Mengenali 3 Metode Pencatatan Transaksi Keuangan Perusahaan

Aktivitas perusahaan tidak akan lepas dari apa yang disebut dengan transaksi keuangan. Transaksi keuangan perusahaan adalah sebuah hal mutlak yang dilakukan, dalam rangka menjalankan kegiatan bisnisnya, demi mencapai tujuan yang dimiliki.

Namun secara mendasar, sebenarnya apa arti dari transaksi ini? Apakah kemudian selalu berkaitan dengan pertukaran yang melibatkan nominal uang tunai?

Jelas sebagai seorang pebisnis yang handal, Anda wajib paham seluk beluk mengenai transaksi keuangan perusahaan. Mulai dari pengertian, jenis, hingga cara membuat catatan transaksi keuangan yang tepat, sehingga dapat dimanfaatkan untuk berbagai kebutuhan strategis.

Baca Juga: Apa Itu Ebitda dan 4 Fungsi yang Mempengaruhi Pendapatan

Mengenal Apa Itu Transaksi Keuangan Perusahaan

Secara umum, transaksi keuangan perusahaan adalah segala kegiatan yang berimbas pada faktor finansial perusahaan tersebut, yang berarti secara luas. Tidak terbatas pada jual-beli saja, namun juga terkait pengelolaan, pertambahan, dan pengurangan aset, pengurangan nilai, dan lain sebagainya.

Setiap transaksi keuangan kemudian wajib disertai dengan bukti valid dari transaksi tersebut yang dapat dipertanggungjawabkan legalitasnya. Pencatatan yang sistematis mutlak dilakukan, agar semua dapat dilacak dan dipertanggungjawabkan pada pihak yang berkepentingan.

Selain dalam rangka mempertanggungjawabkan sisi finansial perusahaan, catatan ini juga dapat menjadi acuan dari banyak faktor penentuan keputusan strategis. Ini mengapa, kebenaran dan validitas data yang dicatat harus jelas, sehingga bisa menjadi dasar yang kuat untuk berbagai kepentingan lainnya.

Kenali Dua Jenis Transaksi Keuangan yang Terjadi secara Rutin

Transaksi keuangan secara praktis dapat digolongkan dalam dua jenis berbeda. Pertama adalah transaksi keuangan internal, dan kedua adalah transaksi keuangan eksternal. Keduanya berpengaruh pada sisi finansial perusahaan, sehingga wajib dipahami benar penjelasan dan peruntukannya.

Untuk memahami keduanya, Anda bisa simak penjelasan berikut.

Transaksi Keuangan Internal

Transaksi ini disebut internal karena hanya melibatkan pihak intern perusahaan saja, tanpa ada sangkut pautnya dengan pihak dari luar perusahaan. Artinya, transaksi terjadi di dalam perusahaan dan membawa pengaruh pada kondisi finansial bisnis yang Anda miliki.

Pada banyak literasi, transaksi keuangan internal juga disebut dengan transaksi non-pertukaran, karena tidak ada aktivitas jual-beli dalam transaksi ini. Contoh paling sederhana dan mudah dipahami adalah  mengenai dinamika kas masuk atau keluar. Hal ini akan ditandai dengan catatan penyusutan aset usaha yang ada di dalam perusahaan, tanpa melibatkan pihak luar.

Transaksi Keuangan Eksternal

Jenis kedua adalah transaksi keuangan perusahaan eksternal. Berbeda dengan transaksi internal yang tidak melibatkan pihak luar, transaksi jenis ini dipastikan akan melibatkan pihak luar sebagai mitra atau lawan transaksinya.

Mulai dari transaksi jual-beli, transaksi pembayaran utang, hingga juga transaksi pelunasan piutang, semua melibatkan pihak dari luar perusahaan dan ada pertukaran nilai nominal pada setiap transaksi tersebut. Yang juga termasuk di dalamnya adalah pengeluaran perusahaan dalam rangka membayar gaji karyawan, dan urusan pengadaan barang.

Setiap transaksi yang terjadi ini harus memiliki bukti atau dokumen legal yang jelas, yang dapat menjadi berkas bukti bahwa transaksi berjalan dengan baik. Detail transaksi, pihak yang terlibat, nominal yang dipertukarkan, keperluan transaksi, dan waktu transaksi, semua harus tercatat jelas dan sistematis dalam catatan yang dimiliki perusahaan.

Lalu Terakhir, Mengenai Cara Membuat Catatan Transaksi Keuangan Perusahaan

Pencatatan setiap transaksi ini wajib dilakukan dengan sistematis dan teliti, sehingga catatan yang dihasilkan memiliki validitas tinggi dan dapat dipertanggungjawabkan. Secara ideal terdapat tiga cara menyusun laporan atau catatan transaksi keuangan perusahaan.

Ketiga cara menyusun laporan transaksi keuangan perusahaan adalah sebagai berikut.

1. Pertama, Pembukuan Entry Ganda

Cara ini digunakan dengan menyeimbangkan entry debit dan entry kredit, sehingga menghasilkan jumalh yang sama. Setiap entry pada pembukuan memerlukan entry berlawanan sebagai penyeimbang, sehingga pada akhirnya jumlah debit dan kredit akan menjadi sama dan seimbang.

Perlu dipahami, untuk setiap akun debit yang dimasukkan, pasti terdapat akun kredit yang juga dicatatkan. Hal yang sama juga berlaku sebaliknya.

2. Kedua, Pembukuan Akrual

Metode yang awam digunakan pada perusahaan berskala besar ini dapat mengakomodir penghasilan dan transaksi berjumlah besar setiap tahunnya. Pencatatan akrual akan dijalankan saat produk telah dikirim atau selesai, bukan saat terjadinya penerimaan pembayaran.

Jika menggunakan metode ini, maka akan banyak ditemukan catatan pembayaran satu bulan lebih awal dari waktu pembayaran sebenarnya. Misalnya saja, saat Anda mengirimkan produk di bulan Juni namun baru dibayarkan di bulan Juli, pencatatan tetap akan dilakukan di bulan Juni dan masuk pada transaksi bulan tersebut.

3. Ketiga, Pencatatan Akuntansi Kas

Lebih sering ditemui pada pencatatan transaksi keuangan di perusahaan berskala kecil, metode ini akan mendasarkan pencatatannya pada kas tunai. Terbilang menjadi metode paling sederhana dan mudah dilakukan, pencatatan akan dilakukan saat pembayaran benar-benar sudah diterima.

Transaksi yang dilakukan dilakukan secara tunai, dan tidak ada transaksi kredit. Jadi catatan milik perusahaan dapat benar-benar sesuai dengan waktu penerimaan kas tunai yang sesungguhnya. Sangat sederhana bukan?

Baca Juga: Memahami Konsep Revenue dalam Bisnis, Bedakan dengan Income! 

Pencatatan transaksi keuangan perusahaan adalah hal yang penting dan harus dilakukan dengan cermat dan akurat. Tak heran, perusahaan kemudian memilih menggunakan berbagai produk atau software yang dapat membantu urusan ini, seperti pada produk Financial Management yang disediakan oleh R1.

Financial Management dari R1

Financial Management dari R1 dapat membantu mengelola manajemen finansial perusahaan Anda dalam setiap proses bisnis. Dengan tiga fitur andalannya, Cash Flow Management, Account Payable, dan Account Receivable, setiap transaksi keuangan perusahaan adalah hal yang mudah untuk dicatat dan didokumentasikan dengan akurat. Segera gunakan produk dari R1, dan maksimalkan setiap fitur yang ada di sana!