagihan adalah surat yang ditulis atau diketik oleh pebisnis untuk kemudian dikirim kepada pembeli atau relasi bisnisnya. Tujuan dari surat ini adalah untuk mengingatkan serta menagih pelanggan supaya segera melakukan pembayaran atas barang atau jasa yang telah diterima.

Berdasarkan pengertian di atas, tujuan surat tagihan dibuat karena terdapat utang usaha. Namun perlu diketahui bahwa pengiriman surat ini telah disepakati oleh kedua belah pihak. 

Oleh karena itu, saat pelanggan belum melakukan pembayaran sesuai kesepakatan yang telah dibuat, pebisnis bisa membuat dan mengirimkan surat tagihan supaya pembeli bisa menyelesaikan segala hal yang menjadi kewajibannya.

Fungsi Surat Penagihan

Seperti yang telah diketahui di atas bahwa fungsi terpenting dari surat penagihan adalah pengingat bagi pelanggan atau relasi bisnis supaya melunasi segera kewajibannya. Namun demikian, ada beberapa fungsi lain yang perlu diketahui di antaranya:

1. Sebagai Bukti Telah Terjadi Aktivitas Jual-Beli

Surat penagihan bisa digunakan sebagai bukti telah terjadinya transaksi jual-beli sehingga apabila salah satu pihak menyalahi kesepakatan yang ada, hal tersebut dapat dilanjutkan ke ranah hukum.

Dengan kehadiran bukti transaksi maka perusahaan bisa dengan cepat mendapatkan haknya sekaligus melakukan pengelolaan jurnal utang usaha.

2. Memberikan Dampak Pada Peminjam

Surat yang berisi tagihan dapat menjadi solusi bagi pebisnis yang mengalami kesulitan ketika berusaha mengelola transaksi dari pelanggan maupun relasi bisnisnya. 

Oleh karena itu, kehadiran surat ini akan dapat memberikan dampak pada penerimanya supaya segera merespons serta memberikan kabar agar melunasi utangnya.

3. Meminimalisir Kerugian Usaha

Fungsi ketiga yaitu pengiriman surat tagihan ini berfungsi sebagai usaha pebisnis untuk dapat meminimalisir kerugian dari utang yang tidak dibayar. Maka dari itu, dikirimkannya surat ini, pembeli dapat mengetahui sekaligus mengingat adanya utang yang belum dibayar dan segera melunasi kewajibannya.

4. Meminimalisir Denda bagi Pelanggan

Di sisi lain, surat tagihan ini juga berfungsi untuk meminimalisir pelanggan dari denda akibat utang yang belum terbayar. Dengan begitu, pelanggan tidak terkena beban atau denda dan bisa melunasi utang sebelum jatuh tempo dari waktu yang telah disepakati.

5. Mengetahui Kualitas Kredit Pelanggan

Surat tagihan juga dapat berfungsi sebagai piranti untuk mengetahui kualitas kredit pelanggan atau relasi bisnis.

Pebisnis akan dapat mengetahui kualitas kredit pembeli baik atau tidak ketika menghitung banyaknya surat tagihan yang dikirimkan pada mereka. Oleh karena itu, jumlah surat tersebut dapat menjadi pertimbangan untuk membuat keputusan yang melibatkan pelanggan atau relasi bisnis. 

Komponen Surat Penagihan

Setelah mengetahui pengertian serta fungsi dari surat penagihan maka perusahaan perlu mengetahui apa saja yang menjadi komponen dan contoh surat penagihan seperti di bawah ini. 

1. Kop surat
2. Nomor surat
3. Identitas pihak yang dituju (pelanggan atau relasi bisnis)
4. Nomor pesanan atas transaksi yang belum dibayar
5. Kode transaksi, nomor delivery order (DO) atau nomor surat jalan.
6. Isi detail dan rinci barang dan/atau jasa yang sudah dibeli
7. Sub total, diskon, dan total utang yang perlu dibayar

Selain memahami komponen-komponen ini ada di dalam surat, ada beberapa hal yang perlu dituliskan di dalam dokumen penagihan ini yaitu  informasi lengkap tentang waktu jatuh tempo atas utang yang perlu dibayar. 

Selain itu, pebisnis bisa memberikan solusi atau alternatif penyelesaian utang. Contoh, pebisnis menawarkan termin pembayaran baru (bertahap) untuk memberikan keringanan pada pelanghan atau memberikan tenggat waktu baru untuk melunasi utang.

Contoh Surat Penagihan

Setiap perusahaan pasti memiliki format surat penagihan tersendiri. Namun demikian, ada format umum yang perlu diketahui seperti di bawah ini.

PT. Harapan Baru

Jl. Glodok No. 2, Kemamang Pusat, Bekasi

Email: harapanbaruu@gmail.com

Bekasi, 30 Oktober 2022

Nomor: 09/ST/010/22

Lamp: –

Hal: Permohonan Pembayaran Barang

Yth. Departemen Perawatan Gudang

PT. Karya Sejahtera

Jl. Kasihan Lama, Tembarak, Temanggung

Dengan Hormat,

Berdasarkan catatan keuangan kami pada 30 September 2022, PT. Karya Sejahtera memiliki utang pembelian barang berupa kursi sebanyak 30 buah dengan total pembelian sebesar Rp30.000.000,-. Jumlah tersebut sama seperti surat faktur yang kami kirimkan dengan nomor 06/INV/PJ/09/22. 

Kami berharap agar perusahaan Anda segera melaksanakan kewajiban dengan cara melunasi utang pembayaran. Apabila ada kendala terkait pembayaran, harap menginformasikan kepada kami agar dicari solusi bersama. 

Demikian surat penagihan ini kami sampaikan. Atas perhatiannya, kami sampaikan terima kasih.

Salam Hangat,

Kiara Condong

Demikian contoh surat penagihan yang dapat menjadi referensi perusahaan. Agar surat penagihan sesuai dengan kesepakatan kedua belah pihak maka buatlah sesuai dengan format umum sehingga bisnis menjadi lancar.

Agar bisnis dapat berkembang, R1 dari RUN System memiliki Financial Management untuk mengelola keuangan perusahaan dari setiap bisnis. Salah satu fitur yang disajikan dalam financial management adalah Cash Flow Management yang mana mampu menangani seluruh proses kas dan bank mulai dari deposito, pembayaran di muka, hingga rekonsiliasi rekening. R1 juga menyediakan format surat invoice, surat jalan, purchase order hingga masih banyak lainnya sehingga memudahkan perusahaan dalam melakukan transaksi.