Memahami Apa Itu Stock Opname dan 7 Tahapan Eksekusinya

Aktivitas perusahaan tidak akan lepas dari urusan stock opname, sebab secara berkala pasti akan dilakukan pencatatan akuntansi terkait jumlah persediaan yang dimiliki perusahaan. Stock opname adalah satu prosedur yang dilakukan untuk mengetahui total persediaan fisik produk dengan menghitung secara manual.

Dalam artikel ini kemudian akan dibahas lebih lanjut terkait pengertian stock opname, kemudian manfaat yang diberikan dengan melakukan prosedur tersebut, dan cara melakukan stock opname beserta dengan waktu yang tepat untuk urusan ini.

Definisi Stock Opname secara Umum

Seperti telah disebutkan sekilas pada bagian awal, stock opname adalah satu kegiatan yang dilakukan untuk menghitung persediaan fisik atau stok yang dimiliki perusahaan di dalam toko atau gudang. Meski kegiatannya terdengar hanya ‘sekedar’ menghitung, namun sebenarnya memiliki signifikansi besar dalam proses pengelolaan bisnis.

Ketika prosedur ini dijalankan, penghitungan tidak hanya dilakukan pada persediaan atau stok yang ada di gudang atau toko saja, namun juga mencakup penghitungan barang yang berkaitan dengan kegiatan operasional umum perusahaan.

Penghitungan ini kemudian dilanjutkan dengan pencatatan akuntansi, sehingga dapat diprediksi bagaimana biaya operasional yang akan muncul pada periode berikutnya. Jika terdapat perhitungan yang berlebih pada biaya operasional, otomatis harus dilakukan penyesuaian agar biaya operasional tidak membengkak dan membebani perusahaan.

Sederet Manfaat Stock Opname untuk Perusahaan

Proses penghitungan yang dilakukan akan menghasilkan data akurat terkait persediaan yang dimiliki dan semua barang yang terkait dengan operasional perusahaan. Data dan proses tersebut akan membawa sederet manfaat untuk perusahaan, sehingga menjadikan prosedur ini penting untuk dilakukan.

Beberapa manfaat yang didapatkan perusahaan dengan melakukan stock opname adalah sebagai berikut.

• Dapat meminimalisir penyimpangan pada barang, dalam skenario terlalu banyak atau terlalu sedikit.
• Dapat digunakan untuk menganalisis tahun-tahun sebelumnya, sehingga diperoleh data dinamika perusahaan beberapa tahun atau periode terakhir.
• Mendapatkan informasi terkait ketersediaan barang di gudang dan toko secara pasti.
• Membantu proses penghitungan harga pokok penjualan atau HPP.
• Mengetahui keberadaan semua persediaan yang dimiliki oleh perusahaan.
• Memberikan data yang diperlukan dalam pengambilan keputusan perusahaan.
• Melakukan deteksi dini pada kehilangan atau kekurangan barang, sehingga mengurangi resiko terjadinya stok barang sampai titik nol.
• Memastikan kebenaran data arus masuk dan keluar barang dari fasilitas yang dimiliki.
• Sinkronisasi data penghitungan dengan catatan pembukuan yang dimiliki.
• Pembanding data di periode sebelumnya, dan data dengan perusahaan sejenis.
• Identifikasi kesalahan dalam rangka pengelolaan sumber daya perusahaan.

Sederet manfaat ini bisa Anda dapatkan ketika Anda berhasil melakukan stock opname dengan benar, sesuai prosedur, dan pada waktu yang tepat.

Waktu yang Tepat untuk Stock Opname

Secara praktis, sebenarnya setiap perusahaan memiliki kebijakan dan perhitungan masing-masing dalam melakukan stock opname. Hal ini dikarenakan workflow setiap perusahaan berbeda, sehingga sulit untuk memberikan waktu ideal melakukan prosedur ini.

Umumnya, waktu yang disarankan untuk melakukan stock opname adalah setiap tiga bulan sekali, empat bulan sekali, enam bulan sekali, atau satu tahun satu kali. Penghitungan akan dilakukan secara berkala dan cenderung berulang setiap waktu, agar didapatkan interval yang sama dan memudahkan pengamatan dinamika perusahaan.

Mengapa tidak dilakukan rutin setiap bulan?

Sebab dalam perusahaan berskala menengah hingga besar, stock opname membutuhkan waktu yang tidak sebentar untuk dilaksanakan, dari awal proses hingga selesai. Demi efisiensi, prosedur ini kemudian dilakukan berkala dengan jangka waktu yang disebutkan tadi.

Berikut 7 Tahapan dan Cara Melakukan Stock Opname

Terdapat 7 tahapan dalam melakukan stock opname secara umum yang digunakan oleh banyak perusahaan.

1. Pertama, akan dimulai dengan menghentikan pergerakan barang masuk dan keluar dari perusahaan. Tujuannya agar tidak ada selisih barang yang tercatat, sehingga tidak menyulitkan proses tersebut.
2. Kedua, jika terdapat lebih dari satu lokasi atau fasilitas tempat dilaksanakannya stock opname, maka eksekusinya akan ideal jika dilakukan lebih dari satu orang sehingga proses berjalan lebih cepat.
3. Ketiga, pastikan semua jenis dokumen terkait barang dan produk sudah lengkap sebelum melakukan prosedur ini.
4. Keempat, lakukan perhitungan secara cermat dan teliti, sehingga tidak ada kesalahan dalam pendataan yang dilakukan.
5. Keenam, buatlah laporan stock opname barang. Laporan stock opname adalah hasil pencatatan yang sudah dilakukan oleh setiap staf yang ditugaskan, sebagai bahan untuk laporan.
6. Ketujuh, laporkan hasil prosedur tersebut pada bagian yang berkepentingan, dan masukkan ke dalam database sehingga bisa lebih mudah diolah untuk berbagai prosedur lainnya.

Cukup sederhana bukan? Namun karena yang ditekankan dalam prosedur ini adalah ketelitian, waktu yang digunakan cenderung akan cukup lama.

Pada akhirnya, perusahaan yang melakukan stock opname adalah perusahaan yang benar-benar ingin melakukan validasi pada setiap produk dan barangnya secara berkala. Tentu saja, R1 memiliki solusi yang dapat menyederhanakan proses ini.

R1 memiliki modul dengan nama Inventory Management, yang dapat membantu perusahaan mengelola inventaris (termasuk receiving good, good mutation, good transfer, batch management, good returns) dan menghasilkan tingkat persediaan yang ideal.

Selain itu, modul ini juga mendukung banyak gudang berdasarkan kategori lokasi, sehingga gudang yang ada bisa dikelola secara efisien dan optimal. R1 juga dapat membantu Anda dalam pengelolaan penyimpanan barang dengan kategori tertentu, sehingga manajemen gudang bisa berjalan lebih baik. R1 paham benar bahwa stock opname adalah prosedur yang penting untuk perusahaan, sehingga diciptakanlah modul ini agar dapat membantu kegiatan tersebut terlaksana lebih cepat. Segera berlangganan layanan R1, dan maksimalkan setiap prosedurnya!