Ketahui Prosedur Bidding dalam Transaksi Jual Beli

Bidding adalah proses penawaran dari vendor atau pemasok berdasarkan permohonan kebutuhan yang dilakukan oleh perusahaan, pebisnis, atau customer.

Setiap pemasok atau vendor akan berupaya memberikan penawaran terbaik kepada perusahaan agar mereka mendapatkan proyek tersebut. 

Namun pertanyaannya, bagaimana prosedur yang tepat dalam melakukan bidding? Artikel di bawah ini akan menyediakan informasi terkait hal tersebut. Selain itu, Anda juga akan mendapatkan tentang informasi pengertian dan tujuannya. Simak hingga tuntas, hanya di R1.

Bidding Adalah Proses Penawaran, Ini Ulasannya

Secara umum, bidding adalah proses pengajuan kebutuhan perusahaan kepada publik untuk kemudian setiap peserta dapat mengajukan penawaran harga dan spesifikasi produk. 

Setiap peserta, yang biasanya diikuti oleh vendor atau pemasok, akan memperoleh hak yang sama dalam mengajukan penawaran. Kemudian, ketika penawaran telah masuk ke perusahaan maka akan ada proses review. 

Perusahaan akan memilih satu penawaran terbaik dari seluruh peserta lelang dan yang mampu menyesuaikan kebutuhan perusahaan. 

Tujuan Bidding

Setiap proses di dalam bisnis pasti memiliki tujuan tertentu, termasuk bidding. Seperti yang telah dijelaskan di atas bahwa bidding adalah proses penawaran. Maka tujuan bidding adalah perusahaan mencari penawaran terbaik yang diajukan vendor atau pemasok.

Isi dari penawaran adalah nama barang atau jasa, spesifikasi, ukuran, jumlah, hingga detail harga barang atau jasa yang diajukan oleh vendor atau pemasok. Maka dari itu, dalam proses pengajuan, penawaran harus dibuat sebaik mungkin dan mampu menarik perhatian dari perusahaan. 

Bagi perusahaan, ketika ada bidding yang datang atau vendor yang mengajukan maka data tersebut merupakan referensi stok barang atau jasa di pasar. Selain itu, ketika mengetahui bidding yang diajukan, perusahaan bisa mempunyai pilihan mengenai vendor mana yang layak menerima proyek. 

Namun demikian, ada beberapa tujuan khusus dari bidding yaitu:

• Mengetahui posisi dari vendor atau pemasok di pasar pengadaan barang dan jasa.
• Mengetahui kemampuan vendor atau pemasok dalam pengadaan barang dan jasa.
• Memiliki kontak dari vendor atau pemasok sehingga memudahkan perusahaan untuk proyek di kemudian hari.
• Mengetahui informasi barang yang disediakan oleh vendor atau pemasok barang atau jasa.
• Dapat membangun hubungan bisnis jangka panjang.

Prosedur Bidding dalam Transaksi Jual Beli

Ketika memasuki proses pengadaan barang maka yang perlu diketahui, bidding adalah proses yang hadir usai perusahaan melakukan seleksi vendor atau pemasok di tahap awal. Kemudian, dari proses tersebut maka hanya vendor atau pemasok yang mendapatkan undangan yang berhak mengikuti bidding. 

Untuk memahami bagaimana prosedur bidding tersebut, simak penjelasannya di bawah ini. 

1. Memahami brief yang telah disediakan oleh perusahaan.
2. Mengelola data dengan cara mengumpulkan produk yang sesuai dengan spesifikasi kebutuhan perusahaan.
3. Mencari dan menelaah informasi tentang kemampuan vendor atau pemasok dalam menyediakan penawaran (harga, jenis, dan keuntungan yang diterima).
4. Melakukan penyusunan hingga mampu membuat penawaran berdasarkan data-data yang telah dikumpulkan.
5. Mengumpulkan informasi penawaran sesuai dengan jadwal tersedia. 
6. Melakukan revisi (jika ada) sesegera mungkin agar penawaran bisa langsung diterima oleh perusahaan.
7. Mengirimkan penawaran sesuai dengan format yang ditentukan perusahaan.
8. Menyiapkan presentasi sebaik mungkin dan dengan menyajikan informasi yang relevan terkait bidding. 

Ketika selesai mengajukan bidding, baik vendor maupun pemasok, maka menunggu ketetapan dari pihak lelang (perusahaan). Pilihan hasil bisa menjadi tiga yaitu penolakan, persetujuan, dan persetujuan dengan pertimbangan tertentu. Pihak vendor atau pemasok hanya cukup bersabar, dan apabila mendapatkan persetujuan segera melakukan langkah selanjutnya sesuai prosedur yang berlaku. 

R1 Membantu Proses Pemasaran Perusahaan

R1 dari RUN System adalah platform yang mampu membantu untuk meningkatkan produktivitas perusahaan. Ada banyak fitur yang tersedia di R1 yang cocok untuk perusahaan Anda dan di antaranya adalah Sales and Distribution Management. Fitur tersebut mampu menangani semua proses pemasaran dan segmentasi pasar hingga mengkonversinya menjadi pendapatan.

Fitur utama dalam Sales and Distribution Management adalah Sales Management dan Distribution Management. Dalam Sales Management, R1 mampu mengelola dengan tepat manajemen pengiriman. Sedangkan di Distribution Management, R1 mampu memastikan manajemen logistik sampai ke tangan konsumen. 

Bersama R1, tujuan bisnis akan lebih mudah tercapai.